Ostotilauksen luominen QuickBooks 2010:ssä

QuickBooksin avulla voit luoda ostotilauksen yrityksellesi. Ostotilaus kertoo myyjälle, että haluat ostaa jonkin tuotteen. Itse asiassa ostotilaus on ostosopimus.

1Valitse Toimittajat→ Luo ostotilaukset.

QuickBooks näyttää Luo ostotilaukset -ikkunan.

2Valitse avattavasta Toimittaja-luettelosta toimittaja, jolta haluat ostaa tuotteen.

Avattava Toimittajaluettelo sisältää kaikki toimittajaluettelossasi olevat toimittajat.

3 (Valinnainen) Luokittele ostos Luokka-pudotusluettelon avulla.

Luokkien avulla voit määrittää, mitä yrityksesi osaa osto koskee.

4 (Valinnainen) Muuta osoite valitsemalla nimi avattavasta Toimitusosoite-luettelosta.

Avattava Toimitus-luettelo näyttää luettelon kaikista asiakkaistasi, toimittajistasi ja työntekijöistäsi. Kun olet valinnut merkinnän Lähetysosoite-luettelosta, QuickBooks täyttää Toimitusosoite-ruutuun asianmukaisilla tiedoilla.

5 Vahvista ostotilauksen päivämäärä.

Aluksi QuickBooks laittaa nykyisen järjestelmän päivämäärän Päivämäärä-ruutuun. Sinun tulee kuitenkin varmistaa, että päivämäärä, jonka QuickBooks syöttää ostotilauksen päivämääräksi, on oikea.

6 Vahvista ostotilausnumero.

Ostotilaus- tai tilausnumero yksilöi ostotilausasiakirjan. QuickBooks numeroi ostotilaukset peräkkäin puolestasi ja sijoittaa oikean numeron tilausnumero-ruutuun. QuickBooksin arvaus oikeasta ostotilausnumerosta on yleensä oikea. Jos se ei ole oikein, voit kirjoittaa korvaavan numeron.

7 Vahvista myyjä ja lähetä tiedot.

Toimittaja-lohko ja Toimitus-lohko tunnistavat toimittajan, jolta ostat tuotteen, ja osoitteen, johon haluat toimittajan lähettävän lähetyksen. Jos tiedot eivät pidä paikkaansa, korjaa se tietysti. Voit muokata osoitelohkon tietoja valitsemalla väärät tiedot ja kirjoittamalla sitten uudelleen sen, mitä pitäisi näyttää.

8 Kirjoita Nimike-sarakkeeseen yksilöivä tuotenumero ostettavalle tuotteelle.

Muista, että tuotteet on syötettävä tai kuvattava tuoteluetteloon. Tuoteluettelosta tärkeintä on tietää, että kaikki, mitä haluat näkyvän laskussa – tai muuten ostotilauksessa – on kuvattava tuotetiedostossa.

9Kirjoita Kuvaus-sarakkeeseen joitain tietoja valitsemastasi tuotteesta.

Voit myös muokata Kuvaus-kenttää niin, että se on asiakkaiden tai toimittajien kannalta järkevää.

10Määritä haluamasi nimikkeen määrä Määrä-sarakkeeseen.

Ilmeisesti syötät haluamasi kohteen numeron.

11 Kirjoita Hinta-sarakkeeseen tuotteen yksikköhinta tai yksikköhinta.

QuickBooks käyttää tässä sarakkeessa erilaisia ​​tunnisteita perustamasi yrityksen tyypin mukaan.

12Kirjoita asiakkaan nimi Asiakas-sarakkeeseen.

Tässä muodossa asiakas on henkilö, jolle tuote ostetaan.

13(Valinnainen) Säädä Summa-sarakkeessa kohteen kokonaiskulutusta.

QuickBooks laskee Summa-arvon puolestasi kertomalla määrän kurssilla (tai hinnalla). Jos muutat tätä kokonaissummaa, QuickBooks säätää kurssia (tai hintaa) siten, että määrä kertaa suhde on aina sama kuin summa.

14 Luokka-sarakkeessa ostotilauksen kohteet luokitellaan tuotetasolla ostotilaustason sijaan.

Kirjoita kuvaus jokaisesta ostotilaukseen sisällytettävästä tuotteesta. Jos esimerkiksi haluat tilata kuusi tuotetta toimittajalta, ostotilauksesi tulee sisältää kuusi riviä tietoja.

15 Tulosta ostotilaus napsauttamalla Tulosta-painiketta.

Voit myös tulostaa ostotilauksia myöhemmin erässä; Voit tehdä tämän tallentamalla kaikki ostotilaukset, jotka haluat luoda, ja valitsemalla sitten Tiedosto→ Tulosta lomakkeet→ Ostotilaukset.

16Napsauta joko Tallenna ja sulje -painiketta tai Tallenna ja uusi -painiketta.

Jos napsautat Tallenna ja uusi -painiketta, QuickBooks tallentaa ostotilauksen ja näyttää uudelleen Luo ostotilaukset -ikkunan tyhjän version, jotta voit tallentaa toisen ostotilauksen.