Kuinka ottaa käyttöön samanaikainen usean käyttäjän käyttö QuickBooks 2018:ssa

Joskus tarvitset vain yhden tietokoneen ja yhden QuickBooks-kopion, vaikka sinulla on useita QuickBooksia käyttäviä työntekijöitä. Jos pienellä yrityksellä on vain järjestelmänvalvojan avustaja ja omistaja käyttää esimerkiksi QuickBooks-datatiedostoa, yksi kopio QuickBooksista, joka on käynnissä yhdellä henkilökohtaisella tietokoneella, saattaa riittää. QuickBooks mahdollistaa kuitenkin useiden käyttäjien samanaikaisen QuickBooks-datatiedoston käytön. Oletettavasti sinun on ensin määritettävä useita käyttäjiä.

Kun olet määrittänyt useita käyttäjiä, voit asentaa QuickBooks-ohjelman muihin henkilökohtaisiin tietokoneisiin ja sitten - olettaen, että kaikki nämä henkilökohtaiset tietokoneet ovat yhteydessä Windows-verkkoon - käyttää näitä muita QuickBooks-kopioita päästäksesi ensimmäiseen tietokoneeseen tallennettuun QuickBooks-datatiedostoon. tai päätietokone.

Jos haluat käyttää QuickBooksia ympäristössä, jossa useat käyttäjät käyttävät samanaikaisesti, sinun on myös kerrottava QuickBooksille, että samanaikainen käyttö on kunnossa. Voit tehdä tämän valitsemalla Tiedosto→Vaihda monikäyttäjätilaan. (Jos haluat poistaa monikäyttäjätilan käytöstä myöhemmin, valitse Tiedosto → Vaihda yhden käyttäjän tilaan uudelleen.)

QuickBooks tukee useiden käyttäjien samanaikaista käyttöä tietuelukitustekniikalla, joka lukitsee kaikki käyttämäsi tietueet, mutta ei koko QuickBooks-datatiedostoa. Jos haluat työskennellä yrityksen A kanssa ja joku muu käyttäjä haluaa työskennellä yrityksen B kanssa, se ei haittaa. QuickBooks sallii sen. Sinä ja toinen käyttäjä et kuitenkaan voi työskennellä samassa yrityksessä (A tai B) samanaikaisesti. Tämä tarkoittaisi, että työskentelet saman asiakastietueen kanssa.

Et voi asentaa samaa QuickBooks-kopiota useille koneille ja laillisesti käyttää usean käyttäjän QuickBooks-järjestelmää. Sinun on ostettava QuickBooks-kopio jokaiselle koneelle, johon QuickBooks on asennettu. Huomaa kuitenkin, että Intuit myy joitakin QuickBooksin usean käyttäjän versioita, joissa itse asiassa ostat viisi lisenssiä yhdessä QuickBooks-laatikossa. (QuickBooksin Enterprise-versio tukee useiden käyttäjien verkkoja jopa 30 samanaikaisen käyttäjän kanssa, ja muut QuickBooksin versiot tukevat useiden käyttäjien verkkoja, joissa on jopa 5 samanaikaista käyttäjää.)

Saatat haluta useita QuickBooks-käyttäjiä, jos yrityksesi myyntiedustajat laativat laskuja tai tarjouksia asiakkaille. Tässä tapauksessa voit halutessasi määrittää jokaisen myyjän QuickBooksiin. Huomaa kuitenkin, että näillä myyjillä pitäisi olla mahdollisuus vain luoda lasku tai ehkä luoda ja tulostaa laskuarvio. Syistä, joita käsitellään tarkemmin tämän luvun seuraavassa osassa, haluat olla erittäin varovainen antamassa kokemattomille kirjanpidon käyttäjille täyden pääsyn kirjanpitojärjestelmään.