Kuinka ylläpitää hyvää kirjanpidon valvontaa QuickBooksilla

QuickBooks mahdollistaa useiden käyttäjien. Monien yritysten on kasvattuaan tiettyyn kokoon tuettava useita käyttäjiä, jotta he pääsevät käsiksi kirjanpitotietoihin ja joissakin tapauksissa voivat luoda kirjanpitotapahtumia. Valitettavasti useat kirjanpitojärjestelmän käyttäjät aiheuttavat riskin yrityksen omistajalle.

Päästämällä kirjanpitojärjestelmään käyttäjät voivat joko vahingossa lisätä virheitä kirjanpitojärjestelmään tai valitettavasti tahallisesti huijata yritystä. Näistä syistä tässä on luettelo QuickBooks-hallintatekniikoista, joita yrityksen omistaja tai yritysjohtaja voi käyttää minimoidakseen tahattomat virheet ja minimoidakseen varkauden mahdollisuuden.

• Vertaa fyysisiä varastomääriä säännöllisesti varastokirjanpitoon. Varastot kutistuvat, valitettavasti. Ihmiset – joskus työntekijät, mutta usein näennäiset asiakkaat, kuten myymälävarkaudet – varastavat tavaraa. Siksi yksi asia, joka sinun on tehtävä sekä varastohäviöiden minimoimiseksi että tarkan kirjanpidon ylläpitämiseksi, on säännöllisesti verrata varastosi fyysisiä lukuja siihen, mitä kirjanpitotietosi osoittavat.

  Tämä lähestymistapa arvokkaimpien ja helpoimmin varastettavien tavaroiden usein laskemiseen saavuttaa kaksi asiaa:

  • Varastojen kutistuminen havaitaan nopeasti.

  • Yrityksen omistaja voi minimoida varaston kutistumisen tunnistamalla tavaroiden tyypin, joka varastetaan useimmiten tai jopa milloin varasto varastetaan useimmiten.

• Täsmäyttää pankkitilit. Yksi asia, joka yritysten omistajien tulisi tehdä, on täsmäyttää omat pankkitilinsä. Usein kirjanpitohenkilöstön varkaudet tapahtuvat, kun työntekijät keksivät kirjoittaa yrityksen pankkitilille shekkejä, joita omistaja ei näe. Yksi varma tapa löytää kuvitteellinen ja vilpillinen tapahtuma on pyytää omistajaa täsmäyttämään tiliote.

  Jos omistaja täsmäyttää tiliotteen, hän voi verrata tilin pankin kirjanpitoa yrityksen QuickBooks-kirjanpitoon. Kaikki ilmeiset erot voidaan korjata, mikä tarkoittaa, että QuickBooksin kirjanpitotiedot ovat tarkempia. Lisäksi kaikki hilseilevät, epäilyttävät liiketoimet tulevat ilmeisiksi, kun yrityksen omistaja tarkastelee tarkasti shekkejä.

• Ero kirjanpito fyysisestä huollosta mahdollisuuksien mukaan. Pienessä yrityksessä on vaikeaa aina erottaa jonkin toiminnan kirjanpito fyysisestä huoltajuudesta tai fyysisestä vastuusta. On esimerkiksi vaikeaa erottaa varastokirjanpito fyysisestä säilytyksestä tai pääsystä kyseiseen varastoon.

• Kouluta työntekijät QuickBookien käyttöön. Sinun tulisi kouluttaa työntekijät käyttämään QuickBooksia, jos sinulla on minkä kokoinen yritys tahansa, kahdesta syystä:

  • Joku, joka osaa käyttää QuickBooksia, tekee vähemmän todennäköisesti tahattomia virheitä.

  • Sotkuiset kirjanpitotiedot naamioivat työntekijöiden varkauksia.

• Sulje QuickBooks-tiedosto. Jos suoritat Laskentaperiaatteet -kurssin, huomaat, että sulkeminen tarkoittaa sarjaa kirjanpitotoimenpiteitä, joita joku suorittaa nollatakseen tuotto- ja kulutilit, jotta uudesta vuodesta alkaen tulot ja kulut voidaan laskea helposti. QuickBooksissa sulkeminen tarkoittaa jotain muuta.

  Mutta haluat silti sulkea QuickBooks-tiedoston säilyttääksesi tietojesi eheyden. Toimi näin: Valitse Muokkaa→Asetukset-komento, valitse Kirjanpito, valitse Yritysasetukset-välilehti ja napsauta sitten Sulkemispäivämäärä Aseta päivämäärä/salasana -painiketta. Kun QuickBooks pyytää sinua, määritä sulkemispäivä ja salasana.

  Kun olet antanut nämä tiedot, QuickBooks kieltää tai rajoittaa käyttäjiä muuttamasta tai syöttämästä tapahtumia, jotka on päivätty ennen sulkemispäivää. (Vain ihmiset, joilla on salasana, voivat tehdä muutoksia tai syöttää tapahtumia, joiden päivämäärät ovat päättymispäivää aikaisemmat.)

• Hallitse QuickBooks-kirjanpitojärjestelmääsi. Monien yrittäjien mielestä kirjanpitojärjestelmä ei ole muuta kuin työkalu laskujen, palkkasekkien ja vuosittaiseen veroilmoitukseen vaadittavien tietojen laatimiseen. Valitettavasti etäinen suhde kirjanpitojärjestelmään tarkoittaa, että yritysten omistajat eivät useinkaan koe suurta tarvetta hallita aktiivisesti kirjanpitojärjestelmän tapahtumia.

  Kirjanpitojärjestelmän tulisi olla työkalu, jolla voit hallita liiketoimintaasi paremmin. Ja se voi olla sitä. Mutta jos se on työkalu yrityksesi parempaan hallintaan, sinun on hallittava järjestelmää.

  Voit melko helposti varmistaa, että ihmiset tekevät sellaisia ​​​​asioita, joita heidän pitäisi tehdä, luomalla joitain yksinkertaisia ​​tarkistuslistoja.

Esimerkki kuukausittaisesta kirjanpidon tehtävälistasta

Esimerkki vuosittaisen kirjanpidon tehtäväluettelosta