Kuinka suunnitella QuickBooks 2014 -järjestelmäsi

Jos ymmärrät muutaman ison kuvan - mitä kirjanpito tekee ja mitä kirjanpitojärjestelmät - alusta alkaen, huomaat, että QuickBooks-asennusprosessi on paljon järkevämpi.

Mitä kirjanpito tekee

Mieti, mitä kirjanpito tekee. Ihmiset saattavat kiistellä pienistä yksityiskohdista, mutta useimmat ovat samaa mieltä siitä, että kirjanpito tekee seuraavat neljä tärkeää asiaa:

• Mittaa voitot ja tappiot

• Raportit yrityksen taloudellisesta tilasta (sen varat, velat ja nettovarallisuus)

• Tarjoaa yksityiskohtaiset tiedot varoista, veloista ja omistajan pääomatileistä

• Toimittaa taloudellista tietoa sidosryhmille, erityisesti johdolle

Mitä kirjanpitojärjestelmät tekevät

Katso nyt lyhyesti, mitä kirjanpitojärjestelmät tai ainakin mitä pienyritysten kirjanpitojärjestelmät tyypillisesti tekevät:

• Tuottaa tilinpäätökset, mukaan lukien tuloslaskelmat, taseet ja muut kirjanpitoraportit.

• Luo yrityslomakkeita, mukaan lukien shekit, palkkasekit, laskut, asiakasilmoitukset ja niin edelleen.

• Pidä yksityiskohtaista kirjaa tärkeimmistä tileistä, mukaan lukien käteisvaroista, myyntisaamisista (summat, jotka asiakkaat ovat yritykselle velkaa), ostoveloista (summat, jotka yritys on velkaa myyjilleen), varastotavaroista, käyttöomaisuudesta ja niin edelleen.

• Suorita erityisiä tiedonhallintatoimintoja. Esimerkiksi kustannusalalla kirjojen kustantajat maksavat usein tekijöille rojalteja. Rojaltikirjanpito on siis tehtävä, joka kirjankustantajien kirjanpitojärjestelmien on yleensä tehtävä.

Mitä QuickBooks tekee

Okei, kun ymmärrät, mitä kirjanpito tekee ja mitä kirjanpitojärjestelmät yleensä tekevät, voit nähdä jonkin näkökulman, mitä QuickBooks tekee:

• Tuottaa tilinpäätöksen

• Luo monia yleisiä liiketoimintamuotoja, mukaan lukien shekit, palkkasekit, asiakaslaskut, asiakaslausunnot, luottomuistiot ja ostotilaukset

• Säilyttää yksityiskohtaista kirjaa kourallisista tärkeimmistä tileistä: käteinen, myyntisaamiset, ostovelat ja varasto yksinkertaisissa asetuksissa

QuickBooks tekee kolme niistä neljästä asiasta, joita voit odottaa kirjanpitojärjestelmän tekevän. QuickBooks ei kuitenkaan tarjoa erikoistuneita kirjanpitotuotteita. Esimerkiksi QuickBooks ei tee rojaltikirjanpitoa.

Ja nyt huonoista uutisista

Joten QuickBooks tekee kolme niistä neljästä asiasta, joita kirjanpitojärjestelmät tekevät, mutta se ei tee kaikkea. QuickBooks on usein epätäydellinen kirjanpitoratkaisu. Ole siis varovainen asettaessasi odotuksiasi. Yleensä sinun on myös selvitettävä kiertotapoja joihinkin erityisiin kirjanpitovaatimuksiisi.

QuickBooks tarjoaa käyttäjille ja yrityksille paljon joustavuutta. Joten, palatakseni edelliseen esimerkkiin, kirjan kustantaja voi tehdä suuren osan siitä, mitä sen tarvitsee tehdä rojaltikirjanpidossa QuickBooksissa. Tämä rojaltikirjanpitotyö vaatii yksinkertaisesti jonkin verran näpertelyä yrityksen perustaessa QuickBooksia.

QuickBooksilla (tai ainakin QuickBooksin suosituimmilla versioilla) on kuitenkin muutama merkittävä heikkous:

• QuickBooks Pro ei tarjoa hyvää tapaa käsitellä varaston valmistusta. QuickBooks Premier ja QuickBooks Enterprise Solutions tukevat kuitenkin yksinkertaista valmistuskirjanpitoa.

  Ja QuickBooks Enterprise Solutions tarjoaa lisävarastonhallintaominaisuuksia (useita varastonhallintapaikkoja, erän ja sarjanumeron seuranta sekä FIFO-kustannuslaskenta) osana Advance Inventory -ominaisuutta. (Nämä QuickBooks-versiot auttavat sinua ottamaan huomioon prosessin, jossa raaka-aineet muutetaan valmiiksi tuotteiksi, ja käsittelevät myös joitain todellisia varaston monimutkaisia ​​​​ongelmia.)

• Vain QuickBooks Enterprise Solutions käsittelee tilanteen, jossa varastot säilytetään useissa paikoissa. Toisin sanoen QuickBooks Pro ja QuickBooks Premier yksinkertaisesti näyttävät esimerkiksi, että sinulla on 3000 widgetiä. Se ei anna sinun seurata sitä tosiasiaa, että sinulla on 1 000 widgetiä varastossa, 500 widgetiä kaupassa A ja 1 500 widgetiä kaupassa B.

Huolimatta siitä, että QuickBooks saattaa olla epätäydellinen ratkaisu eikä välttämättä käsittele varastoa haluamallasi tavalla tai tarvitsemallasi tavalla, QuickBooks on silti erittäin hyvä ratkaisu. Ei, odota, se ei todellakaan ole tarpeeksi vahva. Mitä QuickBooks tekee, se tekee erittäin hyvin.

On paljon todennäköisempää, että esimerkiksi 600 käyttäjän kirjanpitoohjelmiston tuote lopetetaan kuin QuickBooksin kaltainen tuote, jolla on 4 miljoonaa asiakasta.