Kuinka ostotilaukset toimivat QuickBooksissa 2019

Jos sinun on tilattava tavaraa yrityksellesi, harkitse tilaustoimistojen käyttöä. Luo QuickBooks-myyntipisteitä, vaikka tilaat tavaroita puhelimitse, lennättimellä tai jopa World Wide Webin kautta – eli aina, kun et pyydä tavaroita kirjallisesti. Täyttämällä ostotilauksia voit määrittää, mitä tuotteita sinulla on tilauksessa ja milloin tuotteet saapuvat. Sinun tarvitsee vain kysyä QuickBooksilta "Mitä on tilattu ja milloin se tulee?" Sinun ei enää koskaan tarvitse raahata aivojasi muistaaksesi, oletko tilannut nuo Thingamajigit ja doohickeyt.

Ja kun lasku tulee, se on jo eritelty ostotilauslomakkeessa. Arvaa mitä? Kun olet kirjoittanut kaikki tuotteet ostotilaukseesi, sinun ei tarvitse täyttää sekin Kohteet-välilehteä, kun maksat laskun. Tai jos maksat laskuja velkasitoumustavalla, sinun ei tarvitse täyttää Kohteet-välilehteä Anna laskut -ikkunassa. Kun tavarat saapuvat, sinun tarvitsee vain ilmoittaa QuickBooksille; tuotteet lisätään heti varastoluetteloosi.

Käytä ostotilauksia tilaamillesi tuotteille eli tuotteille, jotka vastaanotat ja maksat tulevaisuudessa. Jos ostat tuotteita tiskiltä tai vastaanotat tuotteita, joita et ole tilannut, et tietenkään tarvitse ostotilausta. Sinun tarvitsee vain maksaa lasku ja varastoida juuri ostamasi tuotteet.

Kuinka mukauttaa ostotilauslomake QuickBooks 2019:ssä

QuickBooksin avulla voit mukauttaa tilauslomakettasi luomalla uuden tilauslomakkeen alusta tai käyttämällä olemassa olevaa tilaustilausmallia.

Luodaksesi "alusta" ostotilauslomakkeen, valitse Toimittajat → Luo ostotilaukset ja napsauta Mukauta suunnittelua -painiketta tuloksena olevan valintaikkunan Muotoilu-välilehdellä. QuickBooks näyttää Intuit-verkkosivun, joka opastaa sinut oman pitkälle räätälöidyn lomakkeen luomiseen.

Voit mukauttaa olemassa olevaa ostotilauslomaketta valitsemalla Toimittajat → Luo ostotilaukset ja napsauttamalla sitten Muokkaa tietojen asettelua -painiketta avautuvan valintaikkunan Muotoilu-välilehdellä. Tässä tapauksessa QuickBooks kehottaa sinua ottamaan kopion ostotilauslomakkeesta ja näyttää sitten Lisämukauttaminen-valintaikkunan (ei näy), joka sisältää painikkeita ja laatikoita, joiden avulla voit muokata tavallista QuickBooksin ostotilauslomaketta niin, että tiedot haluamasi teksti tulee näkyviin ja on merkitty haluamallasi tavalla.

Muita mukautuksia -valintaikkunassa on esikatselualue, jonka avulla voit nähdä, miltä tekemäsi muutokset näyttävät, ja Peruuta-painikkeen, jota voit napsauttaa, jos asiat karkaavat käsistä. Lisäksi Lisämukauttaminen-valintaikkunassa on Layout Designer -painike, jota napsauttamalla voit avata Layout Designer -ikkunan. Layout Designer -ikkunan avulla voit tulla todelliseksi taittotaiteilijaksi ja tehdä kaikenlaisia ​​muutoksia ostotilaukseesi yksinkertaisesti liikuttamalla kenttiä sivulla hiirellä.

Hallinnoi malleja -painikkeella, joka on käytettävissä myös Muotoilu-välilehdellä, voit valita mukautettavan ostotilauslomakkeen, kun olet aiemmin luonut useamman kuin yhden lomakkeen.

Kuinka täyttää ostotilaus QuickBooks 2019:ssä

Saatat olla vähissä vempaimista, doohickeyistä tai muista tuoteluettelossasi olevista kohteista ja olet valmis järjestämään nämä asiat uudelleen – mitä ne ovat. Täytä ostotilaus seuraavasti:

1. Valitse Toimittajat → Luo ostotilaukset.

Voit myös napsauttaa Ostotilaukset-kuvaketta aloitusnäytössä tai napsauttaa Toimittajakeskuksen Uudet tapahtumat -aluetta ja valita sitten Ostotilaukset. Näet Luo ostotilaukset -ikkunan, joka on samanlainen kuin esitetty kuva. Huomaa, että tämän ikkunan tarkat tiedot riippuvat siitä, kuinka mukautat ostotilauslomakettasi.

Luo ostotilaukset -ikkuna.

2. Valitse toimittaja Toimittaja-pudotusvalikosta.

Napsauta alanuolta nähdäksesi luettelon toimittajistasi. Napsauta toimittajaa nähdäksesi sen nimen ja osoitteen Toimittaja-ruudussa. Jos et löydä toimittajan nimeä valikosta, valitse valikosta Lisää uusi ja täytä sitten toimittajan tiedot avautuvaan Uusi toimittaja -valintaikkunaan. Napsauta OK, kun olet valmis valintaikkunan.

3. Jos seuraat varastoasi luokan mukaan, valitse luokka Luokka-pudotusvalikosta.

Luo ostotilaukset -ikkunassa ei välttämättä ole Luokka-pudotusvalikkoa. Jos näin ei ole, ja haluat, että sillä on sellainen, sinun on määritettävä QuickBooks seuraamaan kuluja luokittain. Voit tehdä tämän avaamalla QuickBooks-tiedoston yhden käyttäjän tilassa järjestelmänvalvojana. Valitse sitten Muokkaa → Asetukset ja napsauta Kirjanpito-kuvaketta vasemmalla olevasta luettelosta. (Sinun on ehkä myös napsautettava Yritysasetukset-välilehteä.) Valitse lopuksi Käytä luokan seurantaa -valintaruutu ja napsauta sitten OK.

4. (Valinnainen) Valitse edustaja, odotettu päivämäärä ja FOB, jos käytät niitä ostotilauksessasi.

Saatat joutua täyttämään muita kenttiä ennen kuin pääset alareunassa oleviin tuotekohtaisiin kuvauksiin. Jälleen nämä kentät eivät välttämättä näy, jos et ole ilmoittanut haluavasi niitä lomakkeeseen.

5. Siirry Tuote-sarakkeeseen ja ala syöttää tilaamasi tuotteet.

Kohteiden syöttäminen on tärkein osa ostotilauksen luomisessa. Kun siirryt Kohde-sarakkeeseen, se muuttuu avattavaksi valikoksi. Napsauta sen alanuolta nähdäksesi tuoteluettelon. Sinun on ehkä vieritettävä sen kohteen kohdalle, jonka haluat syöttää. Nopea tapa vierittää kohteen kohdalle on kirjoittaa kohteen nimen ensimmäiset kirjaimet. Jos kirjoitat kohteen nimen, joka ei ole kohdeluettelossa, QuickBooks kysyy, haluatko määrittää tämän kohteen. Jos on, napsauta Määritä ja täytä sitten Uusi kohde -valintaikkuna.

Kirjoita Kohde-sarakkeeseen niin monta tuotetta kuin haluat. QuickBooks täyttää nimikkeen kuvauksen puolestasi, mutta voit tarvittaessa muokata mitä tahansa kuvaussarakkeeseen lisäämistä. Ilmoita Määrä-sarakkeessa, kuinka monta kutakin tuotetta tarvitset.

6. Jos haluat, täytä Toimittajan viesti -kenttä, mutta täytä ehdottomasti Muistio-kenttä.

Toimittajan viesti -kenttään kirjoitat viestin tilauksesi vastaanottajalle. Voisit kirjoittaa Hanki minulle nämä tavarat pikaisesti!

Mitä tahansa teetkin, muista täyttää Muistio-kenttä. Tähän kenttään kirjoittamasi tiedot näkyvät Avoimet ostotilaukset -valintaikkunassa, ja nämä tiedot ovat varmin tapa tunnistaa tämän ostotilauksen tarkoitus. Kirjoita jotain merkityksellistä, jonka ymmärrät kahden viikon, kolmen viikon tai kuukauden kuluttua, kun maksat tilaamistasi tuotteista.

Luo ostotilaukset -ikkunan yläosassa on Tulosta myöhemmin -valintaruutu, joka kertoo, haluatko tulostaa tämän tilauksen. Jos haluat tulostaa ostotilauksen, varmista, että tämä valintaruutu on valittuna. Kun olet tulostanut ostotilauksen, valintamerkki katoaa laatikosta.

7. Tulosta ostotilaus napsauttamalla Tulosta.

Jos tämä tilauspyyntö on yksi monista täyttämistäsi ja haluat tulostaa useita kerralla, napsauta Tulosta-painikkeen alla olevaa nuolta ja valitse avattavasta valikosta Erä. Ennen kuin tulostat tilauksen, sinun kannattaa kuitenkin napsauttaa Tulosta-painikkeen alla olevaa alanuolta ja valita Esikatselu nähdäksesi, miltä tilaus näyttää, kun tulostat sen. QuickBooks näyttää sinulle näytöllä kopion ostotilauksesta. Toivottavasti näyttää olevan kunnossa.

Käytät Historia-painiketta saatuasi tuotteet, jotka olet niin huolellisesti listannut ostotilaukseen. Kun olet vastaanottanut tuotteet ja kirjannut niiden kuitin, tämän painikkeen napsauttaminen kertoo QuickBooksille, että se antaa sinulle tuotteen koko historian – milloin tilasit sen ja milloin vastaanotit sen.

Mitä tulee muihin yläosassa oleviin painikkeisiin, luulen, että tiedät mitä ne ovat.

8. Tallenna ostotilaus napsauttamalla Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje.

QuickBooks tallentaa ostotilauksen ja näyttää uuden, tyhjän ostotilausikkunan, johon voit syöttää toisen tilauksen.

Kuinka tarkistaa ostotilaukset QuickBooksissa

Tallennat ostot. Kuluu pari viikkoa ja kysyt itseltäsi: "Tilasinko minä nuo doohickeyt Acmelta?" Valitse Raportit → Ostokset → Avaa ostotilaukset nähdäksesi raportin, jossa luetellaan jäljellä olevat ostotilaukset. Tai napsauta Raporttikeskusta, valitse vasemmasta sarakkeesta Ostokset, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa luettelonäkymäpainiketta saadaksesi todellisen luettelon ostoraporteista ja napsauta sitten Avaa ostotilaukset -raporttia. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Raporttikeskuksen karusellia selataksesi raportteja luokassa. Jos haluat käyttää karusellia, valitse vasemmasta sarakkeesta Ostokset, napsauta Karusellinäkymä-painiketta (luettelonäkymä-painikkeen vieressä) ja napsauta sitten raporttipinon kuvaa, joka näkyy valitun kuvan vasemmalla tai oikealla puolella. raportti.

Kuinka vastaanottaa ostotilaustuotteita QuickBooksissa

Kun doohickeys ja vempaimet ovat saapuneet kamelijunalla, sinun on kirjattava tavaroiden kuitti ja lisättävä ne tuoteluetteloosi.

Kaksi ensimmäistä asiaa on huomioida, tuliko tavaroista lasku, ja päättää sitten, kuinka haluat maksaa sen. Nämä päätökset ovat samat, jotka sinun on tehtävä, jos vastaanotat tavarat täyttämättä ensin ostotilauslomaketta.

Tallennat vastaanottamasi ostotilauslähetykset samalla tavalla kuin tallennat muut vastaanottamasi tuotteet:

• Jos maksat ostotilauksesta sekillä, käytä Kirjoita shekit -ikkunaa.
• Jos saat tilaustoimitukset ilman laskua, käytä Luo tuotekuitit -ikkunaa.
• Jos saat tilaustoimitukset laskun mukana, käytä Syötä laskut -ikkunaa.

Riippumatta käyttämästäsi ikkunasta, kun valitset toimittajan, joka myi sinulle ostotilaustuotteet, QuickBooks varoittaa, että toimittajalla on avoimia ostotilauksia, ja kysyy, haluatko saada ostotilausta vastaan. Tietysti teet. ( Vastaanotto tarkoittaa yksinkertaisesti tilaamiesi tuotteiden vertaamista siihen, mitä sait.) Kun napsautat Kyllä, QuickBooks näyttää Avaa ostotilaukset -valintaikkunan, kuten tässä näkyy. Valitse tilausosto(t), joita vastaan ​​vastaanotat ja napsauta sitten OK. QuickBooks täyttää Kohteet-välilehden näyttääkseen kaikki tilaamasi tavarat. Jos se, mitä QuickBooks näyttää, ei ole sitä, mitä sait, saatat joutua tekemään muutoksia.

Avaa ostotilaukset -valintaikkuna.