Kuinka nopeasti varmuuskopioida QuickBooks 2016

Olet kiireinen. Sinulla ei ole aikaa huijata QuickBooksilla. Haluat vain tehdä kelvollista varmuuskopiointityötä ja olet päättänyt, kuinka usein aiot tehdä sen. Kuulostaako sinun tilanteeltasi? Toimi sitten seuraavasti:

1 Aseta tyhjä levy oikeaan asemaan.

Voit varmuuskopioida mille tahansa siirrettävälle levylle, mukaan lukien flash-muistilaitteet, kannettavat kiintolevyt ja kirjoitettavat CD-levyt. Huomaa kuitenkin, että Intuit (QuickBooksin valmistaja) suosittelee, että et käytä QuickBooks-varmuuskopiointikomentoa varmuuskopiotiedoston siirtämiseen CD-levylle.

Sen sijaan Intuit suosittelee, että varmuuskopioit tiedoston kiintolevyllesi ja poltat sitten tiedoston levylle käyttämällä Windows File Copy -komentoa. Tämä kiertotapa yleensä ratkaisee joitakin CD-kirjoitusongelmia, joita ihmiset kohtaavat varmuuskopioiessaan suoraan CD-levylle QuickBooksista.

Voit varmuuskopioida mille tahansa kiinteälle levylle, kuten kiintolevylle tai verkkolevylle, mutta irrotettavan levyn etuna on, että voit tallentaa sen johonkin muuhun paikkaan. Kompromissina voit käyttää myös verkkolevyä. Et yleensä halua käyttää kiintolevyäsi (vaikka tämä on parempi kuin ei mitään), koska yksi QuickBooks-tietoihisi mahdollisesti kohdistuvista katastrofeista on kiintolevyn vika.

Voit myös varmuuskopioida QuickBooks-tiedostosi online-tallennusalueelle.

2Jos tallennat tietoja useammasta kuin yhdestä yrityksestä, varmista, että yritys, jonka tiedot haluat varmuuskopioida, on aktiivinen yritys.

Saadaksesi selville, onko oikea yritys aktiivinen, katso vain QuickBooks-sovelluksen ikkunan otsikkopalkkia, joka nimeää aktiivisen yrityksen. (Jos et muista asentaneeni useita tiedostoja, älä huoli. Sinulla on luultavasti vain yksi tiedosto – tavallinen tapaus.)

3Aloita varmuuskopiointi valitsemalla Tiedosto → Varmuuskopiointiyritys → Luo paikallinen varmuuskopio.

QuickBooks näyttää Luo varmuuskopio -valintaikkunan.

Jos käytät QuickBooksia usean käyttäjän tilassa, sinun on vaihdettava yhden käyttäjän tilaan ennen tiedoston varmuuskopiointia. Voit tehdä tämän valitsemalla Tiedosto → Vaihda yhden käyttäjän tilaan.

4Kerro QuickBooksille, minne haluat varmuuskopioida QuickBooks-datatiedoston.

Kun QuickBooks näyttää Luo varmuuskopio -valintaikkunan, määritä varmuuskopion sijainti valitsemalla joko Online Backup tai Local Backup -valintanappi.

Jos haluat varmuuskopioida QuickBooks-tiedostosi paikallisesti, valitse Paikallinen varmuuskopiointi -vaihtoehto.

5 Kuvaile, kuinka QuickBooksin pitäisi varmuuskopioida tiedostosi.

Kun ensimmäinen Luo varmuuskopio -valintaikkuna on edelleen näkyvissä, napsauta Asetukset-painiketta. QuickBooks näyttää Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunan, jossa voit määrittää, kuinka ja milloin QuickBooks varmuuskopioi datatiedostosi:

Valitse oletussijainti. Määritä, missä varmuuskopiotiedoston tulee sijaita. Voit tehdä tämän joko kirjoittamalla varmuuskopiokansion polun Kerro meille, minne varmuuskopiot tallennetaan -ruutuun (vakain tapa) tai napsauttamalla Selaa-painiketta ja käyttämällä sitten Windowsin näyttämää Selaa kansiota -valintaikkunaa. oletusvarmuuskopion sijainti.

Hienosäädä varmuuskopiointitoimintoa. Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunassa on muutamia valintaruutuja, joiden avulla voit hienosäätää vanhaa QuickBooksin varmuuskopiointitoimintoa. Lisää varmuuskopioinnin päivämäärä ja aika tiedostonimeen -valintaruutu, jos se on valittuna, tekee juuri sen, mitä se sanoo. Rajoita tämän kansion varmuuskopioiden määrä [X] -valintaruutu kertoo QuickBooksin rajoittavan QuickBooks-tiedostosi varmuuskopioiden määrää, jonka se tallentaa varmuuskopiokansioon. Varmuuskopioiden oletusmäärä on kolme; sen pitäisi olla hyvä.

Määritä varmuuskopion muistutussääntö. Voit valita Muistuta minua varmuuskopioimaan, kun suljen yritystiedostoni joka [X] kertaa -valintaruudun kertoaksesi QuickBooksille, että sen pitäisi muistuttaa sinua aina niin usein varmuuskopioinnista. Oletuksena QuickBooks muistuttaa sinua joka neljäs, kun suljet datatiedoston, mutta voit korvata tekstiruudun arvon määrittääksesi jonkin muun varmuuskopion muistutustiheyden.

Valitse tietojen vahvistusvaihtoehto. QuickBooks tarjoaa kolme tietojen vahvistusvaihtoehtoa: Täydellinen vahvistus (turvallinen, mutta hidas), nopeampi vahvistus (nopea, mutta ei niin perusteellinen) ja ei vahvistusta (säästyy nyt vähän aikaa valtavien ongelmien riskillä myöhemmin). QuickBooks suosittelee Täydellinen vahvistus -vaihtoehtoa.

Kun olet lopettanut Varmuuskopiointiasetukset-valintaikkunan, napsauta OK ja sitten Seuraava. QuickBooks näyttää toisen Luo varmuuskopio -valintaikkunan.

6Määritä, milloin QuickBooksin pitäisi varmuuskopioida tiedostosi.

Toisessa Ohjattu varmuuskopiointi -valintaikkunassa on vaihtoehtopainikkeet, joiden avulla voit ajoittaa varmuuskopioinnin. Jos haluat esimerkiksi varmuuskopioida paikan päällä, valitse Tallenna se nyt -valintanappi.

Huomautus: Kun varmuuskopioit QuickBooks-tiedostosi ensimmäistä kertaa Luo varmuuskopio -komennolla, QuickBooks ei kysy, milloin sen pitäisi varmuuskopioida datatiedostosi. QuickBooks vain varmuuskopioi datatiedoston ohittaen tämän vaiheen.

7Vahvista varmuuskopiotiedoston sijainti ja nimi.

Kun toinen Ohjattu varmuuskopiointi -valintaikkuna tulee näkyviin, napsauta Seuraava. QuickBooks näyttää Tallenna varmuuskopio -valintaikkunan.

Varmista varmuuden vuoksi, että Tallenna varmuuskopio -valintaikkunassa näkyvä tiedostonimi ja kansion sijainti ovat oikein. Jos kansion sijainti ei ole oikea, valitse uusi kansion sijainti avattavasta Tallenna kohteeseen -luettelosta. Jos tiedostonimi ei ole oikea, muokkaa Tiedostonimi-tekstiruudussa näkyvää nimeä.

8 Napsauta Tallenna.

QuickBooks varmuuskopioi tiedostosi ja näyttää viestiruudun, joka kertoo, että se on varmuuskopioinut tiedostosi. Viesti kertoo myös varmuuskopiotiedoston nimen ja kansion sijainnin.