Kuinka tiivistää QuickBooks 2013 -tietotiedostosi

QuickBooks 2013 Condense -komento luo QuickBooks-datatiedostosta pysyvän kopion, jota kutsutaan arkistokopioksi . Arkistokopio yritystiedostosta on tilannekuva yrityksen tiedostosta sellaisena kuin se on olemassa tiettynä ajankohtana.

Jos jollakulla on myöhemmin kysyttävää - kenties kirjanpitäjälläsi tai liittovaltion tai osavaltion tilintarkastajalla - voit käyttää tiedostojen arkistokopiota näyttääksesi, miltä yritystiedosto näytti tietyllä hetkellä.

Kun ymmärrät, mistä arkistointi on kyse, se on melko yksinkertaista. Voit tiivistää QuickBooks-yritystiedoston seuraavasti:

Valitse Tiedosto→ Apuohjelmat→ Tiivistä tiedot.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Condense Data -valintaikkunan alla olevan kuvan mukaisesti.

Valitse Tapahtumat ennen tiettyä päivämäärää -valintanappi.

Tämä vaihtoehto kertoo QuickBooksille, että haluat tehdä kaksi asiaa: luoda arkistokopion QuickBooks-datatiedostosta ja pienentää toimivan yritystiedoston kokoa, jotta se ei ole niin suuri. QuickBooks pienentää yritystietotiedoston työversion kokoa poistamalla vanhat, suljetut tapahtumat, jos päätät vaiheessa 3 poistaa tapahtumat.

Määritä Poista tapahtumat ennen -päivämäärä.

Voit määrittää päivämäärän, jota ennen suljetut tapahtumat tulee poistaa, kirjoittamalla päivämäärä sille varattuun päivämääräruutuun. Jos haluat tiivistää tiedoston poistamalla tapahtumat esimerkiksi 31. joulukuuta 2010 tai sitä ennen, kirjoita päivämääräruutuun 1.1.2011 .

Huomaa kuitenkin, että sinun ei tarvitse tuntea pakkoa poistaaksesi joukon suljettuja tapahtumia. Poistat suljetut tapahtumat vain, jos QuickBooks-yritystiedostosi kasvaa liian suureksi. Voit helposti työskennellä QuickBooks-yritystiedoston kanssa, joka on 25 Mt, 50 Mt tai jopa 100 Mt (megatavua).

Napsauta Seuraava, kun olet määrittänyt, mitkä tapahtumat QuickBooksin tulee poistaa. QuickBooks näyttää toisen Condense Data -valintaikkunan, kuten seuraavassa kuvassa näkyy.

Määritä, kuinka varastotapahtumat tulee tiivistää.

Jos QuickBooks-tiedostosi sisältää varastotapahtumat, QuickBooks suosittelee, että poistat vanhat varastotapahtumat. Kun QuickBooks näyttää toisen Condense Data -valintaikkunan, voit käskeä QuickBooksia tekemään juuri tämän valitsemalla Poista varastotapahtumat -valintapainikkeen. (Jos et halua poistaa vanhoja tapahtumia, valitse Säilytä kaikki varastotapahtumat -painike.) Napsauta Seuraava jatkaaksesi kolmanteen Tiivistä tiedot -valintaikkunaan (ei näy), joka kysyy, mitkä tapahtumat tulisi katsoa suljetuiksi.

Määritä, mitkä tapahtumat katsotaan päättyneiksi.

Kun napsautat Seuraava, QuickBooks pyytää hieman lisätietoja siitä, mikä tarkalleen on suljettu tai vanha tapahtuma, joka pitäisi poistaa. Valitset valintaruudut ilmoittaaksesi, pitäisikö poistopäivämäärää edeltävät tapahtumat poistaa, vaikka ne olisivat selvittämättömiä, merkitty tulostettavaksi, lähetettäväksi ja niin edelleen. Ja sitten napsautat Seuraava siirtyäksesi neljänteen Condense Data -valintaikkunaan.

Määritä mikä tahansa luettelon puhdistus, jonka pitäisi tapahtua.

Käytä neljättä Condense Data -valintaikkunaa kertoaksesi QuickBooksille, että sen pitäisi myös puhdistaa jotkin luettelot. Voit valita valintaruudut esimerkiksi Condense Data -valintaikkunassa.

Siivoamalla luettelosi poistamalla käyttämättömät luettelokohteet, et vain pienennä yritystiedoston kokoa, vaan myös helpotat ihmisten työskentelyä luettelon kanssa.

Napsauta Seuraava.

QuickBooks näyttää Condense Data -valintaikkunan viidennen sivun seuraavan kuvan mukaisesti.

Vahvista tiivistys- ja arkistointitoiminto.

Kun olet kuvaillut, kuinka haluat QuickBooksin arkistoivan ja tiivistävän yritystiedoston, QuickBooks näyttää viidennen Condense Data -valintaikkunan. Tämä valintaikkuna pyytää sinua vahvistamaan päätöksesi arkistoida ja tiivistää datatiedosto. Käytä tätä valintaikkunaa vahvistaaksesi, että haluat arkistoida ja tiivistää tiedot.

Napsauta Aloita tiivistäminen.

QuickBooks aloittaa datatiedoston tiivistämisen.

Varmuuskopioi datatiedosto pyydettäessä.

Tiivistysprosessin alussa QuickBooks kehottaa sinua varmuuskopioimaan QuickBooks-yritystiedoston. QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi osana tiivistystoimintoa toimii samalla tavalla kuin QuickBooks-yritystiedoston varmuuskopiointi milloin tahansa.

Kun olet varmuuskopioinut QuickBooks-yritystiedoston, QuickBooks tallentaa arkistokopion yritystiedostosta ja puhdistaa sitten yritystiedoston työversion ohjeidesi mukaan. Kuten aiemmissa vaiheissa todettiin, puhdistusprosessi voi kestää vain muutaman minuutin tai useita tunteja, jos tiedostosi on erittäin suuri.