Mitä QuickBooks-yritystiedostojen tiivistäminen tekee?

QuickBooks-tiedostojen tiivistysprosessi tekee kaksi asiaa. QuickBooks Condense -komento luo pysyvän kopion QuickBooks-datatiedostosta. (Tätä kopiota kutsutaan tiedoston arkistokopioksi.) Tiedostojen tiivistysprosessi pienentää myös datatiedostoa tekemällä yhteenvedon monista vanhoista suljetuista, yksityiskohtaisista tapahtumista, jotka käyttävät hirviöpäiväkirjamerkintöjä.

Arkistokopion yhtiön tiedoston merkitsee tilannekuvan yrityksen tiedoston kuin se oli tiettynä ajankohtana. Jos jollakulla on myöhemmin kysyttävää - kenties kirjanpitäjälläsi tai liittovaltion tai osavaltion tilintarkastajalla - voit käyttää tiedostojen arkistokopiota näyttääksesi, miltä yritystiedosto näytti tietyllä hetkellä.

Tässä on mitä QuickBooks yleensä tekee prosessin aikana:

• Tallentaa arkistokopion yritystiedostoistasi: Kun tiivistät QuickBooks-yritystiedoston, QuickBooks tallentaa arkistokopion kyseisestä tiedostosta.
• Poistaa suljetut tapahtumat: Osana tiivistysprosessia QuickBooks antaa sinulle mahdollisuuden poistaa vanhat, suljetut tapahtumat QuickBooks-yritystiedoston nykyisestä toimivasta versiosta. Muista, että arkistointi luo arkistokopion QuickBooks-yritystiedostosta. Sinulla on kuitenkin edelleen QuickBooks-yritystiedoston työversio, ja tämä nykyinen, toimiva versio QuickBooks-yritystiedostosta puhdistetaan tai tiivistetään poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat.

Suljetut tapahtumat ovat tapahtumia, joita QuickBooksin ei enää tarvitse seurata yksityiskohtaisesti. Vanha asiakaslasku – sen jälkeen kun se on maksettu – on suljettu tapahtuma. Jollekin myyjälle kirjoitettu vanha shekki - sen jälkeen kun se on selvitetty pankista - on suljettu tapahtuma.

• Suorittaa yhteenvedon suljetuista tapahtumista: Koska vanhat suljetut tapahtumat poistetaan QuickBooks-tietotiedostosta, tiivistäminen luo tyypillisesti kuukausittaiset päiväkirjakirjaukset vanhoille, suljetuille tapahtumille ja sijoittaa nämä yhteenvetotapahtumat QuickBooks-datatiedoston nykyiseen toimivaan versioon. Näiden kuukausittaisten päiväkirjamerkintöjen avulla voit jatkaa kuukausittaisten tilinpäätösten laatimista. Vaikka arkistointi poistaa kaikki vanhat, suljetut tapahtumat esimerkiksi tammikuulta 2020, voit silti tuottaa tammikuun 2020 tilinpäätöksen vuonna 2021. Tammikuun 2020 kuukausitilinpäätöksen tuottamiseen QuickBooks käyttää kuukausittaisten päiväkirjakirjausten yhteenvetoa.
• Tyhjentää seurantaketjun: QuickBooks ylläpitää kirjausketjua, joka näyttää kuka on tehnyt mitä tapahtumia. Yksi QuickBooks-datatiedostojen siivouksen lähes piilotettu vaikutus koskee kirjausketjua. Jos puhdistat yritystiedoston ja ilmoitat, että yritystiedosto tulisi tiivistää, QuickBooks tyhjentää kirjausketjun ennen "poistetut suljetut tapahtumat on tai ennen" -päivää. Toisin sanoen siltä ajalta, jona QuickBooks poistaa vanhat, suljetut tapahtumat, se poistaa myös näiden tapahtumien kirjausketjun.

Tiivistyä tiedosto prosessi tarkoittaa tyypillisesti kopion luomisesta QuickBooks tiedoston että laitat pois jonnekin ja luomalla sitten riisuttu versio toimi yhtiön tiedosto. Komento, jota käytät QuickBooks-yritystiedoston tiivistämiseen, mahdollistaa kuitenkin myös lähes tyhjien yritystiedostojen luomisen. Useimpien ihmisten ei koskaan tarvitse käyttää tätä vaihtoehtoa. Voin ajatella vain yhtä QuickBooks-käyttäjien luokkaa, jotka saattavat haluta luoda lähes tyhjiä yritystiedostoja: CPA:t ja konsultit (jotka haluavat käyttää yritystiedostoa uudelleen toiselle liiketoimintayksikölle tai asiakkaalle) saattavat haluta käyttää tätä komentoa yrityksen tietotiedostojen luomiseen. joissa monet luettelot on jo määritetty. En mene enempää yksityiskohtiin lähes tyhjän yritystiedoston luomisesta arkistointikomennolla, mutta sinun pitäisi tietää, että se on siellä.

Siivouksen perusteet

Kun ymmärrät, mistä arkistointi on kyse, prosessi on melko yksinkertainen. Voit tiivistää QuickBooks-yritystiedoston seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto→ Apuohjelmat→ Tiivistä tiedot.

QuickBooks näyttää ensimmäisen näytetyn Condense Data -valintaikkunan.

Tiivistä yrityksesi tiedosto -valintaikkuna

2. Valitse valintanappi nimeltä Poista yritystiedostosta valitsemasi tapahtumat ja napsauta sitten Seuraava.

Tiivistä tiedot -valintaikkuna avautuu.

3. Valitse Tapahtumat ennen tiettyä päivämäärää -valintanappi.

Tämä vaihtoehto (näkyy tässä) kertoo QuickBooksille, että haluat tehdä kaksi asiaa: luoda arkistokopion QuickBooks-datatiedostosta ja pienentää toimivaa yritystiedostoa, jotta se ei ole niin suuri. QuickBooks pienentää yritystietotiedoston työversion kokoa poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat, jos päätät vaiheessa 2 poistaa tapahtumat.

Tiivistä tiedot -valintaikkuna

4. Määritä Poista tapahtumat ennen -päivämäärä.

Jos haluat määrittää päivämäärän, jota ennen suljetut tapahtumat tulee poistaa, kirjoita päivämäärä päivämääräruutuun. Jos haluat tiivistää tiedoston poistamalla tapahtumia esimerkiksi 31.12.2020 tai sitä ennen, kirjoita päivämääräruutuun 1.1.2021 . Sinun ei kuitenkaan tarvitse tuntea pakkomielteitä poistaaksesi joukon suljettuja tapahtumia. Poistat suljetut tapahtumat vain, jos QuickBooks-yritystiedostosi kasvaa liian suureksi. Voit helposti työskennellä QuickBooks-yritystiedoston kanssa, joka on 25 Mt, 50 Mt tai jopa 100 Mt (megatavua).

Vaikka yleensä tiivistät QuickBooks-tiedoston poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat, Tiivistä-komento luo myös tiedostoja ilman tapahtumia ja tiedostoja, joissa on vain tietty tietoalue. Jos haluat luoda tiedoston, joka sisältää luettelot ja asetukset, mutta ei tapahtumia, valitse Kaikki tapahtumat -valintanappi. Muuten, voit käyttää Kaikki tapahtumat -vaihtoehtoa luodaksesi lähes tyhjän tiedoston, jota voit käyttää uudelleen (kuten koulutukseen). Jos haluat luoda QuickBooks-tiedoston, joka sisältää tietyn tapahtumaalueen, valitse Tapahtumat päivämääräalueen ulkopuolella -valintanappi ja kirjoita sitten ajanjakson varaavat päivämäärät Ennen- ja Jälkeen-ruutuihin.

5. Napsauta Seuraava, kun olet määrittänyt, mitkä tapahtumat QuickBooksin tulee poistaa.

QuickBooks näyttää Condense Data -valintaikkunan.

Kolmas Condense Data -valintaikkuna

6. Määritä, kuinka tapahtumat tulee tiivistää.

Jos haluat tehdä yhteenvedon historiallisista tapahtumista, QuickBooks käyttää kolmatta Condense Data -valintaikkunaa kysyäkseen, kuinka sen pitäisi tehdä yhteenveto historiallisista tiedoista: yhdellä yhteenvetopäiväkirjakirjauksella, kuukausittaisilla päiväkirjakirjauksilla tai ilman yhteenvetoa. Valitse haluamasi yhteenvetotapaa vastaava valintanappi. (Yleensä valitset toisen vaihtoehdon – QuickBooksin luovan kuukausittaiset yhteenvetopäiväkirjakirjaukset – jotta voit silti luoda merkityksellisiä vertailevia kuukausiraportteja.)

7. Napsauta Seuraava, kun olet määrittänyt, kuinka QuickBooksin tulee tehdä yhteenveto tapahtumista.

QuickBooks näyttää neljännen Condense Data -valintaikkunan kuvan mukaisesti.

Neljäs Condense Data -valintaikkuna

8. Määritä, miten varastotapahtumat tulee tiivistää, ja napsauta Seuraava.

Jos QuickBooks-tiedostosi sisältää varastotapahtumat, QuickBooks suosittelee, että poistat vanhat varastotapahtumat. Kun QuickBooks näyttää neljännen Condense Data -valintaikkunan, voit käskeä QuickBooksia tekemään juuri tämän valitsemalla Summarize Inventory Transactions (Recommended) -valintanapin. (Jos et halua poistaa vanhoja tapahtumia, valitse Säilytä varaston tapahtumatiedot -valintanappi.)

Kun napsautat Seuraava, siirryt viidenteen Condense Data -valintaikkunaan (ei näy), joka kysyy, mitkä tapahtumat tulisi katsoa suljetuiksi.

9. Määritä poistettavat tapahtumat ja napsauta Seuraava.

QuickBooks pyytää hieman lisätietoja siitä, mikä on suljettu tai vanha tapahtuma, joka pitäisi poistaa. Valitset valintaruudut ilmoittaaksesi, pitäisikö poistopäivämäärää edeltävät tapahtumat poistaa, vaikka ne olisivat selvittämättömiä, merkitty tulostettavaksi, lähetettäväksi ja niin edelleen.

Kun napsautat Seuraava, siirryt kuudenteen Condense Data -valintaikkunaan.

Kuudes Condense Data -valintaikkuna

10. Määritä luettelon puhdistus, jonka pitäisi tapahtua, ja napsauta Seuraava.

Käytä kuudetta Condense Data -valintaikkunaa kertoaksesi QuickBooksille, että vanhojen suljettujen tapahtumien poistamisen lisäksi sen pitäisi puhdistaa joitakin luetteloita. Voit valita valintaruudut, jotka käskevät QuickBooksia poistamaan käyttämättömät tilit, käyttämättömät asiakkaat, käyttämättömät toimittajat ja niin edelleen. Siivoamalla luettelosi poistamalla käyttämättömät luettelokohteet, et vain pienennä yritystiedoston kokoa, vaan myös helpotat ihmisten työskentelyä luettelon kanssa.

Kun napsautat Seuraava, QuickBooks näyttää seitsemännen Condense Data -valintaikkunan, kuten tässä näkyy. Valintaikkuna kertoo, että arkistointiprosessi alkaa QuickBooksin kopioinnilla datatiedostosta ja että tiivistystoiminto saattaa kestää useita minuutteja tai jopa useita tunteja.

Seitsemäs ja viimeinen Condense Data -valintaikkuna

11. Napsauta Aloita tiivistäminen.

QuickBooks aloittaa datatiedoston tiivistämisen.

12. Varmuuskopioi datatiedosto pyydettäessä.

Tiivistysprosessin alussa QuickBooks kehottaa sinua varmuuskopioimaan QuickBooks-yritystiedoston. QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi osana tiivistystoimintoa toimii samalla tavalla kuin QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi milloin tahansa. Jos sinulla on kysyttävää QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopioinnista, katso "Varmuuskopioinnin perusteet" aiemmin tässä luvussa.

Kun olet varmuuskopioinut QuickBooks-yritystiedoston, QuickBooks tallentaa arkistokopion yritystiedostosta ja puhdistaa sitten yritystiedoston työversion ohjeidesi mukaisesti. Kuten aikaisemmissa vaiheissa todettiin, puhdistusprosessi voi kestää vain muutaman minuutin tai useita tunteja, jos tiedostosi on erittäin suuri.

Joitakin puhdistus- ja arkistointistrategioita

Päättäminen, milloin ja miten haluat puhdistaa tai arkistoida QuickBooks-yritystiedoston, on enimmäkseen tervettä järkeä. Ensin sinun tulee harkita, tarvitseeko sinun tiivistää yritystiedostoa ollenkaan. Jos QuickBooks toimii edelleen kohtuullisella nopeudella, jos et tule hulluksi monien luetteloiden käyttämättömien kohteiden takia tai jos datatiedosto ei ole kasvanut hirvittävän suureksi (yli 100 megatavua), sinun ei ehkä tarvitse tiivistyä. Monissa tapauksissa et saavuta mitään hyötyä siivoamisesta. Ja jos et siivoa, sinulla on silti täydelliset ja yksityiskohtaiset taloustiedot käden ulottuvilla.

Tekninen toimittajani haluaa minun huomauttavan tässä jotain: Hän huomauttaa, että puhdistustoiminnon suorittaminen ei välttämättä pienennä QuickBooks-datatiedoston kokoa niin paljon kuin mahdollista. Siksi hän sanoo, että jos sinulla on todella oltava pienempi datatiedosto, sinun tulee ensin suorittaa puhdistustoiminto ja sitten tallentaa ja palauttaa kannettava QuickBooks-datatiedosto.

Tässä on toinen terveen järjen käsitys QuickBooks-yritystiedostojen puhdistamisesta ja arkistointista: Sinun tulee luoda QuickBooks-datatiedostosta arkistokopio. Itse asiassa suosittelen, että luot arkistokopion QuickBooks-datatiedostosta vuoden lopussa, sen jälkeen, kun sinä tai CPA:si olet tehnyt viimeiset säädöt vuodelle. On hyvä idea luoda arkistokopio QuickBooks-tietotiedostosta, jota käytetään veroilmoituksesi ja mahdollisten tilinpäätösten laatimiseen, koska voit aina myöhemmin selittää jonkin veroilmoituksen tai tilinpäätöksen numeron katsomalla arkistokopiota tiedoista. tiedosto.

Yksi QuickBooksin käytön ongelmista on, että ihmiset voivat tarkoituksella tai vahingossa muuttaa vanhoja tapahtumia. Tämä tarkoittaa valitettavasti sitä, että joku voi muuttaa tapahtumia QuickBooks-datatiedostossa edellisenä vuonna. Kun tämä muutos tapahtuu, joku, joka katsoo QuickBooks-datatiedostoa myöhemmin, ei ehkä pysty selittämään numeroa veroilmoituksessa tai tilinpäätöksessä. Jos joku palaa muuttamaan edellisen vuoden tapahtumaa ja tätä tapahtumaa käytetään vuoden kokonaistulojen laskemiseen, et voi enää käyttää QuickBooks-tietoja selittämään veroilmoituksesi ja tilinpäätöksesi kokonaistuloja koskevia lukuja. Siinä on järkeä, eikö?

Onneksi, kun sinulla on arkistokopio QuickBooks-tietotiedostosta – QuickBooks-datatiedostosta, joka toimitti numerot veroilmoitukseesi ja tilinpäätökseen – voit aina nähdä, mitkä QuickBooks-tapahtumat tukevat tiettyä veroilmoitusnumeroa tai tilinpäätösnumeroa. Jos olet edelleen hämmentynyt tästä asiasta – ja se on hieman hankalaa – kysy ongelmasta veroneuvojaltasi tai CPA:lta. Hän voi selittää sinulle vaaran muuttua QuickBooksin tiedoissa, joita on käytetty ilmoituksen tai tilinpäätöksen laatimiseen, sen jälkeen, kun tämä ilmoitus on laadittu tai kun kyseiset tilinpäätökset on julkaistu ja jaettu.