Kuinka tehdä ostotilaus QuickBooks Onlinessa

Yritykset, jotka tilaavat paljon tavaraa myyjiltä, ​​käyttävät usein ostotilauksia seuratakseen tilattuja tuotteita. QuickBooks Online (QBO) -ostotilaukset eivät vaikuta mihinkään tileihisi; sen sijaan ne yksinkertaisesti auttavat sinua seuraamaan tilaamaasi. Ja kun tilaus saapuu, voit verrata ovesta tulevia tuotteita ostotilauksessa mainittuihin tuotteisiin varmistaaksesi, että ne täsmäävät.

Jos aiot käyttää ostotilauksia, tilausprosessisi tapahtuu yleensä seuraavalla tavalla:

• Teet tilauksen toimittajalta ja syötät QBO:ssa ostotilauksen, joka vastaa tekemääsi tilausta.

• Saat tilaamasi tuotteet tyypillisesti tavaroista laskun mukana; yhdistät sitten saamasi tuotteet ostotilaukseen ja kirjoitat tuotteista laskun. Huomaa, että joskus saat laskun ilman tuotteita tai tuotteet ilman laskua.

• Maksat myyjän laskun.

Syötät ostotilauksen käyttämällä Ostotilaustapahtuma-ikkunaa; voit avata tämän ikkunan joko Kulutapahtumat-sivulta tai Luo-valikosta (plus-merkki). Tyypillinen ostotilaus näyttää tässä esitetyltä, ja huomaat, että ikkuna muistuttaa läheisesti Tarkista-ikkunaa.

Ostotilaus-ikkuna.

Kun täytät Ostotilaustapahtuma-ikkunan, QBO määrittää ostotilaukselle tilan Avoin. tila näkyy juuri toimittajan nimen alapuolella tapahtumaikkunan vasemmassa yläkulmassa.

Kun vastaanotat tavarat, myyjän laskun tai molemmat, tallennat laskun tai shekin, kulutapahtuman tai luottokorttiveloituksen, josta näet, mitä olet maksanut (tai mitä olet velkaa) myyjälle.

Kun valitset toimittajan, jolla on avoimia ostotilauksia johonkin tämän tyyppisestä tapahtumasta, ikkunan oikeaan reunaan tulee ruutu, jossa näkyvät käytettävissä olevat ostotilaukset. Lisäät ostotilauksen tapahtumaan samalla tavalla kuin lisäsit laskun Sekkitapahtumaan: napsauttamalla Lisää-painiketta. Täällä sekkitapahtuma on avattu ja toimittaja, jolla on avoimia ostotilauksia, valitaan.

Tarkista-ikkuna, jossa on valittu toimittaja, jolla on avoimia ostotilauksia.

Kun napsautat Lisää lisätäksesi ostotilauksen tapahtumaan, QBO lisää ostotilausrivit ensimmäiselle käytettävissä olevalle riville Tarkista-tapahtuman Tuotetiedot -osiossa. QBO ilmoittaa myös toimittajan nimen alla, että Check-tapahtumassa on yksi linkitetty tapahtuma.

Tarkista tapahtuma sen jälkeen, kun siihen on lisätty ostotilaus.

Jos tallennat Tarkista-tapahtuman ja avaat ostotilauksen uudelleen, QBO on muuttanut ostotilausten tilan avoimesta suljettuun, jotta et vahingossa lisää ostotilausta toiseen tapahtumaan.

Jos lisäät tapahtumaan väärän ostotilauksen, voit poistaa ostotilausrivin Tuotetiedot-osiosta napsauttamalla rivin oikeassa reunassa olevaa roskakorikuvaketta.

QBO ei voi lisätä tapahtumaan vain osaa ostotilauksesta. Joten jos saat vain osan ostotilauksesta, lisää ostotilaus tapahtumaasi ja kirjaa sitten maksu vastaanottamastasi ostotilauksen osasta poistamalla rivejä sekin kohteista, joita et saanut. Jos haluat jatkaa ostotilauksen jäljellä olevan osan seurantaa, voit sulkea alkuperäisen ostotilauksen manuaalisesti ja luoda uuden ostotilauksen, joka sisältää jäljellä olevat erät. Kun luot toisen ostotilauksen – lähinnä jälkitilauksen – yritä määrittää sille numero, joka auttaa sinua seuraamaan sitä suhteessa alkuperäiseen ostotilaukseen.

Voit käyttää omia mukautettuja ostotilausnumeroitasi, jos valitset Gear → Yrityksen asetukset → Kulut. Napsauta sitten Ostotilaukset-kohdan vieressä olevaa kynää muokataksesi ostotilausasetuksia, valitse Mukautetut tapahtumanumerot -valintaruutu ja napsauta sitten Tallenna.

Kun haluat tunnistaa avoimet ostotilaukset, käytä Open Purchase Order List -raporttia.