Laskujen tallentaminen QuickBooks 2017:n laskujen syöttöikkunan kautta

Kun lasku saapuu, ensimmäinen asia on tallentaa se QuickBooks 2017:ään. Voit tallentaa laskuja Enter Bills -ikkunan tai Ostovelat -rekisterin kautta. Jos aiot seurata laskuja kulujen ja nimikkeiden mukaan, sinun on käytettävä Anna laskut -ikkunaa.

Voit tallentaa laskun Enter Bills -ikkunan kautta seuraavasti:

Valitse Toimittajat → Anna laskut. Vaihtoehtoisesti napsauta Anna laskut -kuvaketta kotisivun Toimittajat-alueella. Huomaat epäilemättä, että tämän ikkunan yläosa näyttää paljon sekiltä, ​​ja tämä johtuu siitä, että suuri osa tänne lisäämistäsi tiedoista päätyy sekkiin, jonka kirjoitat maksaaksesi laskusi. (Jos näet lomakkeen yläosassa sanan Luotto laskun sijaan , valitse vasemmasta yläkulmasta Lasku-vaihtoehto-painike. Voit myös käyttää tätä näyttöä syöttääksesi toimittajien hyvityslaskuja.)

Valitse maksamasi toimittajan nimi. Jos haluat maksaa tämän laskun toimittajalle, joka on jo toimittajaluettelossa, napsauta toimittajarivin lopussa olevaa alanuolta ja valitse toimittaja. (Sitten QuickBooks täyttää automaattisesti Laskujen syöttö -ikkunan niin paljon tiedoilla kuin se muistaa.) Jos tämä toimittaja on uusi, QuickBooks pyytää sinua lisäämään tai määrittämään nopeasti joitain tietoja toimittajasta: osoite, luottoraja, maksuehdot ja pian. Annat nämä tiedot Uusi toimittaja -ikkunassa.
Jos sinulla on yksi tai useampi täyttämätön ostotilaus valitsemaltasi toimittajalta, QuickBooks kysyy, haluatko saada ostotilausta vastaan. Napsauta Kyllä, jos et, tai Ei, jos et. Jos päätät vastaanottaa ostotilausta vastaan, QuickBooks näyttää Open Purchase Orders -valintaikkunan. Siinä luetellaan tallentamasi avoimet ostotilaukset.
Kun valitset yhden tai useampia ostotilauksia vastaan, QuickBooks täyttää näiden tilausten tuotteet ja summat puolestasi, joita voit muokata tarpeen mukaan. Kun olet lopettanut Avaa ostotilaukset -valintaikkunan, napsauta OK päästäksesi takaisin Anna laskut -ikkunaan.

Voit luoda ostotilauksen, joka on tietue toimittajilta tilaamistasi tuotteista, valitsemalla Toimittajat → Luo ostotilaukset. Kun QuickBooks näyttää Luo ostotilaukset -ikkunan, kuvaile tilauksesi. Tulostat ja muokkaat ostotilauksia muuten samalla tavalla kuin tulostat laskut ja hyvityslaskut.

Valitse maksuehdot, jotka kuvaavat laskun erääntymisajankohtaa. Avaa Ehdot-rivillä avattava luettelo ja valitse maksuehdot (jos tiedot eivät ole jo olemassa toimittajaa määritettäessä).

(Valinnainen) Syötä toimittajan viitenumero. Jos annat laskulle toimittajan viitenumeron – tämä on luultavasti vain laskun numero tai tilinumerosi – viitenumero tulostuu sekkiin, joka on osa painettua shekkiä.

(Valinnainen) Kirjoita laskua kuvaava muistio. Voit kirjoittaa huomautuksen Muistio-tekstiruutuun. Syöttämäsi huomautus tulee näkyviin A/P-rekisteriin.

Siirrä kursori alas Kulut-välilehden Tili-sarakkeeseen ja kirjoita kulutilin nimi. On mahdollista, että haluat kirjoittaa sellaisen kulutilin nimen, joka on jo tilikartassa. Jos näin on, napsauta alanuolta nähdäksesi luettelon kaikista tileistäsi. Sinun on luultavasti vieritettävä luetteloa alaspäin päästäksesi kulutileille. (Nopea tapa siirtyä luettelossa alaspäin on aloittaa tilin nimen kirjoittaminen; siirryt luettelossa suoraan alas.) Napsauta tiliä, jota tämä lasku edustaa. (Todennäköisimmin se on Tarvikkeet tai jotain vastaavaa.)
Jos sinun on luotava uusi kulutililuokka tälle laskulle, valitse luettelon yläosasta Lisää uusi. Näet Uusi tili -valintaikkunan. Täytä tiedot ja napsauta OK.
Entä jos tämän laskun takia maksamasi rahat voidaan jakaa kahdelle, kolmelle tai neljälle kulutilille? Napsauta vain syöttämäsi tilin alta. Näkyviin tulee alanuoli. Napsauta sitä syöttääksesi toisen kulutilin, toisen ja tarvittaessa toisen.

Siirry Summa-sarakkeeseen tarvittaessa ja muuta numeroita. Jos jaat tämän laskun useiden tilien kesken, varmista, että Summa-sarakkeen luvut lisäävät laskun loppusummaan.

(Valinnainen) Kirjoita selittäviä tai viisaita sanoja Muistio-sarakkeeseen.

(Valinnainen) Määritä kulut Asiakkaalle: Työ.Jos aiot saada korvauksen näistä kuluista tai jos haluat vain seurata kulujasi työn mukaan, syötä asiakas, joka maksaa sinulle korvauksen. Syötä tarvittaessa summa jokaiselle tilille. Voit etsiä asiakkaita alanuolta ja klikata niitä.

(Valinnainen) Määritä kulu luokkaan. Voit myös seurata kuluja luokittain tekemällä merkinnät Luokka-sarakkeeseen. Huomaa tavallinen alanuoli ja napsauta sitä nähdäksesi luettelon luokista. (Et näe Luokka-saraketta, ellet ole kertonut QuickBooksille, että haluat käyttää luokkia.)
Jos haluat, että QuickBooks seuraa kuluja luokittain, voit määrittää sen niin. Aseta QuickBooks seuraamaan kuluja valitsemalla Muokkaa → Asetukset. Kun QuickBooks näyttää Asetukset-valintaikkunan, napsauta Kirjanpito-kuvaketta, napsauta Yritysasetukset-välilehteä ja valitse sitten Käytä luokan seurantaa -valintaruutu.
Jos haluat, napsauta Laske uudelleen -painiketta laskeaksesi kulut yhteen.

Käytä Tuotteet-välilehteä tallentaaksesi eri erät, joita lasku edustaa. Napsauta Tuotteet-välilehteä. Syötä ostamasi tuotteet ja niistä maksamasi hinnat.

Jos huomaat laskun osittaisen täydennyksen jälkeen, että lasku todellakin maksaa ostotilauksen, napsauta Valitse ostotilaus -painiketta, joka näkyy Syötä laskut -ikkunan päänauhassa.

Valitse avattavasta Toimittaja-luettelosta sinulle laskun lähettäneen toimittajan nimi. Napsauta avoimien ostotilausten luettelossa vasemmalla olevaa saraketta ja laita valintamerkki sen ostotilauksen (tai tilausten) viereen, josta maksat. Tarpeeksi helppoa? Napsauta OK, kun olet valmis; QuickBooks täyttää Kohteet-välilehden automaattisesti puolestasi.

Siirry Nimike-sarakkeeseen ja anna nimikkeelle nimi. Huomaa tässä sarakkeessa oleva alanuoli. Napsauta sitä nähdäksesi tuoteluettelon. Näkyykö tuote, josta maksat, tässä luettelossa? Jos on, napsauta kyseistä kohdetta. Jos ei, valitse luettelon yläosasta Lisää uusi ja täytä Uusi kohde -ikkuna.

Täytä loput kohterivit Kohteet-välilehdellä. Voit syöttää kaikki ostamasi tuotteet tähän. Varmista, että Tuotteet-välilehti näyttää tarkasti ostamasi tuotteet, niiden kustannukset ja määrät. Jos haluat, napsauta Laske uudelleen -painiketta, jolloin kohteet lasketaan yhteen.

Tallenna lasku. Napsauta Tallenna ja uusi tallentaaksesi laskun tietueen ja syötä sitten toinen lasku. Tai napsauta Tallenna ja sulje tallentaaksesi laskusi, mutta et syötä toista laskua.

Aivan kuten asiakkaisiin liittyvissä ikkunoissa (kuten Luo laskuja -ikkuna), QuickBooks näyttää historialliset tiedot toimittajasta oikeassa sivupalkissa. Voit vaihtaa toimittajan ja tapahtuman välillä, luoda pikaraportteja ja linkittää nopeasti aikaisempiin tai maksamattomiin laskuihin, laskuihin ja muihin huomautuksiin asiakkaasta, jonka kanssa harjoitat liiketoimintaa.