Mitä tapahtuu, kun tiivistät QuickBooks-yritystiedoston

QuickBooks-tiedoston tiivistysprosessi tekee kaksi asiaa: QuickBooks Condense -komento luo pysyvän kopion QuickBooks-datatiedostosta (kutsutaan tiedoston arkistokopioksi); tiedostojen tiivistysprosessi pienentää datatiedostoa tekemällä yhteenvedon monista vanhoista suljetuista, yksityiskohtaisista tapahtumista, jotka käyttävät suuria hirviöpäiväkirjamerkintöjä.

Koska tämä tiivistäminen ja arkistointi voi olla hieman hämmentävää, tässä on lyhyt yhteenveto siitä, mitä tapahtuu, kun tiivistät QuickBooks-yritystiedoston. Tässä on mitä QuickBooks yleensä tekee prosessin aikana:

• Tallentaa arkistokopion yrityksesi tiedostoista: Kun tiivistät QuickBooks-yritystiedoston, QuickBooks tallentaa arkistokopion kyseisestä tiedostosta.

• Poistaa vanhat suljetut tapahtumat: Osana tiivistysprosessia QuickBooks antaa sinulle mahdollisuuden poistaa vanhat, suljetut tapahtumat QuickBooks-yritystiedoston nykyisestä toimivasta versiosta. Muista, että arkistointi luo arkistokopion QuickBooks-yritystiedostosta.

  Sinulla on kuitenkin edelleen QuickBooks-yritystiedoston työversio, ja tämä nykyinen, toimiva versio QuickBooks-yritystiedostosta puhdistetaan tai tiivistetään poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat.

  Suljetut tapahtumat ovat tapahtumia, joita QuickBooksin ei enää tarvitse seurata yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi vanha asiakkaan lasku – sen jälkeen, kun se on maksettu – on suljettu tapahtuma. Jollekin myyjälle kirjoitettu vanha shekki - sen jälkeen kun se on selvitetty pankista - on suljettu tapahtuma.

• Yhteenveto vanhoista, suljetuista tapahtumista: Koska vanhat suljetut tapahtumat poistetaan QuickBooks-tietotiedostosta, tiivistäminen luo tyypillisesti kuukausittaiset päiväkirjakirjaukset vanhoille, suljetuille tapahtumille ja sijoittaa nämä yhteenvetotapahtumat QuickBooks-datatiedoston nykyiseen, toimivaan versioon.

  Näiden kuukausittaisten päiväkirjamerkintöjen avulla voit jatkaa kuukausittaisten tilinpäätösten laatimista. Vaikka arkistointi poistaa esimerkiksi kaikki vanhat, suljetut tapahtumat esimerkiksi tammikuulta 2011, voit silti tuottaa tilinpäätöksen tammikuulta 2011 vuonna 2014. QuickBooks käyttää tammikuun 2011 kuukausitilinpäätöksen laatimiseen kuukausittaisten päiväkirjakirjausten yhteenvetoa.

• Tyhjentää kirjausketjun: QuickBooks ylläpitää kirjausketjua, joka näyttää, kuka on tehnyt mitä tapahtumia. Yksi QuickBooks-datatiedostojen siivouksen lähes piilotettu vaikutus koskee kirjausketjua. Jos puhdistat yritystiedoston ja ilmoitat, että yritystiedosto tulisi tiivistää, QuickBooks tyhjentää kirjausketjun ennen "poistetut suljetut tapahtumat on tai ennen" -päivää.

  Toisin sanoen siltä ajalta, jona QuickBooks poistaa vanhat, suljetut tapahtumat, se poistaa myös näiden tapahtumien kirjausketjun.

Tiivistystiedostoprosessi tarkoittaa yleensä kopion luomista QuickBooks-datatiedostosta, jonka tallennat ja sijoitat jonnekin, ja sitten pienennetyn version luomista toimivasta yritystiedostosta. Komento, jota käytät QuickBooks-yritystiedoston tiivistämiseen, mahdollistaa kuitenkin myös lähes tyhjien yritystiedostojen luomisen.

Useimpien ihmisten ei koskaan tarvitse käyttää tätä vaihtoehtoa. Vain yksi luokka QuickBooks-käyttäjistä, jotka saattavat haluta luoda lähes tyhjiä yritystiedostoja: CPA:t ja konsultit (jotka haluavat käyttää yritystiedostoa uudelleen toiselle liiketoimintayksikölle tai asiakkaalle) saattavat haluta käyttää tätä komentoa luodakseen yrityksen datatiedostoja, joissa on monia listat on jo tehty.