Kuinka ottaa QuickBooks Online -palkanlaskenta käyttöön

QuickBooks Online Payroll (QBOP) käyttää ohjattua toimintoa, joka opastaa sinut palkanlaskentaprosessin läpi. Aloitat ottamalla palkanlaskennan käyttöön QBO:ssa. Sitten ohjattu toiminto opastaa sinut yrityksen perustamisessa, jotta voit maksaa työntekijöillesi.

Huomaa, että voit määrittää työntekijät ilman palkanlaskentaa valitsemalla Lisää työntekijä. Voit kirjautua palkanlaskentaan myöhemmin, aina siihen päivään asti, jolloin aloitit palkanlaskennan. Huomaa myös, että palkanlaskennan aloittamatta jättäminen ei säästä rahaa. Sinua veloitetaan tilauksestasi siitä hetkestä lähtien, kun rekisteröidyt palveluun, vähennettynä mahdollisella kokeiluajalla, vaikka et maksaisikaan työntekijöille. Suunnittele palkanlaskennan määrittäminen heti tilauksen yhteydessä, jotta et maksa kuukausia käyttämättömästä tilauksesta.

Laitetaan QBOP päälle.

Napsauta siirtymispalkin Työntekijät-linkkiä ja napsauta sitten Aloita-painiketta.

Palkanlaskentavelho käynnistyy. Ensimmäisellä sivulla valitset sinulle tärkeät palkanlaskentaominaisuudet, jotta QBO voi auttaa sinua valitsemaan sinulle oikean palkkasuunnitelman. Heti kun valitset Automaattiset verolaskelmat, QBO tarjoaa sinulle kaksi vaihtoehtoa palkanlaskennassa:

• Haluan suorittaa palkanlaskennan itse
• Haluan palkanlaskennan puolestani

Jos vierität sivua alaspäin, QBO näyttää sinulle vertailun kahden eri palvelun ominaisuuksista. Valitse Kokeile nyt -painike Haluan tehdä palkanlaskennan itse -vaihtoehdon - ja jos haluat käyttää QBOP:ia, sinun tulee myös valita tämä vaihtoehto.

QBO näyttää uudelleen Työntekijät-sivun ja kertoo, että olet rekisteröitynyt QBOP:iin. Napsauta Aloita asetukset -painiketta aloittaaksesi palkanlaskentaprosessin.

Ohjatun Get Ready for Payroll Wizardin ensimmäisellä sivulla QBO näyttää tiedot, jotka annoit perustaessasi yritystäsi. Tarkista tiedot ja napsauta Jatka-painiketta näytön oikeassa alakulmassa.

Ohjatun toiminnon seuraavassa näytössä voit ilmoittaa, oletko maksanut työntekijöille kuluvan vuoden aikana vai oletko aloittamassa palkanmaksun ensimmäistä kertaa.

Jos ilmoitat, että olet aiemmin suorittanut palkanlaskennan ja olet nyt siirtymässä QBOP:iin, ohjattu toiminto näyttää kaksi lisäkysymystä, joihin sinun on vastattava. Vastaa kysymyksiin ja napsauta Jatka-painiketta näytön oikeassa alakulmassa. Jos ilmoitat, ettet ole aiemmin maksanut työntekijöille, lisäkysymyksiä ei tule näkyviin, joten voit napsauttaa näytön oikeasta alakulmasta Jatka.

Ilmoita, oletko aiemmin maksanut työntekijöille kuluvan vuoden aikana.

Seuraavissa ohjeissa oletetaan, että et ole aiemmin maksanut työntekijöille. Jos olet käyttänyt QuickBooks for Windows Desktop -ohjelmaa palkanlaskennan valmisteluun, voit syöttää kunkin työntekijän ja kunkin palkkalistan palkkahistoriatiedot QuickBooks Desktop -ohjelman Palkkasumma-raportista löytyvien tietojen avulla.

Ohjatun toiminnon seuraava sivu kysyy, oletko kerännyt työntekijöiltäsi täytettyjä W-4-lomakkeita. W-4-lomakkeet ovat Internal Revenue Servicen lomake, jonka työntekijät täyttävät ilmoittaakseen ennakonpidätyksensä. Jos sinun on täytettävä W-4-lomake kenen tahansa työntekijän osalta, voit napsauttaa Ohjatun palkanlaskentatoiminnon W-4-lomakkeita -linkkiä näyttääksesi ja tulostaaksesi tai tallentaaksesi PDF-version lomakkeen tulostamisen jälkeen. QBO:n näyttämä lomake ei ole muokattavissa oleva lomake. Saat muokattavan lomakkeen, jonka voit täyttää tietokoneellasi, vierailemalla IRS:n verkkosivustolla ja napsauttamalla W-4-linkkiä Lomakkeet ja julkaisut -osiossa nähdäksesi muokattavat PDF-lomakkeet.

Määritä, onko sinulla W-4-tietoja kaikilta vai useimmilta työntekijöiltäsi.

Kun olet ilmoittanut, että olet saanut täytetyt W-4-lomakkeet työntekijöiltäsi, napsauta Jatka. Ohjattu toiminto kehottaa syöttämään yhden työntekijöistäsi. Napsauta Lisää työntekijä saadaksesi näkyviin tämän kaltaisen näytön.

Anna tiedot ensimmäiselle työntekijälle.

Jos sinulla ei ole työntekijän W-4-lomaketta, voit pyytää työntekijää itse täyttämään tiedot suojatun portaalin avulla. Jos haluat työntekijän antavan tiedot, anna työntekijän sähköpostiosoite ja napsauta Lähetä sähköposti. Vaihtoehtoisesti valitse Ei, haluan kirjoittaa tiedot itse ja täytä sivu seuraavilla tiedoilla:

• Nimi
• Palkkauspäivä
• Maksutiheys, jolla maksat työntekijälle, ja seuraava odotettu palkanmaksupäivä
• Kun annat palkkatiheystiedot, QBO luo palkkataulukon, jota voit soveltaa luomillesi seuraaville työntekijöille.
• Summa, jonka maksat työntekijälle
• Onko työntekijällä vähennyksiä
• Lomakkeen W-4 tiedot

Nämä tiedot sisältävät työntekijän osoitteen, sosiaaliturvatunnuksen, siviilisäädyn, ennakonpidätyksen ja valtion palkkaveron – joka vaihtelee osavaltioittain, mutta QBOP kehottaa sinua toimittamaan tiedot osavaltiosta, jossa yrityksesi toimii. Kaikki nämä tiedot tulevat näkyviin, kun napsautat Enter W-4 Form -painiketta.

Tunnista osavaltiosi palkkaverovaatimukset vierailemalla osavaltiosi verkkosivustolla ja etsimällä palkkaveroja.

• Tapa, jolla haluat maksaa työntekijälle (kuten paperisekki tai suora talletus)
• Jos valitset Suoratalletuksen, määritä työntekijän pankkitilin tiedot (tilin tyyppi, reititysnumero ja tilinumero).

Jos olet vastannut kysymyksiin 2–5, napsauta kynäkuvaketta vastauksen vieressä, jos haluat tehdä muutoksia. Kun annat tietoja, QBOP päivittää näytetarkistuksen esikatselun ikkunan oikealla puolella.

Kun olet toimittanut työntekijän tiedot, napsauta Valmis, ja QBO näyttää Suorita palkanlaskennan -sivun, jossa luetellaan työntekijät, joille maksetaan samaa palkkataulukkoa käyttäen. Jos QBO näyttää sivun, jonka oikeassa alakulmassa on Esikatsele palkanlaskenta -painike, voit napsauttaa painikkeen vieressä olevaa alanuolta ja valita sen myöhemmin.

Kun lisäät työntekijän, jolle maksetaan jonkin muun palkkasuunnitelman mukaan, QBO näyttää Työntekijät-sivun. määrittämäsi työntekijät näkyvät luettelossa, ja voit napsauttaa työntekijää muokataksesi työntekijän tietoja tai napsauttamalla Lisää työntekijä -painiketta lisätäksesi lisää työntekijöitä.

Lisää tai muokkaa työntekijöitä.