Kuinka varmuuskopioida QuickBooks-tietotiedosto

Äärimmäisen tärkeä tehtävä, joka joko sinun tai jonkun työtoverin on suoritettava, on QuickBooks-datatiedoston varmuuskopiointi. Harvat tietokoneesi kiintolevylle tallennetut kohteet ansaitsevat yhtä paljon huolenpitoa kuin QuickBooks-datatiedosto. Aivan kirjaimellisesti QuickBooks- datatiedosto kuvaa yrityksesi talousasioita.

Et todellakaan halua menettää datatiedostoa. Tietotiedoston menettäminen voi tarkoittaa, että et tiedä, kuinka paljon rahaa sinulla on, et tiedä tienaatko vai menetätkö rahaa, etkä pysty helposti tai tarkasti laatimaan vuosittaisia ​​veroilmoituksia.

Varmuuskopioinnin perusteet

Onneksi QuickBooks-datatiedoston varmuuskopiointi on melko yksinkertaista. Sinun on suoritettava vain yhdeksän vaihetta:

1. Valitse Tiedosto→Luo kopio -komento.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunan (katso seuraava kuva), jossa on kolme vaihtoehtoa: mahdollisuus tallentaa QuickBooks-tiedostosi varmuuskopio, mahdollisuus luoda kannettava yritystiedosto ja mahdollisuus luoda kirjanpitäjä kopio.

Ensimmäinen Tallenna kopio tai Varmuuskopio -valintaikkuna

2. Haluat tallentaa varmuuskopion, joten valitse Varmuuskopiointi -valintapainike; jatka sitten napsauttamalla Seuraava.

Voit luoda joko täyden varmuuskopiotiedoston tai kannettavan yritystiedoston, kun kopioit QuickBooks-tiedoston. Kannettava yritystiedosto on pienempi kuin varmuuskopiotiedosto, joten sitä on helpompi liikkua. Voit helpommin lähettää sähköpostilla esimerkiksi kannettavan yritystiedoston. Kannettavien yritystiedostojen ongelma on seuraava: QuickBooksin on työskenneltävä lujasti puristaakseen kannettavan yrityksen tiedostot pieneen kokoon. QuickBooksin on myös tehtävä enemmän työtä purkaakseen tiedoston myöhemmin, kun haluat käsitellä sitä.

Kun napsautat Seuraava, toinen Tallenna kopio tai Varmuuskopio -valintaikkuna tulee näkyviin.

Toinen Tallenna kopio tai Varmuuskopio -valintaikkuna

Voit siirtyä suoraan Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunaan valitsemalla Tiedosto → Luo varmuuskopio -komennon.

3. Ilmoita, haluatko tallentaa QuickBooks-varmuuskopiotiedoston yrityksesi tietokoneelle vai QuickBooksin ulkopuoliseen tietokeskukseen.

Valitse Paikallinen varmuuskopio ilmoittaaksesi, että haluat tallentaa tiedostosi varmuuskopion tietokoneesi kiintolevylle tai jollekin siirrettävälle tallennuslaitteelle, kuten USB-muistitikulle.

4. Valitse varmuuskopiointipaikka napsauttamalla Asetukset-painiketta.

QuickBooks näyttää Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunan kuvan mukaisesti.

Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkuna

5. Määritä kansio tai asema, johon yritystiedosto varmuuskopioidaan.

Kirjoita polkunimi suoraan tekstiruutuun kertoaksesi QuickBooksille, minne tallentaa varmuuskopiosi.

Jos et osaa kirjoittaa polun nimeä, napsauta Selaa-painiketta. Kun QuickBooks näyttää Selaa kansioita -valintaikkunan, valitse sen kansioluettelosta asema tai kansio, jota haluat käyttää QuickBooks-varmuuskopiointiin.

6. (Valinnainen) Valitse varmuuskopiointiasetukset.

Voit myös käyttää Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunaa määrittääksesi, milloin QuickBooksin tulee muistuttaa sinua varmuuskopioinnista ja kuinka QuickBooksin tulee varmuuskopioida:

• Aikaleimojen lisääminen: Jos haluat lisätä varmuuskopion päivämäärän ja kellonajan varmuuskopiotiedoston nimeen, valitse Lisää varmuuskopion päivämäärä ja aika tiedostonimeen (suositus) -valintaruutu.
• Varmuuskopioiden rajoittaminen: Jos haluat käskeä QuickBooksia pääsemään eroon vanhoista varmuuskopioista, valitse valintaruutu, jonka otsikko on Rajoita tämän kansion varmuuskopioiden lukumäärä X:ään ja määritä sitten, kuinka monta varmuuskopiota haluat säilyttää käyttämällä viereistä tekstiruutua.
• Varmuuskopiomuistutusten asettaminen: Valitse valintaruutu Muistuta minua varmuuskopioimaan, kun suljen yritystiedoston joka X kertaa määrittääksesi, että haluat saada muistutuksen QuickBooks-tiedoston varmuuskopioinnista, kun suljet QuickBooksin. Intervallivaihtoehtojasi ovat joka kerta, joka toinen kerta, joka kolmas kerta ja niin edelleen.
• Tietojen vahvistuksen ottaminen käyttöön: Käytä vahvistuspainikkeita kertoaksesi QuickBooksille, että sen tulee tarkistaa tietojen eheys, kun se varmuuskopioi tietosi. Valitse Täydellinen vahvistus (suositus) -valintanappi saadaksesi QuickBooksin parhaan ja kattavimman vahvistuksen. Jos sinulla ei ole aikaa muutaman sekunnin ylimääräiseen tarkistamiseen, että tietojen vahvistus kestää, valitse Nopeampi vahvistus -valintanappi. Parempi vielä, heittää varovaisuus täysin tuuleen – varovaisuus koskee joka tapauksessa vauvoja – ja valitse Ei vahvistusta -valintanappi.

7. Napsauta OK, kun olet määrittänyt varmuuskopion sijainnin ja asetukset, ja napsauta sitten Seuraava.

QuickBooks näyttää valintaikkunan (katso seuraava kuva), joka kysyy, milloin haluat varmuuskopioida.

Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkuna kysyy, milloin haluat varmuuskopioida.

8. Määritä, milloin haluat varmuuskopioida.

Yleensä haluat varmuuskopioida, kun valitset Tallenna kopio tai Varmuuskopioi -komennon. Tässä tapauksessa, kun QuickBooks näyttää Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunan, jossa kysytään "milloin"-kysymys, napsauta Tallenna se nyt -valintanappia. Vaihtoehtoisesti voit käskeä QuickBooksia ajoittamaan QuickBooks-datatiedoston säännölliset varmuuskopiot jonkin älykkään suunnitelman mukaan napsauttamalla - kun QuickBooks kysyy "milloin" -valintanappia Tallenna se nyt ja ajoita tulevat varmuuskopiot -valintanappia tai napsauttamalla Vain ajoita tulevat varmuuskopiot. radiopainike. Jos kerrot QuickBooksille, että haluat ajoittaa varmuuskopiot, QuickBooks näyttää pari valintaikkunaa, joita käytät uuden varmuuskopiointiaikataulun luomiseen nimeämällä aikataulu ja asettamalla päivät ja kellonajat, jolloin varmuuskopiointi tulee ajoittaa.

9. Sulje Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkuna napsauttamalla Valmis.

Kun olet määrittänyt, kuinka varmuuskopion tulee toimia, napsauta Valmis. QuickBooks varmuuskopioi (tai luo kopion) nykyisestä QuickBooks-yritystiedostosta ja tallentaa uuden tiedostokopion varmuuskopiointipaikkaan.

Entä online-varmuuskopiointi?

Jos olet tarkkaavainen, olet ehkä huomannut, että Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkuna sisältää Online Backup -valintanapin. Jos haluat tietää lisää QuickBooks-yrityksen tietotiedoston varmuuskopioinnista verkossa – mikä tarkoittaa Intuitin tietokoneverkon käyttämistä tietokoneen tai jonkin irrotettavan levyn käyttämistä varmuuskopion tallentamiseen – voit valita kyseisen valintanapin.

Suosittelen vahvasti harkitsemaan online-varmuuskopiointimenetelmän käyttöä kahdesta syystä:

• Kohtuulliset kustannukset: Online-varmuuskopiointi on erittäin kohtuullinen (se voi olla jopa ilman lisämaksua, jos sinulla on QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus tai Enterprise), ja hinnoittelu perustuu aikajanaan (kuukausitilaus maksaa enemmän kuukaudessa kuin vuositilaus tilaus) ja siitä, varmuuskopioitko vain QuickBooksin vai kaikki tietokoneesi tiedostot. Kaikkien tiedostojen varmuuskopiointi vuositilauksella näyttää olevan paras hinta-laatusuhde.
• Vähemmän vaivaa: Online-varmuuskopiointi voi tehdä varmuuskopioinnista vähemmän vaikeaa ja säännöllisempää, kunhan sinulla on luotettava Internet-yhteys. Sinun ei tarvitse muistaa varmuuskopioida ja sitten muistaa ottaa varmuuskopiolevyä kotiin.

Kaksi nopeaa viimeistä kohtaa: Kyllä, käytän itse QuickBooks-varmuuskopiointivaihtoehtoa (ja kaikkien tärkeiden tiedostojeni varmuuskopiointiin). Ei, Intuit ei maksa minulle jonkinlaista salaista provisiota tuotteen mainostamisesta.

Voit tallentaa varmuuskopiotiedostoja kansioon, joka synkronoituu pilvipohjaisen varmuuskopion kanssa, kuten Dropbox, Google Drive tai Microsoftin OneDrive. Jokainen näistä palveluista tarjoaa ilmaisen pilvipohjaisen varmuuskopion, jonka voit määrittää ja unohtaa, jos käytät jonkin niistä tarjoamaa ilmaista tallennustilaa. Tämäntyyppinen palvelu on ehdottomasti vaihtoehto käyttäjille, joilla on budjetti tai rajalliset resurssit.

Jotain varataktiikkaa

Varmuuskopiointi on enimmäkseen tervettä järkeä. Haluan kuitenkin antaa sinulle ideoita siitä, miten, milloin ja ehkä miksi sinun pitäisi varmuuskopioida:

• Tee siitä helppoa. Mainitsen tämän online-varmuuskopiointivaihtoehtoa koskevassa suosituksessani, mutta kohta ansaitsee maininnan uudelleen. Tärkein asia, jonka voit tehdä QuickBooks-tiedostojen varmuuskopioinnissa, on tämä: Tee varmuuskopioinnista helppoa. Tämä tarkoittaa todennäköisesti online-vaihtoehdon harkitsemista, mutta jos siirryt paikallisesti, haluat suuren tiheyden, irrotettavan tallennuslaitteen, jota voit käyttää QuickBooks-tietokoneen kanssa. Käytän pientä USB-muistitikkua. Valitse, mikä laite sopii sinulle parhaiten, mutta haluat ehdottomasti samanlaisen helposti käytettävän tallennuslaitteen. Tässä tapauksessa helppo tarkoittaa, että varmuuskopiointi tapahtuu todennäköisemmin.
• Varmuuskopioi säännöllisesti. Suosittelen, että teet varmuuskopion aina, kun kirjoitat tapahtumia QuickBooks-datatiedostoon. On selvää, että jos varmuuskopiointi vaatii paljon työtä, et halua tehdä sitä. Mutta jos sinulla on helppo tapa varmuuskopioida ja kätevä tallennuslaite, johon voit varmuuskopioida, voit – ja sinun pitäisi – varmuuskopioida säännöllisesti. Päivittäinen ei ole liian usein.
• Tallenna QuickBooks-datatiedoston varmuuskopio muualle. Viimeinen tärkeä mainitsemisen arvoinen seikka: Monet tapahtumat, jotka voivat tuhota tai korruptoida tiedostosi, liittyvät tietokoneellesi, kuten kiintolevyvika, virus, käyttäjäonnettomuus ja niin edelleen. Jotkut tapahtumat, jotka voivat vioittaa tai tuhota QuickBooks-datatiedoston, ovat kuitenkin sijaintikohtaisia. Tulipalo, tulva tai varkaus voivat aiheuttaa QuickBooks-datatiedoston ja sen varmuuskopion katoamisen. Tästä syystä haluat tallentaa kopion varmuuskopiosta ulkopuolelta. Esimerkiksi viikon lopussa saatat haluta pistää flash-aseman paidan taskuun tai laukkuun ja viedä sen kotiin. Varmista, että jos jokin turmelee tai tuhoaa QuickBooks-datatiedoston, sama asia ei myöskään tuhoa QuickBooks-varmuuskopiotiedostoa.