Kuinka tehdä QuickBooks 2014 -tietotiedostokopio

QuickBooks 2014 helpottaa kirjanpitäjien työskentelyä asiakastiedostojen kanssa. Harkitse tätä skenaariota: Sinulla on asiakas, joka tarvitsee apua vuoden tilikauden viimeistelyssä.

Sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Ensin voit ajaa hänen myymäläänsä ja juuttua todennäköisesti ruuhkaan matkan varrella ja miettiä, voitko laskuttaa asiakkaalta 150 dollaria matka-ajasta. Toiseksi voit pyytää asiakasta käyttämään QuickBooksin Accountant's Copy -ominaisuutta lähettääkseen sinulle kopion QuickBooks-datatiedostosta.

Voit tarkistaa tämän kirjanpitäjän kopion tiedostosta, tehdä tarvittavat korjaukset tai muutokset ja lähettää sitten tehtävät muutokset takaisin asiakkaalle. Asiakas voi helposti tuoda nämä muutokset olemassa olevaan QuickBooks-tiedostoonsa ja jatkaa iloisella tavallaan. Aika siisti, eikö?

Asiakkaasi luo kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta käyttämällä QuickBooks-versiota ja oikeaa datatiedostoa ja sitten joko luo tiedoston, jonka hän lähettää sinulle (kuten postitse tai sähköpostitse) tai jonka QuickBooksin valmistaja Intuit lähettää sinulle. Onneksi prosessi on hyvin suoraviivainen kummassakin tapauksessa.

Asiakkaasi tulee tehdä seuraavasti, jos asiakas huolehtii tiedoston lähettämisestä sinulle:

Valitse Tiedosto → Tilinpitäjän kopio → Asiakastoiminnot → Tallenna tiedosto.

QuickBooks näyttää viestin, jossa kysytään asiakkaalta, haluaako hän

• Kirjanpitäjän kopio tiedostosta

• Kannettava tai varmuuskopio tiedostosta

Voit myös luoda kirjanpitäjän kopion valitsemalla Tiedosto→Luo kopio ja napsauttamalla sitten Kirjanpitäjän kopio -painiketta.

Kannettava tiedosto on todellinen, elävä kopio QuickBooks-datatiedostosta, jonka kokoa on hieman rypistetty, jotta sitä on helpompi siirtää (kuten lähettämällä tiedosto sähköpostitse liitetiedostona). Varmuuskopiotiedosto on toinen kopio luomastasi QuickBooks-tiedostosta (yleensä), joten sinulla on kopio tiedostosta siltä varalta, että alkuperäiselle QuickBooks-datatiedostolle tapahtuu jotain pahaa.

Valitse Accountant's Copy ja napsauta sitten Seuraava jatkaaksesi.

Määritä jakopäivämäärä.

Kun asiakas napsauttaa Seuraava-painiketta jatkaakseen kirjanpitäjän kopion luomista, QuickBooks kysyy häneltä jakopäivämäärää. Ennen tätä päivämäärää tapahtuneita tapahtumia voi muokata vain kirjanpitäjän kopiossa. Tämän päivämäärän jälkeen tapahtuvia tapahtumia voidaan muokata sekä kirjanpitäjän että asiakkaan kopiossa.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi.

Näkyviin tulee toinen viesti, joka kertoo asiakkaalle, että QuickBooksin on suljettava kaikki ikkunat kirjanpitäjän kopion luomiseksi. QuickBooks voi myös pyytää asiakasta asettamaan levyn asemaan.

Napsauta OK ja aseta levy (tarvittaessa).

QuickBooks näyttää päivitetyn Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkunan.

Nimeä kirjanpitäjän kopio.

Käytä Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkunan Tiedostonimi-ruutua nimetäksesi kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta. Asiakas voi tarvittaessa myös käyttää Save In -pudotusvalikkoa määrittääkseen, minne kirjanpitäjän kopio QuickBooks-datatiedostosta tulee tallentaa.

Asiakkaan tulee muistaa, mihin kirjanpitäjän kopio tiedostosta tallennetaan. Tämä tiedosto annetaan kirjanpitäjälle - sähköpostitse tai etanapostina tai levyllä - jotta hän voi käyttää sitä.

Luo tiedosto.

Kun asiakas nimeää kirjanpitäjän kopion tiedostosta ja tarvittaessa ilmoittaa, minne kirjanpitäjän kopio tulee tallentaa, asiakas klikkaa Tallenna. QuickBooks tallentaa kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta.

Tämän jälkeen asiakas välittää tämän datatiedoston kirjanpitäjälle. Toisin sanoen asiakkaan on lähetettävä tiedosto postitse tai sähköpostitse.

Sähköpostipalveluntarjoajasi voi rajoittaa sähköpostilla lähetettävien liitteiden kokoa (mukaan lukien QuickBooks-tiedostot). Jos koko asia häiritsee sinua, voit ladata QuickBooks-tiedoston Intuit-sivustolle valitsemalla Tiedosto → Tilinpitäjän kopio → Asiakastoiminnot → Lähetä kirjanpitäjälle. Intuit lähettää kirjanpitäjälle viestin, jossa on napsautettava linkki, jonka avulla hän voi napata tiedoston.

Kirjanpitäjäkopioissa käytetään kolmea tiedostotyyppiä. Tilinpitäjän siirtotiedosto (.qbx-tiedostotunnisteella) on se, jonka asiakas luo ja antaa kirjanpitäjälle. Tilinpitäjä työskentelee varsinaisen kirjanpitäjän kopiolla (.qba-tiedostotunnisteella), kun hän avaa kirjanpitäjän siirtotiedoston. Lopuksi on kirjanpitäjän vientitiedosto (.qby-tiedostotunniste), joka sisältää muutokset, jotka palaavat asiakkaalle.

On selvää, että asiakkaasi ei välttämättä ota näitä vaiheita; saatat joutua tekemään likaisen työn. Kummassakin tapauksessa prosessi kuitenkin toimii näin. Huomaa kuitenkin, että reaaliaikaiset säästöt kirjanpitäjälle ja kustannussäästöt asiakkaalle syntyvät, kun saat asiakkaan valitsemaan komennon ja työskentelemään valintaikkunan kanssa.

Sitten voit veloittaa laskutettavaa aikaa QuickBooks-tietojen tosiasiallisesta työstämisestä tiedoston näpertelyn sijaan.