Kuinka tallentaa ja tulostaa shekkejä QuickBooksista

Ilmeisesti mikä tahansa yritys kirjoittaa shekkejä maksaakseen laskuja ja maksaakseen työntekijöille. QuickBooks sisältää komennon ja ikkunan erityisesti shekkien tallentamista ja mahdollisesti tulostamista varten.

Voit tallentaa tai tulostaa shekit seuraavasti:

1Valitse Pankkitoiminta→Kirjoita shekit -komento.

Kun QuickBooks näyttää Kirjoita shekit -ikkunan, valitse avattavasta Pankkitili-luettelosta oikea tili, jolle haluat kirjoittaa shekin.

2Käytä Nro (sekin numero) -kenttää tunnistaaksesi sekin numero.

Jos et vielä tiedä sekin numeroa, koska et ole tulostanut sekkiä, jätä Nro-kenttä tyhjäksi. Valitse sitten Tulosta myöhemmin -valintaruutu, joka näkyy Write Checks -ikkunan Main-välilehdessä.

Kun valitset Tulosta myöhemmin -valintaruudun, QuickBooks näyttää lauseen Tulostettava Nro-kentässä.

3 Käytä Päivämäärä-kenttää tallentaaksesi päivämäärän, jolloin sekki kirjoitetaan tai kirjoitetaan.

Voit syöttää tarkistuspäivän muodossa kk/pp/vvvv. Voit myös kirjoittaa päivämäärät yksinkertaisesti kk/pp tai m/pp, ja QuickBooks muuttaa ne muotoon kk/pp/vvvv. Näin ollen 17.3., 0317 ja 17.3.2014 ovat kaikki kelvollisia tapoja syöttää sama päivämäärä, jos kuluva vuosi on 2014.

Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa pientä kalenteripainiketta, joka tulee näkyviin Päivämäärä-kentän oikealle puolelle. Kun napsautat kalenteripainiketta, QuickBooks näyttää ponnahduskalenterin. Voit valita kalenterissa näkyvän päivän napsauttamalla päivää. Ponnahduskalenterissa on myös pari painiketta, joita napsauttamalla voit selata kuukausia edestakaisin.

4 Käytä Maksu järjestyksen mukaan -kenttää tunnistaaksesi henkilö tai yritys, jolle maksat sekillä.

Jos tallentamasi sekki on ensimmäinen maksunsaajalle lähettämäsi sekki, sinun on kirjoitettava maksunsaajan nimi Maksu järjestyksen mukaan -kenttään.

Jos olet aiemmin maksanut maksunsaajalle, voit napsauttaa nuolipainiketta Maksu järjestyksen mukaan -kentän oikeasta reunasta. Kun teet niin, QuickBooks näyttää luettelon aiemmista maksunsaajista. Voit valita maksunsaajan tästä luettelosta napsauttamalla nimeä.

5Siirrä valintakohdistin Dollarit (tai summa) -kenttään ja kirjoita sekin summa.

QuickBooks kirjoittaa sekin summan Pay to the Order Of -kentän alla olevalle riville.

6 (Valinnainen) Anna osoite.

Voit halutessasi antaa maksunsaajan osoitteen osoitekentässä. Huomaa, että QuickBooks kirjoittaa maksunsaajan nimen osoitelohkon ensimmäiselle riville, kun täytät Maksu järjestyksen mukaan -kentän. Voit lisätä muut rivit osoitelohkoon manuaalisesti.

7 (Valinnainen) Anna muistion kuvaus.

Voit käyttää Muistio-kenttää lisätietojen antamiseen tai tallentamiseen. Jos aiot tulostaa esimerkiksi shekin, voit käyttää Muistio-kenttää tunnistaaksesi tilinumerosi tai laskun numeron, jonka sekki maksaa.

8 (Valinnainen) Valitse Muistio-välilehden Pay Online -valintaruutu.

Joten tässä on sopimus: Jos olet ilmoittanut pankkillesi, että haluat tehdä verkkopankin ja olet noudattanut sen asennusohjeita, voit valita Pay Online -valintaruudun (joka tulee näkyviin verkkopankin käyttöönoton jälkeen). Tämä asetus käskee QuickBooksia välittämään nämä sekkitiedot pankkillesi sekä ohjeet pankille maksun suorittamista varten.

9Jaa sekin summa asianmukaisille kulu- tai omaisuustileille.

Jos sekki maksaa tietyn kulun tai ostaa tietyn omaisuuden, napsauta Kulut-välilehteä. Käytä sitten Kulut-välilehden rivejä tai rivejä tunnistaaksesi tilin ja shekin maksaman summan. Jos luokittelet kulut tietylle asiakkaalle tai työlle aiheutuneiksi, voit käyttää Laskutettava? sarakkeessa, joka osoittaa, laskutetaanko tämä tuote asiakkaalta myöhemmin.

10 Kuvaile tuotteet, jotka sekki ostaa.

Kuvassa näkyy Write Checks -ikkunan Kohteet-välilehti. Käytät Tuotteet-välilehteä, kun kirjoitat sekin ostaessasi tuotteita, jotka näkyvät ja kuvataan tuoteluettelossasi. Jos esimerkiksi kirjoitat 1 000 dollarin shekin ostaaksesi 1 000 dollarin arvoisia tuotteita varastoon, käytät Tuotteet-välilehteä. Voit käyttää Tuotteet-välilehteä tunnistamalla ostettavan tuotteen syöttämällä nimikkeen koodin tai nimen Tuote-sarakkeeseen.

11 Tulosta sekki napsauttamalla Tulosta-painiketta.

Vaihtoehtoisesti, jos haluat tulostaa sekit erässä, napsauta alanuolta Tulosta-painikkeen alla, kun olet tallentanut viimeisen tulostettavan sekin. Kun QuickBooks näyttää Tulosta-valikon, valitse sen Tulosta erä -komento. QuickBooks näyttää Select Checks to Print -valintaikkunan.

Valitse tulostettavat sekit napsauttamalla niitä. Käytä Ensimmäinen tarkistusnumero -ruutua tunnistaaksesi ensimmäisen tulostukseen käytettävän sekkilomakkeen numeron.

12 Napsauta OK.

Kun QuickBooks näyttää Tulosta shekit -valintaikkunan, käytä Check Style -aluetta tunnistaaksesi, minkä tyyppisille sekkilomakkeille tulostat. Jos käytät tavallisia tai lompakkotyyppisiä shekkejä, sinun on myös ilmoitettava shekkien määrä. Napsauta sitten Tulosta-painiketta.

13Kun olet kuvaillut shekin ja sen kirjoittamisen syyt, napsauta joko Tallenna ja sulje tai Tallenna ja uusi -painiketta.

Tallenna ja sulje -painike tallentaa sekin ja sulkee myös Write Checks -ikkunan. Tallenna sekki napsauttamalla Tallenna ja uusi -painiketta ja näytä sitten uudelleen Write Checks -ikkuna, jotta voit tallentaa uuden sekin. Jos et halua tallentaa sekkiä, napsauta Tyhjennä-painiketta.