Kuinka tallentaa QuickBooks 2014 -päiväkirjamerkintöjä

QuickBooksin avulla sinun – kirjanpitäjän – on helppoa kirjata päiväkirjamerkintöjä. Jos olet työskennellyt QuickBooksin parissa, saatat tietää, että suurin osa QuickBooks-datatiedostoon kirjatuista päiväkirjamerkinnöistä kirjataan automaattisesti. Jos joku kirjoittaa esimerkiksi shekin, QuickBooks kirjaa sen päiväkirjamerkinnän. Kun joku luo laskun, QuickBooks kirjaa jälleen sen päiväkirjamerkinnän.

Kirjaa päiväkirjakirjaus valitsemalla Yritys→ Tee yleisiä päiväkirjakirjauksia. QuickBooks näyttää Tee yleisiä päiväkirjamerkintöjä -ikkunan.

Voit luultavasti keksiä itse, kuinka käytät Tee yleiset päiväkirjamerkinnät -ikkunaa. Kirjoita päiväkirjan yleinen kirjauspäivämäärä Päivämäärä-ruutuun. Kirjausnumero-ruutua käytetään päiväkirjakirjausten numeroimiseen tai niille merkityksellisen koodin määrittämiseen.

Kun olet antanut nämä perustiedot, käytät Tee yleiset päiväkirjakirjaukset -ikkunan sarakkeita päiväkirjakirjauksen kirjaamiseen. Sinun ei tarvitse kertoa, että pääkirjan tilinumero tai nimi menee Tili-sarakkeeseen, veloitussumma Veloitus-sarakkeeseen ja luottosumma Luotto-sarakkeeseen.

Saatat kuitenkin olla hyödyllistä muistuttaa, että voit käyttää Muistio-saraketta syöttääksesi jonkinlaisen kuvauksen veloituksesta tai hyvityksestä. Voit käyttää Nimi-saraketta tunnistaaksesi asiakkaan, toimittajan, työntekijän tai muun hyvitykseen tai veloitukseen liittyvän nimen; voit käyttää Laskutettava-saraketta ilmoittaaksesi, että veloitus tai hyvitys on lueteltava summana, joka laskutetaan nimetyltä asiakkaalta; ja voit käyttää Luokka-saraketta (jos olet ottanut luokan seurannan käyttöön) veloituksen tai hyvityksen luokittelemiseen.

Älä koskaan laita nimeä päiväkirjamerkinnän ensimmäiselle riville. Jos teet niin, tämä nimi liitetään jokaiselle päiväkirjakirjauksen riville, kun tarkastelet raportteja QuickBooksissa, vaikka nimi liittyisi vain ensimmäiseen riviin.

Jos haluat liittää nimiä päiväkirjakirjauksen riveihin, yksi tapa tehdä tämä selkeästi on jättää päiväkirjakirjauksen ensimmäinen rivi tyhjäksi, jotta raportteihin ei vahingossa liity hajakirjauksia.