Kuinka veloittaa asiakkaalta todellista aikaa ja kustannuksia QuickBooks 2015:ssä

Jos laskutat asiakkaalta todelliset kulut ja tunnit, sinun on seurattava kustannuksia ja aikaa, jolloin maksut syntyvät. QuickBooksissa määrität työn kustannukset syöttämällä asiakkaan ja työn tiedot Asiakas: Työ -sarakkeeseen, joka näkyy lomakeikkunassa, jota käytetään tietyn kustannus- tai aikaveloituksen kirjaamiseen.

Jos esimerkiksi käytät Syötä laskut -ikkunaa laskun kirjaamiseen tietystä työstä, käytät Asiakas: Työ -saraketta työn määrittämiseen.

Voit veloittaa asiakkaalta tallentamasi kustannukset tai ajasta seuraavasti:

Avaa Luo laskuja -ikkuna valitsemalla Asiakkaat → Luo laskuja.

Muuta nimi avattavassa Asiakas: Työ -luettelossa oikeaksi asiakkaaksi.

Tämä vaihe on helppo: Aktivoi avattava luettelo ja valitse sopiva asiakas ja työ. Jos olet määrittänyt tälle asiakkaalle aikaa tai kustannuksia, näyttöön tulee näyttö, jossa sinua pyydetään napsauttamaan Aika/kustannukset -painiketta sisällyttääksesi kulut laskuusi.

Napsauta Lisää aika/kustannukset -painiketta.

QuickBooks näyttää Valitse laskutettava aika ja kustannukset -valintaikkunan. Valintaikkunassa näkyvät jo kulut ja aikamaksut, jotka olet määrittänyt tälle asiakkaan ja työn yhdistelmälle.

Valitse laskutettava aika ja kulut, jotka haluat lisätä laskuun.

Tarkista aikakulut ja kulut, joista haluat laskuttaa. Huomaa, että Valitse laskutettava aika ja kulut -valintaikkunassa on eri välilehtiä kohteille, kuluille ja kilometrimäärälle.

(Valinnainen, vain kulut) Ilmoita merkintä.

Kulut-välilehdellä on pari ylimääräistä kenttää välilehden yläosassa, jotka osoittavat lisäyssumman tai prosenttiosuuden ja lisäystilin. Tarvittaessa täytä kenttiin tarvittavat tiedot.

(Valinnainen) Ilmoita, haluatko kulut näkyvän laskussa yhtenä eränä.

Jos et halua ilmoittaa asiakkaallesi verisiä veloitustietoja, valitse Tulosta valittu aika ja kustannukset yhtenä laskuna -valintaruutu laskun vasemmassa alakulmassa. Huomaa myös, että voit valita Verotettava-ruudun ilmoittaaksesi, ovatko valitut kulut verollisia.

Napsauta OK.

Kun olet tehnyt kaiken haluamallasi tavalla, napsauta OK. Kuin taianomaisesti – vaikka se olisikin johtunut kovasta työstäsi ja oman otsasi hiesta – lasku tulee näkyviin.

(Valinnainen) Lisää mitä tahansa muuta, jonka haluat sisällyttää laskuun.

Tämä lasku on tavallinen QuickBooks-lasku, muistatko? Voit napsauttaa Tulosta-painikkeen vieressä olevaa alanuolta ja valita avattavasta luettelosta Esikatselu varmistaaksesi, että vain ne työkustannukset, jotka haluat näkyvän, näkyvät.

Napsauta Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje.

Näin kirjaat laskun.

Kun olet tallentanut laskun, laskutetut työkustannukset poistetaan Valitse laskutettava aika ja kustannukset -ikkunasta. Olet valmis. Hengitä helpommin.

Voit myös seurata aikaa, jonka sinä tai muut työntekijät viettävät asiakkaisiin tai asiakkaisiin. Voit ottaa aikaseurannan käyttöön valitsemalla Muokkaa → Asetukset, vieritä alaspäin ja napsauttamalla Time & Expenses -kuvaketta ja valitsemalla sitten Seuraako aikaa -valintapainiketta Yritysasetukset-välilehdellä.

Kun olet tehnyt tämän, voit seurata asiakkaaseen tai asiakkaaseen käyttämääsi aikaa valitsemalla Asiakkaat → Anna aika → Käytä viikoittaista tuntiraporttia tai Asiakkaat → Anna aika → Aika/Syötä yksittäinen toiminta. Kumpikin komento näyttää helposti ymmärrettävän ikkunan, jonka avulla voit tallentaa tietyn asiakkaan tai asiakkaan parissa käytetyn ajan.

Ja viimeinen tärkeä kohta: Aikaseurannan kello tikittää niin kauan kuin QuickBooks-ohjelma on käynnissä. Ohjelman ei tarvitse olla aktiivinen Windows-ohjelma jatkaakseen toimintaansa. (Joissakin vanhemmissa QuickBooksin versioissa ajastin pysähtyy, jos alat työskennellä toisella ohjelmalla, kuten tekstinkäsittelyohjelmalla tai sähköpostiohjelmalla.)