Kuinka ylläpitää hyvää kirjanpidon valvontaa QuickBooks 2011:n avulla

Monien yritysten on kasvaessaan tiettyyn kokoon tuettava useita QuickBooks-käyttäjiä, joilla on pääsy kirjanpitotietoihin ja joissakin tapauksissa mahdollisuus luoda kirjanpitotapahtumia. Valitettavasti useiden kirjanpitojärjestelmän käyttäjien käyttö aiheuttaa riskin yrityksen omistajalle.

Käyttämällä QuickBooksia käyttäjät voivat joko vahingossa lisätä virheitä kirjanpitojärjestelmään tai valitettavasti tahallisesti huijata yritystä. Tässä on luettelo QuickBooks-hallintatekniikoista, joita yrityksen omistaja tai yritysjohtaja voi käyttää tahattomien virheiden ja varkausmahdollisuuksien minimoimiseen:

• Vertaa fyysisiä varastomääriä säännöllisesti varastokirjanpitoon. Tällä lähestymistavalla saavutetaan kaksi asiaa:

  • Varastojen kutistuminen havaitaan nopeasti.

  • Yrityksen omistaja voi minimoida varaston kutistumisen tunnistamalla tavaroiden tyypin, joka varastetaan useimmiten tai jopa milloin varasto varastetaan useimmiten.

• Täsmäyttää pankkitilit. Yksi asia, joka yritysten omistajien tulisi tehdä, on täsmäyttää omat pankkitilinsä. Usein kirjanpitohenkilöstön varkaudet tapahtuvat, kun työntekijät keksivät kirjoittaa yrityksen pankkitilille shekkejä, joita omistaja ei näe. Jos omistaja täsmäyttää tiliotteen, hän voi verrata tilin pankin kirjanpitoa yrityksen QuickBooks-kirjanpitoon.

• Ero kirjanpito fyysisestä huollosta mahdollisuuksien mukaan. Pienessä yrityksessä on vaikeaa aina erottaa jonkin toiminnan kirjanpito fyysisestä huoltajuudesta tai fyysisestä vastuusta. Missä tahansa voit erottaa fyysisen säilytyksen kirjanpidosta, sisäänrakennettu virheentarkistus tapahtuu. Kirjanpidon suorittaja tarkastaa epäsuorasti fyysisten omaisuudenhoitajien huolenpidon. Voit pyytää CPA:lta apua suunnittelemaan tapoja erottaa omaisuuden fyysinen säilytys kirjanpito- ja kirjanpitotehtävistä.

• Kouluta työntekijöitä QuickBooksin käyttöön. Sinun tulisi kouluttaa työntekijät käyttämään QuickBooksia, jos sinulla on minkä kokoinen yritys tahansa, kahdesta syystä:

  • Joku, joka osaa käyttää QuickBooksia, tekee vähemmän todennäköisesti tahattomia virheitä.

  • Sotkuiset kirjanpitotiedot naamioivat työntekijöiden varkauksia. Koulutus ei tarkoita vain tarkempaa kirjanpitoa, vaan myös sitä, että sinulla on vähemmän todennäköistä, että sinulla on ympäristö, joka suosii varkauksia tai kavalluksia.

• Hallitse QuickBooks-kirjanpitojärjestelmääsi. Kirjanpitojärjestelmän tulisi olla työkalu, jolla voit hallita liiketoimintaasi paremmin. Jotta järjestelmä toimisi, sinun on hallittava sitä. Voit melko helposti varmistaa, että ihmiset tekevät sellaisia ​​​​asioita, joita heidän pitäisi tehdä, luomalla joitain yksinkertaisia ​​tarkistuslistoja. Näiden avulla voit rakentaa oman listan asioista, jotka kirjanpitäjän tai toimistopäällikön tulee tehdä kuukausittain tai jokaisen vuoden lopussa.

Esimerkki kuukausittaisesta kirjanpidon tehtävälistasta

• Tiedot on varmuuskopioitu ja siirretty muualle

• Pankkitilit täsmäytetty

• Kaikki laskut, hyvityslaskut, tiliotteet

• Kaikki jännitystilit siivottu

• Tilinpäätös toimitettu

• Raportoidut poikkeukset (esimerkiksi erääntyneet laskut, laskut, ostotilaukset, alivarastoitavat tavarat)

Esimerkki vuosittaisen kirjanpidon tehtäväluettelosta

• Säädä kokeilun tasapainoa

• Polta CD vuoden lopun numeroilla pysyvää ennätystä varten

• Harkitse datatiedostojen puhdistamista, jos ne ovat suuria

• Sulje vuosi, kun se on todella valmis