Laskutettavan aikamerkintöjen luominen QuickBooks Onlinessa

Työntekijäsi voivat työskennellä suoraan puolestasi yrityksesi toiminnan edellyttämissä toiminnoissa (kuten asiakaslaskujen laatiminen tai kirjanpitotietojen syöttäminen QuickBooks Onlineen), ja he voivat myös suorittaa suoraan asiakkaisiisi liittyviä töitä. Jälkimmäisessä tapauksessa saatat haluta seurata aikaa, jonka työntekijät käyttävät asiakkaisiin liittyviin projekteihin, ja sitten laskuttaa asiakkaitasi työntekijöiden ajasta.

Ajan seurantaan voit käyttää joko Aikatoiminta-ikkunaa tai Viikoittainen aikaraportti-ikkunaa. Riippumatta käyttämästäsi ikkunasta, QBO seuraa syötettyä aikaa ja kun teet laskun asiakkaalle, jolle aika on kirjattu, QBO kehottaa sinua lisäämään ajan laskuun.

Opit syöttämään aikaa sekä Aikatoiminta-ikkunassa että Viikoittainen tuntilomakkeen ikkunassa, ja näet, kuinka QBO kehottaa sinua sisällyttämään laskutettavan ajan asiakkaan laskuun. Huomaa, että aikamerkintää, jonka voit laskuttaa takaisin asiakkaalle, kutsutaan taitavasti laskutettavaksi ajaksi.

Kertaluonteisen toiminnan syöttäminen

Avaa Time Activity -ikkuna käyttämällä Luo plus (+) -merkkivalikkoa QBO:n yläosassa. Toimi seuraavasti:

Napsauta Luo plusmerkki (+) -painiketta avataksesi Luo-valikon.

Napsauta Työntekijät-sarakkeessa Kertaluonteista toimintaa.

QBO näyttää Time Activity -ikkunan.

Valitse Nimi-luettelosta työn suorittanut työntekijä tai toimittaja.

Syötä päivämäärä, jolloin työ tehtiin.

Valitse Asiakasluettelosta asiakas, jolle työ suoritettiin.

Valitse palveluluettelosta suoritettu palvelu.

Laita valintaruutu Laskutettava-ruutuun, joka muuttuu Laskutettava-ruuduksi ja anna tuntihinta.

Jos suoritettu työ on verollista, laita sekki Verotettava-ruutuun.

Kirjoita Aika-ruutuun tähän toimintaan käytetty aika.

Voit syöttää alkamis- ja lopetusajat, mukaan lukien kaikki taukoajat, valitsemalla Anna alkamis- ja lopetusajat -ruudun. QBO laskee käytetyn ajan ja näyttää sen Kuvaus-ruudun alla.

Anna työn kuvaus, joka näkyy oletuksena laskussa.

Voit muuttaa kuvausta lisättyäsi aikamerkinnän laskuun.

Napsauta Tallenna tallentaaksesi merkinnän tai Tallenna ja uusi syöttääksesi toisen aikatoiminnon.

Jos napsautat Tallenna ja uusi -kohdan vieressä olevaa nuolta, voit valita Tallenna ja sulje.

Aikatoiminta-ikkuna.

Työaikalomakkeen käyttö ajan kirjaamiseen

Jos haluat syöttää ajan mieluummin ruudukkomuodossa, jossa näkyvät viikon päivät ja päivämäärät, Viikkoaikataulukko on sinua varten. Voit syöttää ajan tämän ikkunan avulla seuraavasti:

Napsauta Luo-painiketta – plusmerkkiä (+) avataksesi Luo-valikon.

Napsauta Työntekijät-sarakkeessa Weekly Timesheet.

Valitse sen henkilön nimi, jonka aikaa tallennat.

Valitse viikko, jolle haluat tallentaa ajan.

Valitse Tiedot-osiosta asiakkaan nimi, palvelukohde ja anna tarvittaessa kuvaus.

Jos haluat laskuttaa ajan takaisin asiakkaalta, valitse Laskutettava-valintaruutu ja anna hinta, jolla aika veloitetaan.

Täytä työaika sopivana päivänä.

Napsauta Tallenna, Tallenna ja Uusi tai napsauta Tallenna ja uusi -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse Tallenna ja sulje.

Viikkopäiväkirja.

Laskutettavan kulun lisääminen laskuun

Voit lisätä laskulle laskutettavat aikakirjaukset parilla tavalla. Jos esimerkiksi tarkastelet minkä tahansa asiakkaan sivua, QBO näyttää luettelon maksamattomista tapahtumista. Minkä tahansa laskutettavan ajan merkinnän Toiminto-sarakkeessa QBO näyttää Aloita lasku -painikkeen, jota napsauttamalla voit aloittaa laskun asiakkaalle ja sisällyttää laskutettavan kulun laskuun. Voit tarkastella asiakkaan sivua napsauttamalla navigointipalkissa Asiakas ja napsauttamalla sitten asiakkaan nimeä.

Mutta sinun ei tarvitse etsiä laskutettavia aikamerkintöjä. QBO kehottaa sinua lisäämään ne kaikkiin laskuihin, jotka luot asiakkaalle, jolle on olemassa laskutettavat aikakirjaukset. Aloita lasku (Luo-valikosta - plusmerkki - napsauta Lasku) ja valitse asiakas. Jos asiakkaalla on laskutettavia aikamerkintöjä, ne näkyvät näytön oikeassa reunassa olevassa ruudussa.

Napsauta Lisää-painiketta jokaisessa laskutettavassa aikamerkinnässä, jonka haluat lisätä laskuun. Tai jos haluat lisätä kaikki merkinnät, napsauta Lisää kaikki -painiketta oikeanpuoleisen ruudun yläosassa. QBO syöttää jokaisen laskutettavan ajan merkinnän tiedot laskun riville ja täyttää palvelun, kuvauksen, määrän, hinnan ja kokonaissumman. Voit muokata mitä tahansa rivin tietoja tarpeen mukaan. Täytä loput laskusta kuten mikä tahansa muu lasku ja lisää muita rivejä, jotka eivät välttämättä liity aikamerkintöihin.

Muista, että voit halutessasi lisätä välisumman aikamerkintöille.