Kuinka QuickBooks-työpöytäluettelot muunnetaan QuickBooks Online -muotoisiksi

Kun työskentelet joidenkin työpöytätietokoneiden QuickBooks-yritysluetteloiden kanssa, jotkin kentät muuntuvat QuickBooks Online -palveluiksi (QBO), mutta toiset eivät. Tämä osio on järjestetty työpöydän QuickBooks-luettelon mukaan. Mukana on myös tietoa siitä, kuinka varasto toimii QBO:ssa.

Asiakas- ja työlista

Kun kyse on muuntamisesta, QuickBooks-pöytätietokoneen Asiakas:Työluettelon kentät jakautuvat kolmeen luokkaan:

• Muunnettavia kenttiä ovat Asiakas, Yrityksen nimi, Mr./Ms./?, Etunimi, Keski alkukirjain, Sukunimi, Puhelin, FAX, Vaihtoehtoinen puhelinnumero, Sähköposti, Jälleenmyyntinumero, Ehdot ja Onko verotettava -valintaruutu.

• Poikkeuksin muunnettavia kenttiä ovat laskutusosoite (paitsi seteli), toimitusosoite (paitsi huomautus), ensisijainen maksutapa (paitsi QuickBooks 2003 tai uudempi), luottokorttitiedot (paitsi QuickBooks 2003 tai uudempi) ja huomautus (ylös). 4000 merkkiin asti).

• Kentät, joita ei muunneta, ovat Yhteystiedot, Alt. Yhteystiedot, asiakastyyppi, edustaja, hintataso, veroerä, mukautetut kentät, tili ja luottoraja. Huomaa myös, että ei-aktiiviset asiakkaat konvertoivat aktiivisiksi.

Muuntamisen jälkeen voit muokata asiakkaita niin, että he eivät ole aktiivisia.

Lisäksi nämä Vain ammattilaisille -kentät eivät muunne: Työn tila, Aloituspäivä, Arvioitu loppu, Lopetuspäivä, Työn kuvaus ja Työn tyyppi.

Tuoteluettelo

Tapahtumassa välisummaerät näkyvät erillisillä riveillä ja Muistio-kentässä oleva teksti osoittaa, että ne ovat välisumma.

Ryhmäkohteita ei muunneta; Sen sijaan jokainen ryhmän nimike näkyy tietorivillä ja nollasummarivit näkyvät ryhmän alussa ja lopussa tunnistamaan ryhmään kuuluneet kohteet. Ylärivillä näkyy ryhmän nimi ja alimmalla rivillä ryhmän kuvaus.

Liikevaihtoveroryhmän tuotteet eivät muunne, mutta voit määrittää yhdistetyt arvonlisäverotuotteet QBO:ssa. QBO ei tue tuotteisiin liittyviä kolmimerkkisiä verokoodeja.

Työntekijäluettelo

Työpöydän QuickBooks Edition Employee List -tiedot muunnetaan QuickBooks Onlineksi, mutta QBO säilyttää vain seuraavat tiedot:

• Herra Neiti.

• Etunimi

• Toisen nimen alkukirjain

• Sukunimi

• Osoite

• Tulosta nimellä

• Puhelin

• Sosiaaliturvatunnus

• Sähköpostiosoite

• Palkkauspäivä

• Julkaisupäivä

Toimittajaluettelo

Seuraavia toimittajaluettelokenttiä ei muunneta:

• Ottaa yhteyttä

• Vaihtoehtoinen yhteyshenkilö

• Merkintä

• Epäaktiivinen

• Myyjän tyyppi

• Luottoraja

• Verotunnus

• 1099 tila

• Mukautetut kentät

Varasto

QBO tukee perusvaraston tarpeita; Jos harjoitat palveluyritystä tai myyt valmiita tuotteita, QBO:n pitäisi pystyä tukemaan varastotarpeesi. Varastotuotteet muunnetaan kaksipuolisiksi nimikkeiksi QBO:ssa hinnoilla ja kustannuksilla, mutta ilman määriä. Näin QuickBooks Online muuntaa varastoosat ja tapahtumat:

• QBO luo uusia alanimikkeitä nimeltä Inventory Asset ja COGS jokaiselle tapahtumassa käytettävälle varastotuotteelle. Vaikka näiden alakohtien nimet viittaavat siihen, että ne ovat tilejä, ne eivät ole sitä. Nämä tuotteet sisältävät saman kuvauksen kuin niiden päänimike, mutta niihin on liitetty varastoomaisuustili ja COGS-tili. Conversion käyttää niitä varmistaakseen, että raportit ovat oikein muuntamisen jälkeen.

• Kunkin muunnettujen laskujen, myyntikuittien, luottomuistioiden ja joidenkin laskujen, shekkien ja luottokorttitapahtumien varastorivin jälkeen, jotka sisälsivät varastotuotteita, QBO luo kaksi uutta tietoriviä käyttämällä uusia alanimikkeitä, jotka edustavat varastoomaisuutta ja COGS-määriä. .

Varastotuotteita sisältävien maksamattomien tai osittain maksettujen tapahtumien osalta kassaperusteiset raportit, joissa on COGS-määrä QBO:ssa, eroavat kassaperusteisista raporteista, joissa on COGS-summa työpöydän QuickBooksissa. Täysin maksettujen varastotapahtumien tai ei-varastotapahtumien kassaperusteiset raportit ovat samat QBO:ssa ja pöytätietokoneiden QuickBooksissa.

Kun olet muuntanut varaston QuickBooks-työpöytäyrityksestä QBO:ksi, et voi vain alkaa käyttää varastoa QBO:ssa. Sinun täytyy käydä läpi puhdistusprosessi. Löydät erinomaisia ​​yksityiskohtia puhdistusprosessista videosta " Konversion jälkeisten inventaarion ongelmien ratkaiseminen QBO:ssa ".

Yleensä muuntaminen luo uudet alakohdat väliaikaisena toimenpiteenä, jonka ainoa tarkoitus on varmistaa, että raportit ovat oikein. Muuntamisen jälkeen löydät tilikarttasta QuickBooks-pöytäkoneyrityksestäsi muunnetun varastotilin. Sitten, kun otat varaston ja määrän seurantaan käyttöön QBO:ssa, QBO luo toisen varastotilin – tilin, jota käytät jatkossa työskennellessäsi QBO:ssa.

Jotta voit määrittää oikean varaston dollariarvon QBO:n luomassa Varastotilissä ja päivittääksesi varastonimikkeesi jatkossa oikean varastotilin – QBO:n luoman – sinun on muokattava jokaista varastotuotetta (ei luotuja alituotteita). muuntamisen aikana) ja täytä oikea määrä käsillä.

Tämä prosessi johtaa varaston arvon kaksinkertaistumiseen näyttämällä se sekä QuickBooks-työpöytäyritykseltäsi muuntamisen aikana luodussa Varastotilissä että QBO:n luomalla varastotilillä. Korjataksesi yliarvioinnin käytä päiväkirjakirjausta, joka poistaa dollarit QuickBooks Desktop Inventory -tililtä.

Mutta ennen kuin korjaat varastoarvon ja kun olet muokannut jokaista tuotetta, voit ja sinun tulee poistaa muunnoksen aikana luodut alituotteet.

Koska sinun on suoritettava puhdistusprosessi kohteelta, jos sinulla on satoja varastotuotteita, saatat kokea kaiken tämän ylivoimaiselta. Vaihtoehtoisesti voit olla muuntamatta varastoa ja sen sijaan seurata videon ohjeita. Video ehdottaa, että tuot tuoteluettelon, mutta et jokaisen tuotteen tietoja. Määritä sen sijaan kunkin kohteen tiedot QBO:ssa. Satojen kohteiden kohdalla vain luettelotietojen tuonti on todennäköisesti nopeampaa ja selkeämpää.

Pelkästään luettelotietojen tuomisessa on yksi haittapuoli: häviät varastotuotteisiin liittyvät historialliset tiedot. Mutta mikään ei estä sinua pitämästä QBO-työpöytäyritystäsi saatavilla aikoina, jolloin saatat tarvita tätä historiaa.