Laskujen tallentaminen QuickBooks 2003 -sovelluksella

Kun lasku tulee, se tulee kirjata ensimmäisenä. Voit tallentaa laskuja Kirjoita laskut -ikkunan tai Ostovelat -rekisterin kautta. Jos aiot seurata laskuja kulujen ja nimikkeiden mukaan, sinun on käytettävä Anna laskut -ikkunaa.

Voit tallentaa laskun Kirjoita laskut -valintaikkunan kautta seuraavasti:

1. Valitse Toimittajat –> Syötä laskut.

Tai vaihtoehtoisesti valitse Toimittajat Navigaattorit-luettelosta ja napsauta sitten Anna laskut -kuvaketta. Huomaat epäilemättä, että tämän ikkunan yläosa näyttää paljon sekiltä – tämä johtuu siitä, että suuri osa tänne lisäämistäsi tiedoista päätyy sekkiin, jonka kirjoitat maksaaksesi laskusi. (Jos näet lomakkeen yläosassa sanan Luotto laskun sijaan, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Laskutusvaihtoehto-painiketta. Voit myös käyttää tätä näyttöä syöttääksesi luottoa toimittajilta.)

2. Valitse maksamasi toimittajan nimi.

Jos haluat maksaa tämän laskun toimittajalle, joka on jo Toimittajaluettelossa, napsauta toimittajarivin lopussa olevaa alanuolta ja valitse toimittaja. (QuickBooks täyttää sitten automaattisesti Syötä laskut -ikkunan niin paljon tiedoilla kuin se muistaa.) Mutta jos tämä toimittaja on uusi, QuickBooks pyytää sinua lisäämään tai määrittämään nopeasti joitain tietoja toimittajasta - osoite, luottoraja, maksuehdot, ja niin edelleen. Annat nämä tiedot Uusi toimittaja -ikkunassa.

Jos sinulla on yksi tai useampi täyttämätön ostotilaus valitsemaltasi toimittajalta, QuickBooks kysyy, haluatko saada ostotilausta vastaan. Napsauta Kyllä, jos et, tai Ei, jos et. Jos päätät vastaanottaa ostotilausta vastaan, QuickBooks näyttää Open Purchase Orders -valintaikkunan. Se vain luettelee tallentamasi avoimet ostotilaukset. Kun valitset yhden tai useampia ostotilauksia vastaan, QuickBooks täyttää näiden tilausten tuotteet ja summat puolestasi, joita voit muokata tarpeen mukaan.

Jos haluat luoda ostotilauksen, joka on vain tietue toimittajilta tilaamistasi tuotteista, valitse Toimittajat –> Luo ostotilaukset. Kun QuickBooks näyttää Luo ostotilaukset -ikkunan, kuvaile tilauksesi. Tulostat ja muokkaat ostotilauksia samalla tavalla kuin tulostat laskut ja hyvityslaskut.

3. Valitse maksuehdot, jotka kuvaavat laskun erääntymisajankohtaa.

Avaa Ehdot-rivillä avattava luettelo ja valitse maksuehdot (jos tiedot eivät ole jo olemassa toimittajaa määritettäessä).

4. (Valinnainen) Kirjoita laskua kuvaava muistio.

Voit kirjoittaa muistiinpanon Muistio-ruutuun. Syöttämäsi huomautus tulee näkyviin A/P-rekisteriin.

5. Siirrä kursori alas Kulut-välilehden Tili-sarakkeeseen ja anna kulutilin nimi.

On mahdollista, että haluat kirjoittaa sellaisen kulutilin nimen, joka on jo tilikartassa. Jos näin on, napsauta alanuolta nähdäksesi luettelon kaikista tileistäsi. Sinun on luultavasti vieritettävä luetteloa alaspäin päästäksesi kulutileille (nopea tapa siirtyä luettelossa alaspäin on aloittaa tilin nimen kirjoittaminen - siirryt luettelossa suoraan alaspäin). Napsauta tiliä, jota tämä lasku edustaa (todennäköisimmin se on Tarvikkeet tai jotain vastaavaa).

Jos sinun on luotava uusi kulutililuokka tälle laskulle, valitse luettelon yläosasta. Näet Uusi tili -valintaikkunan. Täytä tiedot ja napsauta OK.

Entä jos tämän laskun takia maksamasi rahat voidaan jakaa kahdelle, kolmelle tai neljälle kulutilille? Napsauta vain syöttämäsi tilin alta. Näkyviin tulee alanuoli. Napsauta sitä syöttääksesi toisen kulutilin, toisen ja toisen, jos haluat.

6. Siirry tarvittaessa Sarkaimella Summa-sarakkeeseen ja muuta numeroita.

Jos jaat tämän laskun useiden tilien kesken, varmista, että Summa-sarakkeen luvut laskevat yhteen laskun loppusumman.

7. (Valinnainen) Kirjoita selittäviä tai viisaita sanoja Muistio-sarakkeeseen.

8. (Valinnainen) Määritä kulut Customer:Jobille.

Jos aiot saada korvauksen näistä kuluista tai jos haluat vain seurata kulujasi työn mukaan, syötä asiakas, joka aikoo korvata sinulle. Syötä tarvittaessa summa jokaiselle tilille. Voit etsiä asiakkaita alanuolta ja klikata niitä.

9. (Valinnainen) Määritä kulu luokkaan.

Voit myös seurata kuluja luokittain tekemällä merkinnät Luokka-sarakkeeseen. Huomaa tavallinen alanuoli ja napsauta sitä nähdäksesi luettelon luokista. (Et näe Class-saraketta, ellet ole kertonut QuickBooksille, että haluat käyttää luokkia.)

Jos haluat, että QuickBooks seuraa kuluja luokittain, voit määrittää sen niin. Aseta QuickBooks seuraamaan kuluja valitsemalla Muokkaa -> Asetukset. Kun QuickBooks näyttää Asetukset-valintaikkunan, napsauta Kirjanpito-kuvaketta, napsauta Yritysasetukset-välilehteä ja merkitse Käytä luokan seurantaa -valintaruutu.

Jos haluat, napsauta Laske uudelleen -painiketta laskeaksesi kulut yhteen.

10. Käytä Kohteet-välilehteä kirjataksesi eri erät, joita lasku edustaa.

Napsauta Kohteet-välilehteä. Syötä ostamasi tuotteet ja niistä maksamasi hinnat.

Jos huomaat laskun osittaisen täydennyksen jälkeen, että lasku todellakin maksaa ostotilauksen, napsauta Syötä lasku -ikkunan Tuotteet-välilehdellä näkyvää Valitse tilaus -painiketta.

Napsauta avattavasta Toimittaja-luettelosta sinulle laskun lähettäneen toimittajan nimeä. Napsauta avoimien ostotilausten luettelossa vasemmalla olevaa saraketta ja laita valintamerkki sen ostotilauksen (tai tilausten) viereen, josta maksat. Tarpeeksi helppoa? Napsauta OK, kun olet valmis, ja QuickBooks täyttää Kohteet-välilehden automaattisesti puolestasi.

11. Siirry Nimike-sarakkeeseen ja anna nimikkeelle nimi.

Huomaa tämän sarakkeen alanuoli. Napsauta sitä nähdäksesi tuoteluettelon. Näkyykö tuote, josta maksat, tässä luettelossa? Jos on, napsauta kyseistä kohdetta. Jos ei, valitse luettelon yläosasta ja täytä Uusi kohde -ikkuna.

12. Täytä loput Kohteet-välilehden rivit.

Voit syöttää kaikki ostamasi tuotteet tähän. Varmista, että Tuotteet-välilehti näyttää tarkasti ostamasi tuotteet, niiden kustannukset ja määrät. Jos haluat, napsauta Laske uudelleen -painiketta, jolloin kohteet lasketaan yhteen.

13. Tallenna lasku.

Napsauta Tallenna ja uusi tallentaaksesi laskun tietueen ja syötä sitten toinen lasku. Tai napsauta Tallenna ja sulje tallentaaksesi laskusi, mutta et maksa toista laskua.