Kuinka täyttää ostotilaus QuickBooks 2015:ssä

QuickBooks 2015 tekee ostotilauksista nopeaa työtä. Ehkä sinulla on vähissä vempaimia, doohickeys tai jokin muu tuote luettelossasi, ja olet valmis järjestämään nämä asiat uudelleen - mitä ne ovat. Täytä ostotilaus seuraavasti:

Valitse Toimittajat → Luo ostotilaukset.

Voit myös napsauttaa Ostotilaukset-kuvaketta aloitusnäytössä tai napsauttaa Toimittajakeskuksen Uudet tapahtumat -aluetta ja valita sitten Ostotilaukset. Näet Luo ostotilaukset -ikkunan. Huomaa, että tämän ikkunan tarkat tiedot riippuvat siitä, kuinka mukautat ostotilauslomakettasi.

Valitse toimittaja avattavasta Toimittaja-luettelosta.

Napsauta alanuolta nähdäksesi luettelon toimittajistasi. Napsauta toimittajaa nähdäksesi sen nimen ja osoitteen Toimittaja-ruudussa. Jos et löydä toimittajan nimeä luettelosta, napsauta luettelosta Lisää uusi ja täytä sitten toimittajan tiedot tuloksena olevaan Uusi toimittaja -valintaikkunaan. Napsauta OK, kun olet valmis valintaikkunan.

Jos seuraat varastoasi luokan mukaan, valitse luokka avattavasta Luokka-luettelosta.

Luo ostotilaukset -ikkunassa ei välttämättä ole Luokka-luetteloa. Jos näin ei ole ja haluat, että sillä on sellainen, sinun on määritettävä QuickBooks seuraamaan kuluja luokkiittain.

Voit tehdä tämän avaamalla QuickBooks-tiedoston yhden käyttäjän tilassa järjestelmänvalvojana. Valitse sitten Muokkaa→Asetukset ja napsauta Kirjanpito-kuvaketta vasemmalla olevasta luettelosta. Valitse lopuksi Käytä luokan seurantaa -valintaruutu ja napsauta sitten OK.

(Valinnainen) Valitse edustaja, odotettu päivämäärä ja FOB, jos käytät niitä ostotilauksessasi.

Saatat joutua täyttämään muita kenttiä ennen kuin pääset alareunassa oleviin tuotekohtaisiin kuvauksiin. Jälleen nämä kentät eivät välttämättä näy, jos et ole ilmoittanut haluavasi niitä lomakkeeseen.

Siirry Tuote-sarakkeeseen ja ala syöttää tilaamasi tuotteet.

Kohteiden syöttäminen on tärkein osa ostotilauksen luomisessa. Kun siirryt Tuote-sarakkeeseen, se muuttuu avattavaksi luetteloksi. Napsauta sen alanuolta nähdäksesi tuoteluettelon. Sinun on ehkä vieritettävä sen kohteen kohdalle, jonka haluat syöttää.

Nopea tapa vierittää kohteen kohdalle on kirjoittaa kohteen nimen ensimmäiset kirjaimet. Jos kirjoitat kohteen nimen, joka ei ole kohdeluettelossa, QuickBooks kysyy, haluatko määrittää tämän kohteen. Jos on, napsauta Määritä ja täytä sitten Uusi kohde -valintaikkuna.

Kirjoita Kohde-sarakkeeseen niin monta tuotetta kuin haluat. QuickBooks täyttää nimikkeen kuvauksen puolestasi, mutta voit tarvittaessa muokata mitä tahansa kuvaussarakkeeseen lisäämistä. Ilmoita Määrä-sarakkeessa, kuinka monta kutakin tuotetta tarvitset.

Jos muutat nimikkeen hintaa, QuickBooks näyttää Nimikkeen hinta muutettu -valintaikkunan, joka kysyy, haluatko päivittää nimiketiedot uudelle hinnalle ja myös, pitäisikö tuotteen vakiohintaa säätää ylös vai alas. Valitse Kyllä ja Ei ja napsauta sitten OK-painiketta tehdäksesi päätöksen.

Jos haluat, täytä Toimittajan viesti -kenttä, mutta täytä ehdottomasti Muistio-kenttä.

Toimittajan viesti -kenttään kirjoitat viestin tilauksesi vastaanottajalle. Voisit kirjoittaa: "Hae minulle tämä tavara heti!"

Mitä tahansa teetkin, muista täyttää Muistio-kenttä. Tähän kenttään kirjoittamasi tiedot näkyvät Avoimet ostotilaukset -valintaikkunassa, ja nämä tiedot ovat varmin tapa tunnistaa tämän ostotilauksen tarkoitus. Kirjoita jotain merkityksellistä, jonka ymmärrät kahden viikon, kolmen viikon tai kuukauden kuluttua, kun maksat tilaamistasi tuotteista.

Luo ostotilaukset -ikkunan yläosassa on Tulosta myöhemmin -valintaruutu, joka kertoo, haluatko tulostaa tämän tilauksen. Jos haluat tulostaa ostotilauksen, varmista, että tämä valintaruutu on valittuna. Kun olet tulostanut ostotilauksen, valintamerkki katoaa laatikosta.

Tulosta ostotilaus napsauttamalla Tulosta.

Jos tämä tilauspyyntö on yksi monista täyttämistäsi ja haluat tulostaa useita kerralla, napsauta Tulosta-painikkeen alla olevaa nuolta ja valitse Erä avattavasta luettelosta. Ennen kuin tulostat tilauksen, sinun kannattaa kuitenkin napsauttaa Tulosta-painikkeen alla olevaa alanuolta ja valita Esikatselu nähdäksesi, miltä tilaus näyttää, kun tulostat sen.

Käytät Historia-painiketta saatuasi tuotteet, jotka olet niin huolellisesti listannut ostotilaukseen. Kun olet vastaanottanut tuotteet ja kirjannut niiden kuitin, tämän painikkeen napsauttaminen kertoo QuickBooksille, että se antaa sinulle tuotteen koko historian – milloin tilasit sen ja milloin vastaanotit sen.

Tallenna ostotilaus napsauttamalla Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje.

QuickBooks tallentaa ostotilauksen ja näyttää uuden, tyhjän ostotilausikkunan, johon voit syöttää toisen tilauksen.