Luottokorttitapahtumat QuickBooksissa 2021

Voit käyttää QuickBooksia yrityksesi luottokorttien seuraamiseen samalla tavalla kuin käytät sitä shekkikirjan pitämiseen. Prosessi on melkein sama, muutamia ryppyjä.

Muuten, vaikka tämä artikkeli koskee todellakin sitä, että veloitat rahaa luottokorteiltasi, puhumme myös siitä, kuinka voit käsitellä luottokortilla maksavien asiakkaidesi hankalaa ongelmaa.

Kuinka seurata yritysluottokortteja QuickBooks 2021:ssä

Jos haluat seurata luottokorttikuluja ja saldoja QuickBooksilla, sinun on määritettävä luottokorttitili – jos et ole jo tehnyt sitä QuickBooks-asetuksissa. (Vertailuksi käytät pankkitilejä seuraamaan asioita, kuten sekki-, säästö- tai pikkukäteistilille virtaavaa rahaa ja sieltä ulos.)

Luottokorttitilin perustaminen

Luodaksesi luottokorttitilin, noudatat suunnilleen samoja vaiheita, joita käytät pankkitilin luomiseen:

1. Valitse Listat→ Tilikartta.

Tai napsauta Tilikartta-kuvaketta aloitusnäytössä. QuickBooks näyttää Tilikartta-ikkunan kuvan mukaisesti.

Tilikartta-ikkuna

2. Napsauta Tili-painiketta Tilikartta-ikkunan vasemmassa alakulmassa ja valitse sitten avattavasta valikosta Uusi.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Lisää uusi tili -ikkunan, joka näyttää yksinkertaisesti luettelon vaihtoehtopainikkeista, jotka vastaavat QuickBooksin sallimia erityyppisiä tilejä.

3. Valitse Luottokortti-vaihtoehto.

Luottokortin valitseminen kertoo QuickBooksille, että haluat luoda luottokorttitilin. Olen varma, että olet yllättynyt. Napsauta Jatka. QuickBooks näyttää toisen Lisää uusi tili -ikkunan kuvan mukaisesti.

Toinen Lisää uusi tili -ikkuna

4. Kirjoita tilin nimi Tilin nimi -tekstiruutuun.

Miksi ei tehdä oikein? Siirrä kohdistin Tilin nimi -tekstiruutuun ja kirjoita sitten luottokorttisi nimi.

5. Kirjoita kortin numero Luottokorttitiliin. Nro tekstiruutu.

Jos luot yleisen luottokorttitilin useammalle kuin yhdelle kortille, jätä luottokorttitili. Nro tekstiruutu tyhjä. Kun olet siinä, voit myös kuvailla korttia. Haluat ehkä kirjoittaa Koronkiskonta! Kuvaus-tekstikentässä korttisi koron mukaan.

6. Napsauta Tallenna ja sulje -painiketta.

QuickBooks näyttää uudelleen Tilikartta-ikkunan. Nyt ikkunassa on lisätili: juuri luomasi luottokorttitili.

Luottokorttitilin valitseminen, jotta voit käyttää sitä

Voit kertoa QuickBooksille, että haluat työskennellä luottokorttitilin kanssa, käyttämällä Tilikartta-ikkunaa. Valitse Listat→ Tilikartta. Kun olet avannut ikkunan, kaksoisnapsauta luottokorttitiliä, jota haluat käyttää. QuickBooks näyttää luottokorttirekisterin, jotta voit aloittaa tapahtumien tallentamisen.

Vaihtoehtona Tilikartta-ikkunalle voit napsauttaa aloitusnäytön Pankkitoiminta-alueella olevaa Anna luottokorttikulut -kuvaketta. Tai voit valita Pankkipalvelut → Anna luottokorttimaksut.

Luottokorttitapahtumien syöttäminen

Jos valitset Pankkitoiminta→Käytä rekisteriä -komennon ja valitset luottokorttitilin, QuickBooks näyttää luottokorttirekisterin. Tämä kuva esittää kanta-asiakaskortti -nimisen luottokorttitilin rekisterin. Se näyttää paljon tarkistusrekisteriltä, ​​eikö niin?

Luottokorttirekisteri

Luottokorttirekisteri toimii kuin tavallinen rekisteriikkuna, jota käytät sekkitilille. Syötät tapahtumat rekisterin riveille. Kun tallennat veloituksen, QuickBooks päivittää luottokortin saldon ja jäljellä olevan luottorajan.

Luottokorttimaksun tallentaminen

Luottokorttimaksun kirjaaminen on samanlaista kuin sekin tai pankkitilin noston kirjaaminen. Esimerkkinä oletetaan, että laskutit 75 dollarin arvosta burritoja ja margaritoja meksikolaisesta suosikkiravintolastasi La Cantinasta. Näin tallennat tämän veloituksen:

1. Valitse Pankki → Anna luottokorttikulut.

Näkyviin tulee Syötä luottokorttimaksut -ikkuna kuvan mukaisesti.

Anna luottokorttimaksut -ikkuna

2. Valitse avattavasta Luottokortti-valikosta luottokortti, jolta veloitit kulun.

Napsauta Luottokortti-kentän vieressä olevaa alanuolta ja valitse sitten kortti avattavasta valikosta.

3. Kirjoita Ostettu lähettäjältä -ruutuun sen yrityksen nimi, jonka maksoit luottokortilla.

Siirrä kohdistin Ostettu lähettäjältä -riville ja napsauta alanuolta. Näet nimivalikon. Valitse yksi valikosta.

Jos et ole koskaan aikaisemmin syönyt tässä hienossa ravintolassa, valitse Lisää uusi; lisää sitten yrityksen nimi.

4. Valitse sopiva vaihtoehtopainike osoittaaksesi, onko tapahtuma osto vai luotto.

Valitse Osto/veloitus -painike, jos haluat tallentaa oston (mitä teet suurimman osan ajasta ja mitä tämä esimerkki näyttää). Valitse Hyvitys/Luotto -painike, jos haluat kirjata hyvityksen tilillesi (jos esimerkiksi palautit jotain).

5. Kirjoita veloituksen päivämäärä Päivämäärä-kenttään.

Siirrä kohdistin Päivämäärä-riville (jos kohdistinta ei vielä ole siellä) ja kirjoita päivämäärä muodossa KK/PP/VVVV. Kirjoita joko 07012021 tai 7/1/21 esimerkiksi 1. heinäkuuta 2021 varten. Jos syötät tämän maksun kaksi tai kolme päivää tapahtuman jälkeen, älä syötä tämän päivän päivämäärää. syötä päivämäärä, jolloin veloitus tehtiin. Tämän päivämäärän käyttäminen tekee tietueiden täsmäyttämisestä luottokorttiyhtiösi tietueiden kanssa helpompaa, kun saat kuukausittaisen tiliotteen.

6. Kirjoita veloituksen summa Summa-ruutuun.

Siirrä kohdistin Summa-riville ja syötä veloituksen kokonaissumma. Huomautus: Älä kirjoita dollarimerkkiä, mutta kirjoita piste desimaalipaikan osoittamiseksi.

7. (Valinnainen) Kirjoita muistion kuvaus Muistio-tekstiruutuun.

Siirrä kohdistin Muistio-tekstiruutuun ja kirjoita syy, miksi veloitat tuotetta. Tässä tapauksessa voit kirjoittaa "Attorney/CPA Lunch" tai jotain vastaavaa.

Odota. Tiedätkö mitä? Anna minun olla vakavampi. Ei vitsailla hetkeäkään, okei? Tämä muistiolaatikko on hyvä paikka dokumentoida liiketoiminnan tarkoitus maksua vastaan, joka on verolain mukainen vaatimus, jos tallennat matka-, ateria- tai viihdeyrityksen luottokorttiveloitusta.

8. Täytä Kulut-välilehti.

Käytät Kulut-välilehteä yrityskulujen kirjaamiseen.

Siirry Kulut-välilehden Tili-sarakkeeseen, napsauta alanuolta ja valitse valikosta Kulutustili (todennäköisimmin Travel & Ent:Meals for business-lounas). Jos kirjoitat tähän nimen, jota QuickBooks ei vielä tiedä, se pyytää sinua luomaan kulutilin.

QuickBooks täyttää automaattisesti Summa-sarakkeen, kun kirjoitat summan Summa-kenttään. Kirjoita jotain Muistio-sarakkeeseen ja määritä tämä kulu Asiakas:Työ ja luokka, jos haluat. Sinun on otettava luokan seuranta käyttöön, jos haluat määrittää kulun kurssille.

9. Täytä Kohteet-välilehti.

Koska tämä maksu koskee ateriaa ravintolassa, et erittele maksua. Jos veloitat varastotuotteita, kuten puutavaraa, paperitarvikkeita ja niin edelleen, täytät Kohteet-välilehden.

Jos sinulla on ostotilaus (PO) tiedoissasi toimittajan kanssa, jonka annoit Purchased from -riville, QuickBooks kertoo sinulle niin. Napsauta Valitse ostotilaus -painiketta nähdäksesi luettelon toimittajan kesken olevista ostotilauksistasi.

10. Tallenna veloitus napsauttamalla Tallenna ja uusi -painiketta tai Tallenna ja sulje -painiketta.

Veloitus kirjataan luottokorttirekisteriin. Tämä kuva näyttää, miltä luottokorttirekisteri näyttää, kun olet syöttänyt kourallisen kuluja.

Luottokorttirekisteri joihinkin tapahtumiin

Jo syöttämiesi maksujen muuttaminen

Ehkä tallennat luottokorttiveloituksen ja huomaat sitten, että olet tallentanut sen väärin. Tai ehkä sinun ei olisi pitänyt äänittää sitä ollenkaan, koska et maksanut liikelounasta. (Joku muu maksoi sen sen jälkeen, kun yksi niistä ystävällisistä väittelyistä siitä, kenen pitäisi maksaa lasku. Tiedät, millaista väittelyä tarkoitan: "Ei, minä vaadin." "Päinvastoin, vaadin." Saat kuvan.)

Sinun täytyy mennä luottokorttirekisteriin ja muokata tai poistaa veloitus seuraavasti:

1. Valitse Listat→ Tilikartta.

Näet Tilikartta-ikkunan.

2. Kaksoisnapsauta luottokorttitiliä, jolla virheellinen veloitus on.

Kuten taikuutta, Luottokorttirekisteri tulee näkyviin näytölle.

3. Valitse luottokorttitapahtuma, jonka haluat poistaa tai muuttaa.

Se on helppoa. Siirrä osoitin tapahtuman kohdalle.

4. Mitätöi, poista tai muokkaa tapahtuma seuraavasti:

• • Mitätöidäksesi luottokorttitapahtuman, valitse Muokkaa → Mitätöi luottokorttiveloitus ja napsauta sitten OK.
  • Voit poistaa tapahtuman valitsemalla Muokkaa → Poista luottokorttiveloitus. QuickBooks näyttää viestiruudun, joka kysyy, haluatko todella poistaa tapahtuman. Napsauta OK.
  • Muokkaa tapahtumaa napsauttamalla Muokkaa tapahtumaa -painiketta ikkunan yläreunassa olevasta nauhasta. Palaat Enter Credit Card Charges -ikkunaan. Tee muutokset siellä ja napsauta sitten Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje. Voit myös tehdä muutoksia luottokorttirekisteriin ja napsauttaa Tallenna, kun olet valmis.

Kuinka täsmäyttää luottokorttitiliote ja maksaa lasku

Te sovittaa, tai tasapaino, luottokortin tilille samalla tavalla kun tasapaino pankkitilin. Kun olet saanut tilin tasapainoon ja napsauttanut Yhteensovita nyt, QuickBooks näyttää Suorita maksu -valintaikkunan, jossa kysytään, kuinka haluat maksaa laskun. Voit maksaa sekillä tai syöttää laskun, joka maksetaan myöhemmin. (Toinen vaihtoehto on ostoreskontramenetelmä.)

Jos päätät maksaa laskun kirjoittamalla sekin, siirryt suoraan Kirjoita shekit -ikkunaan, ja Kulut-välilehti on täytetty puolestasi. Täytä kortin myöntäjän nimi, päivämäärä ja niin edelleen. Napsauta Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje, kun olet valmis. Maksu kirjataan sekä Sekkirekisteriin että Luottokorttirekisteriin, koska veloitat luottokortin vastuutililtä sekin loppusumman.

Jos valitset maksun syöttämisen laskuna, joka maksetaan myöhemmin, siirryt Anna laskut -ikkunaan. Täytä kaikki samalla tavalla kuin kirjoittaisit tarkistusten ikkunassa. Kun napsautat Tallenna ja uusi, tapahtuma kirjataan Ostosreskontra- ja Luottokorttirekisteriin.

Entä pankki- ja ATM-kortit?

Pankki- ja ATM-kortit eivät ole luottokortteja ollenkaan. Pankkikortin tai pankkiautomaattikortin käyttö muistuttaa enemmän sekin kirjoittamista kuin mitään muuta. Sen sijaan, että nostaisit rahaa kirjoittamalla sekin, nostat rahaa käyttämällä debit-korttia (jota kutsun tästä eteenpäin tämäntyyppiseksi kortiksi).

Vaikka pankkikorttitapahtuma näyttää joskus (ainakin ystävillesi ja kauppiaille, joilla teet ostoksia) luottokorttitapahtumalta, sinun tulee käsitellä pankkikorttitapahtumaa samalla tavalla kuin sekkiä. Lyhyesti sanottuna, tässä on mitä sinun tulee tehdä:

• Kun veloitat jotain debit-kortilta, kirjaa tapahtuma samalla tavalla kuin tallennat tavallisen shekin. Voit halutessasi kirjoittaa tapahtumanumeron sekin numeroksi tai Muistio-riville, jotta voit seurata tapahtumaa.
• Kun nostat käteistä debit-kortilla, kirjaa tapahtuma tavalliseksi nostoksi (tai siirrä pikkukäteistilille), ikään kuin olisit mennyt pankkiin nostokuitilla.
• Kun teet talletuksen pankkiautomaatilla debit-kortilla, kirjaa tapahtuma samalla tavalla kuin tavallisen talletuksen.

Entä asiakkaiden luottokortit?

Haluan puhua hankalasta aiheesta ennen teitä ja lopetan keskustelumme luottokorttien käyttämisestä. Tässä puhun siitä, kuinka käsitellä asiakkaiden luottokorttimaksuja.

Okei, jos et jo tiedä tätä, vaikka asiakkaasi luultavasti rakastavat maksaa sinulle luottokorteilla, asiakkaiden luottokortit aiheuttavat sinulle päänsärkyä. Syynä on se, että kauppiaspankkisi tai luottokorttisi prosessoija kokoaa asiakkaiden luottokorttimaksut ja sitten - ehkä päivittäin tai ehkä muutaman päivän välein - tallettaa suuren käteisen pankkitilillesi. Käteinen edustaa viimeaikaisten luottokorttimaksujen summaa, josta on vähennetty palkkio (joka toivottavasti on vaatimaton).

Tämä kaikki kuulostaa tarpeeksi harmittomalta, mutta tässä on esimerkki siitä, kuinka se toimii. Asiakkaat A, B ja C tulevat sisään maanantaina ja käyttävät 5 dollaria, 10 dollaria ja 15 dollaria. Sitten tiistaina asiakkaat D, E ja F tulevat sisään ja maksavat 10, 50 ja 30 dollaria. Keskiviikkona et myy mitään luottokorttia käyttävälle, mutta näet pankkitililläsi 105 dollarin talletuksen luottokorttiyhtiöltä.

Ongelmana on, että tarkastelet kahden viime päivän luottokorttitapahtumia ja tiedät niiden olevan yhteensä 120 dollaria, koska se on kokonaissumma, jonka olet myynyt asiakkaille A, B, C, D, E ja F. Mikä sitten on 105 dollarilla? Onko puuttuva 15 dollaria palvelumaksu? Voi ei, odota. Ehkä asiakas A soitti luottokorttiyhtiölleen ja esti ensimmäisen 5 dollarin veloituksen. Tai ehkä se oli asiakas B?

Jos hyväksyt luottokortin, tiedät kuinka se toimii, eikö niin? Se on kuninkaallinen päänsärky.

Luulen, että sinulla on todennäköisesti kaksi järkevää tapaa käsitellä tätä hulluutta:

• Hyvän kirjanpitäjän tapa: Voit tallentaa asiakkaiden luottokorttimaksut tavalliseen tapaan - QuickBooksin odottamalla tavalla. Good Accountant's Way tuottaa hienoja, tarkkoja tietueita, mutta valtavien kirjanpitoongelmien kustannuksella. Kiinnostaako lisätietoja? Loistava! Käytä QuickBooks Help -komentoa etsiäksesi QuickBooksin online-ohjeista aihetta, joka tallentaa luottokorttimaksun.
• Huonon kirjanpitäjän tapa: Voit vain kirjata myyntikuittitapahtumat, kun luottokorttiyhtiö tallettaa nettomaksuja pankkitilillesi. Toisin sanoen käyttämällä aikaisemmassa kappaleessa annettuja esimerkkinumeroita sen sijaan, että kirjaisit yksittäisiä tapahtumia asiakkaille A, B, C, D, E ja F myynnin tapahtuessa, voit tallentaa 105 dollarin tapahtuman, kun luottokorttiyhtiö tekee talletuksen. 105 dollaria pankkitilillesi. Jos tiedät luottokorttiyhtiön palvelumaksun, voit kirjata senkin päiväkirjamerkinnällä. (Haluat todennäköisesti pyytää apua kirjanpitäjältäsi.)

Minun pitäisi kertoa sinulle jotain muuta. Huono kirjanpitäjän tapa ei luultavasti ole perusteltu, ellet ole suurissa volyymeissä – kuten vähittäiskaupassa – ja kun käytät säännöllistä varastojärjestelmää tai kun et myy varastoa. Jos sinulla on vain kourallinen luottokorttitapahtumia - esimerkiksi yksi muutaman päivän välein - tai jos yrität käyttää jatkuvaa inventaariojärjestelmää, sinun tulee käyttää Good Accountant's Way -tapaa.