Luodaan kirjanpitäjän kopio QuickBooks 2018 -tiedostosta

QuickBooks helpottaa kirjanpitäjien työskentelyä asiakastiedostojen kanssa. Harkitse tätä skenaariota: Sinulla on asiakas, joka tarvitsee apua vuoden tilikauden viimeistelyssä. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Ensin voit ajaa hänen myymäläänsä ja juuttua todennäköisesti ruuhkaan matkan varrella ja miettiä, voitko laskuttaa asiakkaalta 150 dollaria matka-ajasta. Toiseksi voit pyytää asiakasta käyttämään QuickBooksin Accountant's Copy -ominaisuutta lähettääkseen sinulle kopion QuickBooks-datatiedostosta. Voit tarkistaa tämän kirjanpitäjän kopion tiedostosta, tehdä tarvittavat korjaukset tai muutokset ja lähettää sitten tehtävät muutokset takaisin asiakkaalle. Asiakas voi helposti tuoda nämä muutokset olemassa olevaan QuickBooks-tiedostoonsa ja jatkaa iloisella tavallaan. Aika siisti, eikö?

Asiakkaasi luo kirjanpitäjän kopion QuickBooks-tietotiedostosta käyttämällä QuickBooks-versiota ja todellista datatiedostoa. Sitten asiakkaasi luo ja lähettää sinulle tiedoston (postin, sähköpostin tai muun suojatun sähköisen muodon kautta), tai Intuit, QuickBooksin valmistaja, lähettää tiedoston sinulle. Onneksi prosessi on hyvin suoraviivainen kummassakin tapauksessa.

Asiakkaasi tulee tehdä seuraavasti, jos asiakas huolehtii tiedoston lähettämisestä sinulle:

Valitse Tiedosto → Luo kopio -komento.
QuickBooks näyttää Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunan ja kysyy asiakkaalta, haluaako hän jotain seuraavista: Varmuuskopio tiedostosta, joka on toinen kopio luomastasi QuickBooks-tiedostosta (yleensä), jotta sinulla on kopio. tiedostosta, jos alkuperäiselle QuickBooks-datatiedostolle tapahtuu jotain pahaa. Kannettava kopio tiedostosta, joka on todellinen live-kopio QuickBooks-datatiedostosta, jonka kokoa on hieman rypitetty, jotta sitä on helpompi liikkua (kuten lähettämällä tiedosto sähköpostitse liitetiedostona). Kirjanpitäjän kopio tiedostosta.

Ensimmäinen Tallenna kopio tai Varmuuskopio -valintaikkuna.

Valitse Accountant's Copy ja napsauta sitten Seuraava jatkaaksesi.

Vahvista, että todella haluat kirjanpitäjän kopion, ja napsauta Seuraava.
QuickBooks näyttää seuraavaksi toisen valintaikkunan vaatiakseen, että huono stressaantunut asiakkaasi vahvistaa, että hän todella haluaa kirjanpitäjän kopion eikä vain kannettavaa kopiota tiedostosta.

Toinen Tallenna kopio tai Varmuuskopio -valintaikkuna.

Määritä jakopäivämäärä.
Kun asiakas napsauttaa Seuraava-painiketta jatkaakseen kirjanpitäjän kopion luomista, QuickBooks kysyy häneltä jakopäivämäärää. Ennen tätä päivämäärää tapahtuvia tapahtumia voi muokata vain kirjanpitäjän kopiossa. Tapahtumille, jotka tämän päivämäärän jälkeen voidaan muokata sisällä sekä tilintarkastajan kopio ja asiakkaan kopio.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi.
Näkyviin tulee toinen viesti, joka kertoo asiakkaalle, että QuickBooksin on suljettava kaikki ikkunat kirjanpitäjän kopion luomiseksi.

Napsauta OK.
QuickBooks näyttää päivitetyn Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkunan, joka näkyy tässä.

Päivitetty Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkuna.

Nimeä kirjanpitäjän kopio.
Käytä Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkunan Tiedostonimi-ruutua nimetäksesi kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta. Asiakas voi tarvittaessa myös käyttää Save In -pudotusvalikkoa määrittääkseen, minne kirjanpitäjän kopio QuickBooks-datatiedostosta tulee tallentaa.

Asiakkaan tulee muistaa, mihin kirjanpitäjän kopio tiedostosta tallennetaan. Tämä tiedosto annetaan kirjanpitäjälle - sähköpostitse tai etanapostina tai levyllä - jotta hän voi käyttää sitä.

Luo tiedosto.
Kun asiakas nimeää kirjanpitäjän kopion tiedostosta ja tarvittaessa ilmoittaa, minne kirjanpitäjän kopio tulee tallentaa, asiakas klikkaa Tallenna. QuickBooks tallentaa kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta. Tämän jälkeen asiakas välittää tämän datatiedoston kirjanpitäjälle . Toisin sanoen asiakkaan on lähetettävä tiedosto postitse tai sähköpostitse. Sähköpostipalveluntarjoajasi voi rajoittaa sähköpostilla lähetettävien liitteiden kokoa (mukaan lukien QuickBooks-tiedostot). Jos koko asia häiritsee sinua, voit ladata QuickBooks-tiedoston Intuit-sivustolle valitsemalla Tiedosto → Lähetä yritystiedosto → Tilinpitäjän kopio → Asiakastoiminnot → Lähetä kirjanpitäjälle. Intuit lähettää kirjanpitäjälle viestin, jossa on napsautettava linkki, jonka avulla hän voi napata tiedoston.

Kirjanpitäjäkopioissa käytetään kolmea tiedostotyyppiä. Tilinpitäjän siirtotiedosto (.qbx-tiedostotunnisteella) on se, jonka asiakas luo ja antaa kirjanpitäjälle. Tilinpitäjä työskentelee varsinaisen kirjanpitäjän kopiolla (.qba-tiedostotunnisteella), kun hän avaa kirjanpitäjän siirtotiedoston. Lopuksi on kirjanpitäjän vientitiedosto (.qby-tiedostotunniste), joka sisältää muutokset, jotka palaavat asiakkaalle.

On selvää, että asiakkaasi ei välttämättä ota näitä vaiheita; saatat joutua tekemään likaisen työn. Kummassakin tapauksessa prosessi kuitenkin toimii näin. Huomaa kuitenkin, että reaaliaikaiset säästöt kirjanpitäjälle ja kustannussäästöt asiakkaalle syntyvät, kun saat asiakkaan valitsemaan komennon ja työskentelemään valintaikkunan kanssa. Sitten voit veloittaa laskutettavaa aikaa QuickBooks-tietojen tosiasiallisesta työstämisestä tiedoston näpertelyn sijaan.