Kuinka työskennellä QuickBooks Online Client -yrityksessä

Työskentelet asiakkaan QuickBooks Online (QBO) -yrityksessä pitkälti samalla tavalla kuin asiakkaasi. Tässä artikkelissa keskitymme tapoihin, joilla voit helposti navigoida asiakkaan yrityksessä, etsiä ja tarkastella tapahtumia sekä kommunikoida asiakkaiden kanssa.

Helppo navigointi asiakkaan yrityksessä

Hiirellä navigoiminen on suurimmaksi osaksi ilmeistä napsauttamalla täällä ja napsauttamalla siellä. Mutta voit käyttää muutamia ei niin ilmeisiä temppuja navigoidaksesi helposti, mukaan lukien joitain pikanäppäimiä. Jotkut yleiset navigointitekniikat koskevat Chromea.

Pikanäppäinten käyttäminen

QBO-yrityksissä on piilossa pikanäppäimiä, joita saatat haluta käyttää. Näytämme ne tässä kuvassa, ja löydät ne myös tältä huijaussivulta .

Voit tarkastella näitä pikanäppäimiä QBO:ssa yhdessä nykyisen asiakkaan QBO-yritystunnuksen kanssa pitämällä Ctrl+Alt painettuna ja painamalla vinoviivanäppäintä (/). Mac-käyttäjät, käytä Ctrl+Option tässä ja seuraavassa kappaleessa. Jos painat Ctrl+Alt+/ avaamatta QBO-asiakasyritystä, näkemäsi yritystunnus on omasi.

Pikanäppäimet, joita voit käyttää työskennellessään QBO-asiakasyrityksessä

Jos haluat käyttää jotakin näistä pikanäppäimistä, pidä Ctrl+Alt-näppäin painettuna ja paina sitten asianmukaista näppäintä suorittaaksesi siihen liittyvän toiminnon. Voit esimerkiksi avata Lasku-ikkunan painamalla Ctrl+Alt+I.

Useiden ikkunoiden avaaminen

Usein kirjanpitäjät haluavat työskennellä useiden ikkunoiden kanssa, ja voit tehdä sen QBO:ssa. Saman QBO-yrityksen sisällä voit kopioida selainvälilehden QuickBooks Online Accountant (QBOA) -työkalurivin Accountant Tools -valikon Uusi ikkuna -komennolla (katso seuraava kuva).

Käytä Uusi ikkuna -komentoa työskennellessään QBO-yrityksessä monistaaksesi tarkastelemasi ikkunan.

Jos käytät Chromea, voit myös kopioida selaimen välilehden napsauttamalla välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Kopioi tai, jos olet näppäimistön käyttäjä, painamalla Alt+D ja sen jälkeen Alt+Enter (tämä olisi sama kuin pitäminen painettuna Alt-näppäin alas ja paina D ja sitten Enter). Firefoxissa voit kopioida selaimen välilehden napsauttamalla osoitepalkkia ja painamalla Alt+Enter.

Kun napsautat Uusi ikkuna -komentoa, QBO avaa uuden selainvälilehden ja näyttää samat tiedot, jotka näkyvät alkuperäisessä selainvälilehdessä. Mutta siitä lähtien voit näyttää eri tiedot samasta yrityksestä jokaisessa selaimen välilehdessä. Ja jos työskentelet Chromessa useilla näytöillä, voit jakaa välilehdet eri näytöille. Vedä välilehteä, jonka haluat sijoittaa eri näytölle alaspäin, ja se irtoaa selaimesta. Voit vetää sen heti toiseen näyttöön tai vapauttaa hiiren painikkeen, jolloin näkyviin tulee toinen Chromen esiintymä. Voit sitten vetää jommankumman esiintymän eri näyttöön.

Sama tekniikka toimii Firefoxissa; vedä Firefox-välilehteä alaspäin ja vapauta hiiren painike. Välilehti halkeaa ja näkyy Firefoxin toisessa esiintymässä. Voit sitten vetää jommankumman esiintymän eri näyttöön.

Jos olet "jaetun näytön" ystävä, voit käyttää Windowsin pikakuvaketta näyttääksesi kaksi välilehteä vierekkäin. Noudata näitä ohjeita joko Chromessa tai Firefoxissa:

Ei ole lyhyttä ja helppoa tapaa näyttää kaksi ikkunaa pystysuunnassa päällekkäin. Sinun on muutettava ikkunoiden kokoa manuaalisesti ja asetettava ne haluamaasi paikkaan.

Kopioi selaimen välilehti millä tahansa jo kuvatulla tekniikalla.

Vedä nykyinen välilehti alas. Selain näyttää vetämäsi välilehden omassa selainikkunassaan.

Pidä Windows-näppäintä painettuna (se, joka näkyy näppäimistön vasemman Ctrl- ja Alt-näppäinten välissä) ja paina nuolinäppäintä:

• Paina vasenta nuolinäppäintä kiinnittääksesi aktiivisen ikkunan näytön vasemmalle puolelle.
• Paina oikeaa nuolinäppäintä kiinnittääksesi aktiivisen ikkunan näytön oikealle puolelle.

Napsauta toista käytettävissä olevaa ikkunaa tehdäksesi siitä aktiivisen ikkunan ja toista vaihe 3.

Seuraavassa kuvassa näytimme taseen (vasemmalla) ja loimme sitten toisen selainikkunan, jossa tarkastelimme sekkitilin tapahtumat. Sitten kiinnitimme kaksi ikkunaa vierekkäin näytölle.

Kaksi ikkunaa kiinnitettynä vierekkäin

Voit napsauttaa valikkopainiketta jommassakummassa tai molemmissa ikkunoissa piilottaaksesi navigointipalkin (antaen tiedoille enemmän näyttöä, kuten teimme kuvassa).

Kun lopetat työskentelyn kahdessa ikkunassa, sulje vain toinen ja maksimoi toinen.

Työskentely kahdessa yrityksessä samanaikaisesti

Oletetaan, että olet lopettanut työskentelyn yhden asiakkaan kanssa ja haluat avata toisen asiakkaan. Voit napsauttaa QBOA-työkalupalkin Siirry QuickBooksiin -painiketta ja valita uuden asiakkaan. Tai voit napsauttaa QBOA-käyttöliittymän vasemmassa yläkulmassa olevaa Accountant-painiketta näyttääksesi uudelleen Asiakkaat-sivun ja napsauta sitten QuickBooks-kuvaketta sen yrityksen nimen vasemmalla puolella, jonka haluat nyt avata. Joka tapauksessa QBOA näyttää juuri valitun asiakkaan tiedot.

Tämä herättää kysymyksen: "Kuinka työskentelen kahdessa eri yrityksessä samanaikaisesti?" No, voit avata toisen selaimen, kirjautua sisään QBOA:han ja avata toisen asiakas-QBO-yrityksen. Jos esimerkiksi työskentelet Chromella, voit avata Windows Edgen, Firefoxin, Safarin tai muun selaimen käyttämällä samoja QBOA-kirjautumistietoja. Voit sitten avata kaksi eri yritystä, kuten teimme Chromen ja Microsoft Edgen kanssa tässä kuvassa.

Jos haluat työskennellä kahdessa yrityksessä samanaikaisesti, voit käyttää kahta selainta.

Jos työskentelet Chromessa, voit myös hyödyntää Chromen käyttäjiä ja avata Chromen eri käyttäjänä. Käytännössä sinulla olisi kaksi Chrome-instanssia käynnissä samanaikaisesti.

Käytettävissä olevat tapahtumatyypit

Näet saatavilla olevat tapahtumat avaamalla asiakkaan QBO-yrityksen ja napsauttamalla sitten Uusi-valikkoa. Tässä kuvassa näkyy Uusi valikko auki.

Tapahtumat, joita voit luoda työskennellessään QBO-yrityksessä

Käytettävissä olevat tapahtumat on järjestetty valikkoon niiden henkilöiden mukaan, joita ne koskevat. Ja Luo-valikko sisältää "Muu"-luokan tapahtumille, jotka eivät liity tietyntyyppisiin ihmisiin, kuten pankkitalletuksiin.

Jos haluat tarkastella vain muutamia yleisesti käytettyjä tapahtumia, napsauta Näytä vähemmän -linkkiä Uusi-valikon alaosassa. Linkki muuttuu Näytä lisää -linkiksi, jotta voit näyttää uudelleen kaikentyyppiset tapahtumat.

Kuinka etsiä tapahtumia

Useimmiten etsit tapahtumia QBO-asiakasyrityksessä sen sijaan, että luot niitä. Voit etsiä tapahtumia käyttämällä QBOA-työkalurivin hakukenttää QBO-asiakasyritysikkunan yläosassa (katso seuraava kuva). Kun napsautat hakukenttää, QBO näyttää luettelon viimeaikaisista tapahtumista ja mahdollisesti luettelon tehtävistä, yhteyshenkilöistä, raporteista ja tileistä.

Hakukentän avulla voit etsiä QBO:ta ylhäältä alas, mikä tarkoittaa, että hakutermillä voit luoda tapahtumia, käyttää yhteystietotietueita, tarkastella raportteja ja käyttää tilejä.

Kirjoita mikä tahansa lause, jota haluat käyttää hakusuodattimena, tai napsauta Hakuluettelon alareunassa Tarkennettu haku.

Jos näet haluamasi, napsauta avataksesi sopiva ikkuna. Jos et näe mitä haluat, Lisäasetukset Search in the oikeassa alakulmassa valikon ja QBO näyttää Etsintäsivu.

Aseta kriteerit tarkemmin määritellylle haulle.

Voit rajoittaa haun tiettyyn tapahtumatyyppiin, valita haettavaksi mitä tahansa useista tietotyypeistä ja määrittää, pitäisikö haun sisältää, eikö se olla yhtä suuri kuin hakuehdot vai ei.

Mistä tahansa tapahtumaikkunasta voit tarkastella viimeisimpiä kyseisen tyyppisiä tapahtumia napsauttamalla tapahtuman otsikkorivillä olevaa painiketta, joka on välittömästi tapahtumatyypin nimen vasemmalla puolella. Painikkeen kuva näyttää hieman kellolta.

Tee asiakasmuistiinpanoja

Sinä ja tiimisi jäsenet voitte käyttää QBOA:n Notes-ominaisuutta dokumentoidakseen kaikenlaisia ​​tietoja asiakkaistasi. Jokaiselle muistiinpanolle QBOA määrittää automaattisesti muistiinpanon luomisajan ja muistiinpanon luoneen tiimin jäsenen. Tiimin jäsenet, joilla on pääsy asiakkaaseen, voivat tarkastella ja muokata kyseisen asiakkaan muistiinpanoja. Voit myös "kiinnittää" muistiinpanoja, jotta ne on helppo löytää. Voit ajatella QBOA:n Notes-ominaisuutta tapana luoda sähköisiä muistilappuja.

Luo muistiinpano näyttämällä QBOA-kotisivusi (voit napsauttaa QB Accountant -symbolia QBOA-käyttöliittymän vasemmassa yläkulmassa) ja klikata sitten Navigointipalkista Asiakkaat. Napsauta asiakasluettelossasi sen asiakkaan nimeä, jolle haluat luoda muistiinpanon (ei QB-symbolia, vaan asiakkaan nimeä). QBOA näyttää tässä näytetyn sivun.

Sivu, jolla luot asiakasmuistiinpanon.

Kirjoita muistiinpano ja napsauta Tallenna. Kun olet tallentanut muistiinpanon, voit kiinnittää sen. siirrä hiiren osoitin muistiinpanon päälle (osoitin näkyy kädenä) ja muistiinpanon vaihtoehdot tulevat näkyviin oikeaan alakulmaan:

• Kiinnitä muistiinpano napsauttamalla nastapainiketta.
• Muokkaa muistiinpanoa napsauttamalla kynäpainiketta.
• Napsauta roskakoripainiketta poistaaksesi muistiinpanon.

Kommunikoi asiakkaan kanssa

Viestintä on välttämätöntä kaikilla elämänaloilla, myös asiakkaan ja kirjanpitäjän välillä. Voit käyttää QBO- ja QBOA-työkaluja kommunikoidaksesi asiakkaidesi kanssa, joilla on QBO-tilaus.

Halutessasi voit ohittaa QBO:n ja QBOA:n käytön viestimiseen ja vain käyttää sähköpostia.

Asiakaspyyntöjen avulla voit esimerkiksi pyytää asiakkaaltasi tiliotteen. Tällaiset QBOA:sta lähettämäsi viestit näkyvät asiakkaan QBO-yrityksen My Accountant -sivulla. Toimi seuraavasti:

Napsauta QBOA:ssa työskentelyä siirtymisruudussa.

Napsauta Luo asiakaspyyntö. QBOA näyttää Client Request -paneelin näytön oikealla puolella.

Kirjoita pyynnölle nimi. Ajattele tätä sähköpostiviestin aiherivinä.

Valitse asiakas. Luettelossa näkyvät vain asiakkaat, joilla on QBO-tilaus.

Ilmoita pyynnön eräpäivä.

Vaihtoehtoisesti täytä loput pyyntölomakkeen kentät ja lisää asiakkaallesi lähetettävät asiakirjat.

Voit halutessasi valita Ilmoita asiakkaalle -valintaruudun lähettääksesi asiakkaalle QBOA:n luoman sähköpostin, joka ilmoittaa hänelle pyynnöstä.

Napsauta Julkaise asiakkaan QuickBooksissa.

Käytä tätä paneelia kommunikoidaksesi QBO-asiakkaan kanssa yleisesti.

Jos valitsit Ilmoita asiakkaalle vaiheessa 7, QBOA näyttää esikatselun asiakkaallesi lähetettävästä viestistä. Kun olet tarkistanut sen, napsauta Julkaise ja lähetä sähköposti.

Asiakaspyyntöviestin esikatselu

Kun asiakkaasi avaa QBO-yrityksensä, hän voi napsauttaa siirtymisruudusta My Accountant nähdäkseen viestin ja vastatakseen siihen.

Asiakaspyyntö asiakkaan QBO-yrityksessä

Vastatakseen viestiin QBO:n avulla asiakas napsauttaa viestiä Oma kirjanpitäjä -sivulla, jolloin näkyviin tulee kuvan kaltainen paneeli, johon asiakas voi kirjoittaa viestin ja liittää tarvittavat asiakirjat.

Paneeli, jota asiakkaasi käyttää vastaamaan luomaasi asiakaspyyntöön

Asiakirjat eivät saa olla suurempia kuin 30 megatavua.

Kun saat asiakirjan asiakkaalta, voit hakea sen QBOA:ssa. Napsauta Navigointiruudussa Asiakkaat ja napsauta Asiakas-luettelosta asiakkaan nimeä. QBOA avaa asiakkaan Tiedot-sivun, jossa napsautat näkyvää Jaetut asiakirjat -välilehteä.

Asiakkaan QBO-yrityksen Jaetut asiakirjat -sivu sen jälkeen, kun kirjanpitäjä on vastaanottanut asiakkaan asiakirjat

Sieltä voit ladata asiakirjan tai tarkastella/päivittää alkuperäistä pyyntöä napsauttamalla Pyyntö-sarakkeen linkkiä. Kaikki tekemäsi muutokset näkyvät Työ-välilehdessä.