Laskujen kirjaaminen QuickBooks 2015:n avulla ostovelkakirjalla

Kun lasku saapuu, ensimmäinen asia on tallentaa se QuickBooks 2015:een. Voit tallentaa laskuja Enter Bills -ikkunan tai Ostovelat -rekisterin kautta. Jos aiot seurata laskuja kulujen ja nimikkeiden mukaan, sinun on käytettävä Anna laskut -ikkunaa.

Voit tallentaa laskun Enter Bills -ikkunan kautta seuraavasti:

Valitse Toimittajat → Syötä laskut.

Vaihtoehtoisesti napsauta Aloita laskut -kuvaketta Kotisivun Toimittajat-alueella. Epäilemättä huomaat, että tämän ikkunan yläosa näyttää paljon sekiltä, ​​ja tämä johtuu siitä, että suuri osa tänne lisäämistäsi tiedoista päätyy sekkiin, jonka kirjoitat maksaaksesi laskusi.

Valitse maksamasi toimittajan nimi.

Jos haluat maksaa tämän laskun toimittajalle, joka on jo Toimittajaluettelossa, napsauta alanuolta Toimittajarivin lopussa ja valitse toimittaja. Jos tämä toimittaja on uusi, QuickBooks pyytää sinua lisäämään tai määrittämään nopeasti joitain tietoja toimittajasta: osoite, luottoraja, maksuehdot ja niin edelleen.

Jos sinulla on yksi tai useampi täyttämätön ostotilaus valitsemaltasi toimittajalta, QuickBooks kysyy, haluatko saada ostotilausta vastaan. Jos päätät vastaanottaa ostotilausta vastaan, QuickBooks näyttää Open Purchase Orders -valintaikkunan. Siinä luetellaan tallentamasi avoimet ostotilaukset.

Luodaksesi ostotilauksen, joka on tietue toimittajilta tilaamistasi tuotteista, valitse Toimittajat→ Luo ostotilaukset. Kun QuickBooks näyttää Luo ostotilaukset -ikkunan, kuvaile tilauksesi. Tulostat ja muokkaat ostotilauksia muuten samalla tavalla kuin tulostat laskut ja hyvityslaskut.

Valitse maksuehdot, jotka kuvaavat laskun erääntymisajankohtaa.

Avaa Ehdot-rivillä avattava luettelo ja valitse maksuehdot.

(Valinnainen) Anna toimittajan viitenumero.

Jos syötät laskulle myyjän viitenumeron – tämä on luultavasti vain laskun numero tai tilinumerosi – viitenumero tulostuu sekkiin, joka on osa painettua shekkiä.

(Valinnainen) Kirjoita laskua kuvaava muistio.

Voit kirjoittaa huomautuksen Muistio-tekstiruutuun. Syöttämäsi huomautus tulee näkyviin A/P-rekisteriin.

Siirrä kursori alas Kulut-välilehden Tili-sarakkeeseen ja anna kulutilin nimi.

On mahdollista, että haluat kirjoittaa sellaisen kulutilin nimen, joka on jo tilikartassa. Jos näin on, napsauta alanuolta nähdäksesi luettelon kaikista tileistäsi. Sinun on luultavasti vieritettävä luetteloa alaspäin päästäksesi kulutileille. Napsauta tiliä, jota tämä lasku edustaa.

Jos sinun on luotava tälle laskulle uusi kulutililuokka, valitse luettelon yläreunasta Lisää uusi. Näet Uusi tili -valintaikkunan. Täytä tiedot ja napsauta OK.

Entä jos tämän laskun takia maksamasi rahat voidaan jakaa kahdelle, kolmelle tai neljälle kulutilille? Napsauta vain syöttämäsi tilin alta. Näkyviin tulee alanuoli. Napsauta sitä syöttääksesi toisen kulutilin, toisen ja tarvittaessa toisen.

Siirry tarvittaessa Summa-sarakkeeseen sarkaimella ja muuta numeroita.

Jos jaat tämän laskun useiden tilien kesken, varmista, että Summa-sarakkeen luvut lisäävät laskun loppusummaan.

(Valinnainen) Kirjoita selittäviä tai viisaita sanoja Muistio-sarakkeeseen.

(Valinnainen) Määritä kulu asiakkaalle: Työ.

Jos aiot saada korvauksen näistä kuluista tai jos haluat vain seurata kulujasi työn mukaan, syötä asiakas, joka aikoo korvata sinulle. Syötä tarvittaessa summa jokaiselle tilille. Voit etsiä asiakkaita alanuolta ja klikata niitä.

(Valinnainen) Määritä kulu luokkaan.

Voit myös seurata kuluja luokittain tekemällä merkinnät Luokka-sarakkeeseen. Huomaa tavallinen alanuoli ja napsauta sitä nähdäksesi luettelon luokista.

Jos haluat, että QuickBooks seuraa kuluja luokittain, voit määrittää sen niin. Aseta QuickBooks seuraamaan kuluja valitsemalla Muokkaa → Asetukset. Kun QuickBooks näyttää Asetukset-valintaikkunan, napsauta Kirjanpito-kuvaketta, napsauta Yritysasetukset-välilehteä ja valitse sitten Käytä luokan seurantaa -valintaruutu.

Jos haluat, napsauta Laske uudelleen -painiketta laskeaksesi kulut yhteen.

Käytä Kohteet-välilehteä tallentaaksesi laskun edustamat erät.

Napsauta Kohteet-välilehteä. Syötä ostamasi tuotteet ja niistä maksamasi hinnat.

Valitse avattavasta Toimittaja-luettelosta sinulle laskun lähettäneen toimittajan nimi. Napsauta avoimien ostotilausten luettelossa vasemmalla olevaa saraketta ja laita valintamerkki sen ostotilauksen viereen, josta olet maksamassa. Tarpeeksi helppoa? Napsauta OK, kun olet valmis.

Siirry Nimike-sarakkeeseen ja anna nimikkeelle nimi.

Huomaa tämän sarakkeen alanuoli. Napsauta sitä nähdäksesi tuoteluettelon. Näkyykö tuote, josta maksat, tässä luettelossa? Jos on, napsauta kyseistä kohdetta. Jos ei, valitse luettelon yläosasta Lisää uusi ja täytä Uusi kohde -ikkuna.

Täytä loput kohterivit Kohteet-välilehdellä.

Voit syöttää kaikki ostamasi tuotteet tähän. Varmista, että Tuotteet-välilehti näyttää tarkasti ostamasi tuotteet, niiden kustannukset ja määrät. Jos haluat, napsauta Laske uudelleen -painiketta, jolloin kohteet lasketaan yhteen.

Säästä lasku.

Napsauta Tallenna ja uusi tallentaaksesi laskun tietueen ja syötä sitten toinen lasku. Tai napsauta Tallenna ja sulje tallentaaksesi laskusi, mutta et syötä toista laskua.