Kuinka varmuuskopioida QuickBooks 2011 -tietotiedostosi

Äärimmäisen tärkeä tehtävä, joka joko sinun tai jonkun työtoverin on suoritettava, on QuickBooks-datatiedoston varmuuskopiointi. Harvat tietokoneesi kiintolevylle tallennetut kohteet ansaitsevat yhtä paljon huolenpitoa kuin QuickBooks-datatiedosto. Aivan kirjaimellisesti QuickBooks-datatiedosto kuvaa yrityksesi talousasioita. Et todellakaan halua menettää datatiedostoa.

Onneksi QuickBooks-datatiedoston varmuuskopiointi on melko yksinkertaista. Sinun on suoritettava vain kolme vaihetta:

Valitse Tiedosto → Luo kopio.

QuickBooks näyttää Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunan, jossa on kolme vaihtoehtoa:

• Tallenna varmuuskopio QuickBooks-tiedostostasi

• Luo kannettava yritystiedosto

• Luo kirjanpitäjän kopio

Haluat tallentaa varmuuskopion, joten napsauta Varmuuskopio-vaihtoehtopainiketta ja napsauta Seuraava.

Voit luoda joko täyden varmuuskopiotiedoston tai kannettavan yritystiedoston, kun kopioit QuickBooks-tiedoston. Kannettava yritystiedosto on pienempi kuin varmuuskopiotiedosto, joten sitä on helpompi liikkua. Voit esimerkiksi lähettää helpommin sähköpostitse kannettavan yritystiedoston. Kannettavien yritystiedostojen ongelma on seuraava: QuickBooksin on työskenneltävä lujasti puristaakseen kannettavan yrityksen tiedostot pieneen kokoon. QuickBooksin on myös tehtävä enemmän työtä purkaakseen tiedoston myöhemmin, kun haluat työskennellä sen kanssa.

Kun napsautat Seuraava, Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkuna tulee näkyviin.

Ilmoita, haluatko tallentaa QuickBooks-varmuuskopiotiedoston paikalliselle yrityksen palvelimelle vai QuickBooksin ulkopuoliseen palvelinkeskukseen.

Napsauta Paikallinen varmuuskopio osoittaaksesi, että haluat tallentaa tiedostosi varmuuskopion tietokoneesi kiintolevylle.

Napsauta Asetukset-painiketta valitaksesi varmuuskopion sijainnin.

Määritä, mihin kansioon tai levyn sijaintiin yritystiedosto tulee varmuuskopioida.

(Valinnainen) Valitse varmuuskopiointivaihtoehdot.

Voit myös käyttää Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunaa määrittääksesi, milloin QuickBooksin tulee muistuttaa sinua varmuuskopioinnista ja kuinka QuickBooksin tulee varmuuskopioida:

• Aikaleimat: Jos haluat lisätä varmuuskopion päivämäärän ja kellonajan varmuuskopiotiedoston nimeen, valitse Lisää varmuuskopion päivämäärä ja aika tiedostonimeen -valintaruutu.

• Varmuuskopioiden rajoittaminen: Jos haluat kertoa QuickBooksille, että sen pitäisi päästä eroon vanhoista varmuuskopioista, valitse Rajoita varmuuskopioiden lukumäärää tässä kansiossa -valintaruutu ja määritä sitten, kuinka monta varmuuskopiota haluat säilyttää käyttämällä viereistä tekstiruutua.

• Varmuuskopiomuistutukset: Valitse Muistuta minua varmuuskopioimaan, kun suljen yritystiedoston -valintaruutu ja sen vieressä oleva tekstiruutu määrittääksesi, että haluat saada muistutuksen QuickBooks-tiedoston varmuuskopioinnista joka kerta, joka toinen kerta, joka kolmas kerta jne. Edelleen, että suljet QuickBooksin.

• Tietojen vahvistus: Käytä vahvistuspainikkeita kertoaksesi QuickBooksille, että sen tulee tarkistaa tietojen eheys, kun se varmuuskopioi tietosi.

Kun olet määrittänyt varmuuskopion sijainnin ja asetukset, napsauta Seuraava.

QuickBooks näyttää valintaikkunan, joka kysyy, milloin haluat varmuuskopioida.

Päätä, milloin haluat varmuuskopioida.

Yleensä haluat varmuuskopioida, kun valitset Tallenna kopio tai Varmuuskopioi -komennon. Ja tässä tapauksessa, kun QuickBooks näyttää Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunan, jossa kysytään "milloin"-kysymys, napsauta Tallenna se nyt -painiketta. Voit kuitenkin myös käskeä QuickBooksia ajoittamaan varmuuskopiot säännöllisesti jonkin älykkään suunnitelman mukaan valitsemalla Tallenna nyt ja Ajoita tulevat varmuuskopiot -painikkeet tai valitsemalla Vain ajoita tulevat varmuuskopiot -painikkeen.

Napsauta Valmis sulkeaksesi Tallenna kopio tai Varmuuskopio -valintaikkuna.

Kun olet määrittänyt, kuinka varmuuskopiointitoiminnon tulee toimia, napsauta Valmis. QuickBooks varmuuskopioi nykyisen QuickBooks-yritystiedoston ja tallentaa uuden tiedostokopion varmuuskopiointipaikkaan.