Muita mukautusvaihtoehtoja QuickBooks 2014 -laskuille

QuickBooksin lomakkeiden räätälöintityökalut hämmentävät uudet QuickBooks-käyttäjät helposti. Mutta tyypillisesti tapa aloittaa räätälöinti on selata QuickBooksin lisämuokkausvaihtoehtoja.

1Napsauta Luo lasku -ikkunan Muotoilu-välilehteä ja napsauta sitten Mukauta tietojen asettelua -painiketta.

QuickBooks näyttää Lisämuokkaus-valintaikkunan. Tämän valintaikkunan avulla voit hallita sekä laskuissasi näkyviä tietoja että laskujen tulostustapaa. Et voi käyttää Lisämuokkaus-valintaikkunaa, jos käytät jotakin oletuslaskumallia – vain, jos käytät kopiota.

Vastaavasti QuickBooks saattaa pyytää sinua ottamaan kopion laskumallista, kun napsautat Lisämukauttaminen -painiketta.

2Määritä otsikkotiedot.

Lisämukauttaminen-valintaikkunan Otsikko-välilehdellä voit määrittää, mitkä tiedot näkyvät Luo laskuja -ikkunan yläosassa ja todellisen tulostetun laskulomakkeen yläosassa. Nämä tiedot, joita kutsutaan otsikoiksi, sisältävät laskun numeron, laskun päivämäärän sekä laskutus- ja toimitustiedot.

Voit myös valita, kuinka tiedot merkitään täyttämällä tai muokkaamalla tekstiruutujen sisältöä. Esimerkiksi Oletusotsikko-valintaruuduilla voit määrittää, näkyykö lomakkeen otsikko laskun näyttöversiossa (tämä olisi Luo laskuja -ikkunassa) ja laskun painetussa versiossa.

Oletusotsikko -tekstiruudussa voit määrittää, mikä lomakkeen otsikko tulee olla. Samalla tavalla Päivämäärä-valintaruuduissa voit määrittää, näkyykö päivämäärä sekä laskun näyttö- että tulostetussa versiossa ja mitä etikettiä käytetään kuvaamaan laskun päivämäärä. Kuvassa on käytetty laskulomakkeen otsikkona näppärää kuvailevaa tekstiä Invoice.

Kun teet näitä mukautuksia, QuickBooks päivittää Esikatselu-ruudun, joka näkyy Lisämuokkaus-valintaikkunan oikealla puolella, jotta voit nähdä, miltä tekemäsi muutokset näyttävät.

3Määritä sarakkeiden tiedot.

Laskun sarakkeet-osassa kuvataan yksityiskohtaisesti tuotteet, joista lasku laskutetaan. Esimerkiksi tuotelaskusarakkeissa kuvataan tietyt tuotteet, mukaan lukien hinta ja määrä; ne kuvaavat myös laskutettavat erät. Palvelulaskun sarakkeet kuvaavat tietyt laskutettavat palvelut.

Kuten voit arvata tarkastelemalla kuvaa tarkasti, Lisämuokkaus-valintaikkunan Sarakkeet-välilehti näyttää Otsikko-välilehdeltä. Käytä Näyttö- ja Tulosta-valintaruutuja määrittääksesi, tuleeko tietyn saraketason tiedon osa näkyä sarakkeena Luo laskut -ikkunassa vai varsinaisessa luodussa laskussa.

Vastaavasti käytät Otsikko-tekstiruutuja kuvailevien tarrojen antamiseen, joita QuickBooks käyttää Luo laskuja -ikkunassa ja painetussa laskulomakkeessa.

Ainoa epätavallinen vaihtoehto Sarakkeet-välilehdellä on Tilaa-tekstiruudut. Tilaus-ruuduissa voit määrittää järjestyksen (vasemmalta oikealle), jossa sarakkeiden tulee näkyä. Jos esimerkiksi nimikenumeron tai -koodin pitäisi näkyä ensimmäisessä sarakkeessa vasemmalla, kirjoita arvo 1 Tuoterivin Tilaus-ruutuun.

4Määritä ohjelman sarakkeiden tiedot.

Laskun "ohjelmasarakkeet" sisältää tietoja, jotka liittyvät tilanteisiin, joissa käytät edistymislaskutusta. Voit napsauttaa Lisämuokkaus-valintaikkunan Prog Cols -välilehteä lisätäksesi ja poistaaksesi sellaisia ​​tietoja kuin tilattu summa, aiemmin laskutettu summa ja mahdolliset jälkitilatut summat.

Otsikko-, Sarakkeet- ja Prog Cols -välilehdillä voit tehdä muutoksia laskulomakkeihisi, mutta älä hermostu liikaa täydellisten muutosten tekemisestä ensimmäisellä kerralla. Näet helposti, miltä tekemäsi muutokset näyttävät käyttämällä Esikatselu-ruutua (jos näkösi on parempi kuin minulla) tai napsauttamalla OK ja tarkistamalla sitten huolellisesti Luo laskut -ikkunan uusi versio.

Jos huomaat tehneesi virheen – olet ehkä käyttänyt väärää osaa kuvaavaa tekstiä tai olet järjestänyt sarakkeet väärin – voit muokata laskuasi uudelleen ja korjata näin aiemmat virheet.

5Määritä alatunnisteen tiedot.

Lisämukauttaminen-valintaikkunan Alatunniste-välilehdellä voit määrittää, mitä tietoja näkyvät Luo laskuja -ikkunassa sarakealueen alapuolella ja varsinaisessa tulostetussa laskussa sarakealueen alla.

Alatunnistetiedot sisältävät asiakasviestin, laskun loppusumman, maksu- ja luottotiedot, saldokentän ja (valinnaisesti) pidemmän tekstikentän. Työskentelet Alatunniste-välilehden kanssa samalla tavalla kuin muiden välilehtien kanssa.

Jos haluat näyttää tietoja, valitse Näyttö- ja Tulosta-valintaruutu. Jos haluat muuttaa QuickBooksin käyttämää tekstiä, muokkaa Otsikko-tekstiruudun sisältöä.

6Määritä tulostustiedot.

Lisämukauttaminen-valintaikkunan Tulosta-välilehden avulla voit hallita hieman sitä, kuinka QuickBooks tulostaa laskut, jotka käyttävät mukautettua mallia.

Esimerkiksi välilehden yläreunassa olevilla valintanapeilla voit määrittää, että QuickBooksin tulee käyttää tätä laskumallia tulostettaessa tavallisia vanhoja laskutulostusasetuksia tai muita erityisiä tulostusasetuksia. Tulostusasetuksissa voit myös kertoa QuickBooksille, kuinka sen tulee numeroida monisivuisen laskun sivut.

Voit palauttaa kaikki mukautetut laskun asetukset oletustilaansa napsauttamalla Oletus-painiketta. Kun teet tämän, kuitenkin poistat tekemäsi muutokset tai mukautukset.