Luo kirjanpitäjän kopio QuickBooks-tietotiedostosta

QuickBooks 2012 helpottaa kirjanpitäjien työskentelyä asiakkaiden tiedostojen kanssa. Asiakkaasi luo kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta käyttämällä QuickBooks-versiota ja todellista datatiedostoa ja sitten joko luo tiedoston, jonka asiakas lähettää sinulle (kuten postitse tai sähköpostitse) tai Intuitin, QuickBooksin valmistaja lähettää sinulle.

Asiakkaasi tulee tehdä seuraavasti, jos asiakas huolehtii tiedoston lähettämisestä sinulle:

Valitse Tiedosto → Tilinpitäjän kopio → Asiakastoiminnot → Tallenna tiedosto.

QuickBooks näyttää ensin viestin, jossa asiakkaalta kysytään, haluaako hän jompaakumpaa

• Kirjanpitäjän kopio tiedostosta

• Kannettava tai varmuuskopio tiedoston kopion

Voit myös luoda kirjanpitäjän kopion valitsemalla Tiedosto → Luo kopio ja valitsemalla sitten Kirjanpitäjän kopio -painikkeen.

Kannettava tiedosto on todellinen, live kopio QuickBooks tiedoston, joka on ollut hieman scrunched kooltaan joten se on helpompi liikkua (kuten lähettämällä sähköpostia tiedosto liitetiedostona). Varmuuskopio tiedosto on varmuuskopio, toinen kopio QuickBooks tiedoston luot (yleensä) niin sinulla on kopio QuickBooks tiedoston jos jotain pahaa tapahtuu alkuperäisen QuickBooks tiedoston.

Valitse Accountant's Copy ja napsauta sitten Seuraava jatkaaksesi.

Määritä jakopäivämäärä.

Kun asiakas napsauttaa Seuraava-painiketta jatkaakseen kirjanpitäjän kopion luomista, QuickBooks kysyy häneltä jakopäivämäärää. Ennen tätä päivämäärää tapahtuvia tapahtumia voi muokata vain kirjanpitäjän kopiossa. Tapahtumille, jotka tämän jälkeen tietoja voidaan muokata sisällä sekä tilintarkastajan kopio ja asiakkaan kopio.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi.

Näkyviin tulee toinen viesti, joka kertoo asiakkaalle, että QuickBooksin on suljettava kaikki ikkunat kirjanpitäjän kopion luomiseksi. QuickBooks voi myös pyytää asiakasta asettamaan levyn.

Napsauta OK ja aseta levy (tarvittaessa).

QuickBooks näyttää Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkunan.

Nimeä kirjanpitäjän kopio.

Käytä Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkunan Tiedostonimi-ruutua nimetäksesi kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta. Asiakas voi tarvittaessa myös käyttää Save In -pudotusvalikkoa määrittääkseen, minne kirjanpitäjän kopio QuickBooks-datatiedostosta tulee tallentaa.

Asiakkaan tulee muistaa, mihin kirjanpitäjän kopio tiedostosta tallennetaan. Tämä tiedosto annetaan kirjanpitäjälle sähköpostitse, etanapostina tai levylle tallennettuna, jotta kirjanpitäjä voi käyttää sitä.

Luo tiedosto.

Kun asiakas nimeää kirjanpitäjän kopion tiedostosta ja tarvittaessa ilmoittaa, minne kirjanpitäjän kopio tulee tallentaa, asiakas klikkaa Tallenna. QuickBooks tallentaa sitten kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta.

Asiakas välittää tämän datatiedoston kirjanpitäjälle . Toisin sanoen asiakkaan on lähetettävä tiedosto postitse tai sähköpostitse.

Sähköpostipalveluntarjoajasi voi rajoittaa sähköpostilla lähetettävien liitteiden kokoa (mukaan lukien QuickBooks-tiedostot). Jos koko asia häiritsee sinua, voit ladata QuickBooks-tiedoston Intuit-verkkosivustolle valitsemalla Tiedosto → Tilinpitäjän kopio → Asiakastoiminnot → Lähetä kirjanpitäjälle. Intuit lähettää sitten kirjanpitäjällesi viestin, jossa on napsautettava linkki, jonka avulla hän voi napata tiedoston.

Kirjanpitäjäkopioissa käytetään kolmea tiedostotyyppiä. Tilinpitäjän siirtotiedosto (.qbx-tiedostotunnisteella) on se, jonka asiakas luo ja antaa kirjanpitäjälle. Tilinpitäjä työskentelee varsinaisen kirjanpitäjän kopiolla (.qba-tiedostotunnisteella), kun hän avaa kirjanpitäjän siirtotiedoston. Ja lopuksi, siellä on Accountant Export -tiedosto (tiedostotunniste .qby).