Kuinka maksaa työntekijöille QuickBooks 2019 -peruspalkkauksessa

Itsenäiselle ammatinharjoittajalle tai pienyrityksen omistajalle QuickBooks 2019 tarjoaa kaksi tee-se-itse -vaihtoehtoa työntekijöiden maksamiseen: Basic Payroll (joka yleensä tarkoittaa, että kirjanpitäjäsi auttaa sinua palkanlaskennan verolomakkeissa) ja Enhanced Payroll (mikä tarkoittaa, että QuickBooks auttaa sinulle palkkaverolomakkeet). Peruspalkkavaihtoehdolla teet suurimman osan työstä itse, mutta et maksa paljoakaan palkanlaskennan käsittelystä.

Kolmas palkanlaskentavaihtoehto olisi QuickBooks Assisted Payroll. Tällä vaihtoehdolla hoidat työntekijöiden maksamisen QuickBooksissa, ja sitten Intuit hoitaa veronmaksut ja tarvittavien palkkaverolomakkeiden jättämisen.

Määritä QuickBooks 2019 Basic Payroll

Tee-se-itse palkkalistan määrittäminen käy läpi verkkohaastattelun. Aloita tämä haastattelu valitsemalla Työntekijät → Palkanlaskenta → Ota palkkalaskenta käyttöön QuickBooksissa. QuickBooks näyttää näytetyn sivun.

Ensimmäinen palkanlaskennan verkkosivu.

Sinun on ehkä napsautettava painiketta laajentaaksesi Ota palkanlaskenta käyttöön QuickBooksissa -ikkunaa, jotta näet sekä perus- että parannetut vaihtoehdot. Pohjimmiltaan, jos valitset Peruspalkka-vaihtoehdon, joko sinun tai kirjanpitäjäsi on suoritettava palkkaverot ja laadittava ja toimitettava sitten palkkaveroilmoitukset. Jos valitset Enhanced Payroll -vaihtoehdon, QuickBooks auttaa sinua maksamaan palkkaverotalletukset ja laatimaan (tai useimmiten) palkanlaskennan veroilmoitukset puolestasi.

Voit valita haluamasi palkanlaskentavaihtoehdon napsauttamalla sen Kokeile ilmaiseksi -painiketta. QuickBooks näyttää toisen tietosivun, joka kuvaa maksuvaihtoehtosi ja mahdolliset erikoisalennukset. (Joskus saat paremman hinnan ja erikoisalennuksen esimerkiksi rekisteröitymällä vuodeksi.)

Intuitin palkanlaskentapalveluiden hinnoittelu muuttuu, mutta tätä kirjoitettaessa (kesällä 2018) Basic Payroll -palvelu maksaa noin 250 dollaria vuodessa ja Enhanced Payroll -palvelu noin 400 dollaria vuodessa. Kustannukset kasvavat riippuen työntekijöiden lukumäärästä ja myönnettyjen shekkien määrästä.

Jos haluat valita Basic Payroll -vaihtoehdon, napsauta Jatka-painiketta, kun QuickBooks näyttää seuraavan näytön, jossa on lisätietoja kyseisen vaihtoehdon hinnoittelusta ja ominaisuuksista. Sitten QuickBooks kerää luottokorttitietosi (jotta se voi laskuttaa sinua palvelusta).

Ilmoittaudu palkanlaskentapalveluun

Ilmoittautuaksesi palkanlaskentapalveluun, kun olet valinnut tietyn vaihtoehdon, täytät sarjan verkkosivulomakkeita. Matkan varrella kirjoitat yrityksesi nimen ja osoitteen sekä annat yrityksesi työnantajan tunnusnumeron (EIN). Voit selata verkkosivun lomakkeita napsauttamalla Jatka- ja Takaisin-painikkeita. QuickBooks ohjaa sinut rekisteröitymisprosessin läpi erittäin tehokkaasti. Seuraa näytöllä näkyviä ohjeita ja kuvaile, kuinka yrityksesi käsittelee palkanlaskentaa.

Mutta anna minun antaa varoituksen: Kun määrität yrityksesi tiedot palkanlaskentaa varten, QuickBooks pyytää joukon tietoja. Sinun on kuvattava täysin, kuinka maksat työntekijöillesi, kenelle suoritat vähennyksiä ja muuta sellaista. Lue huolellisesti QuickBooksin antamat ohjeet, mikä vie jonkin aikaa. Jos joudut vaikeuksiin, voit pyytää ulkopuolisen kirjanpitäjän apua Enhanced Payroll -palvelun perustamiseen tai harkita Assisted Payroll -vaihtoehtoa.

Perusta työntekijät

Kun olet määrittänyt yrityksesi tiedot palkanlaskentaa varten, olet valmis määrittämään työntekijät palkanlaskentaa varten. Osana Basic Payroll -asetusprosessia QuickBooks näyttää verkkosivun, johon voit lisätä työntekijäsi. Voit myös lisätä työntekijöitä näyttämällä Työntekijäkeskuksen. (Valitse Työntekijät → Työntekijäkeskus ja napsauta Uusi työntekijä -painiketta.) Kun napsautat Uusi työntekijä -painiketta, QuickBooks näyttää Uusi työntekijä -ikkunan Henkilökohtainen-välilehden kuvan mukaisesti.

Uusi työntekijä -ikkunan Henkilökohtainen-välilehti.

Kuvaile työntekijää täyttämällä Henkilökohtainen-välilehden kentät. Kaikki nämä asiat ovat itsestään selviä. Kirjoita henkilön nimi Virallinen nimi -ruutuihin. Työntekijän etunimi menee First-ruutuun, keskimmäinen alkukirjain menee MI-ruutuun ja niin edelleen.

Napsauta Osoite & Yhteystiedot -välilehteä (ei näy) kerätäksesi ja tallentaaksesi työntekijän postiosoitteen ja muut yhteystiedot, kuten hänen puhelinnumeronsa.

Jos haluat kerätä ja tallentaa lisätietoja työntekijästä (kuten hänen pankkitilinumeronsa suoratalletusta varten), napsauta Lisätiedot-välilehteä (ei myöskään näy). Tällä välilehdellä on Määritä kenttä -painike, jonka avulla voit kerätä mukautettuja tietoja työntekijästä. Voit käyttää Mukautettu kenttä -vaihtoehtoa napsauttamalla Määritä kenttä -painiketta ja määrittämällä sitten lisättävät kentät Määritä kenttä -valintaikkunassa.

Anna palkka- ja verotiedot

Palkkatiedot-välilehdellä kerrotaan, miten työntekijän palkka lasketaan seuraavan kuvan mukaisesti. Käytä Palkanlaskenta-aikataulu-pudotusvalikkoa määrittääksesi säännöllisen palkanlaskentaohjelman (kuten viikoittain tai puolivuosittain) ja määrittääksesi työntekijän palkkataulukkoon. Käytä Pay Frequency -pudotusvalikkoa tunnistaaksesi maksujakso. Valinnaisesti, jos olet ottanut käyttöön QuickBooksin luokkaseurantaominaisuuden, luokittele tälle työntekijälle suoritettavat maksut Luokka-pudotusvalikosta. Syötät palkkasumman Ansio-alueelle. Jos työntekijä ansaitsee esimerkiksi 30 000 dollarin vuosipalkkaa, kirjoitat palkkasumman nimikkeen Nimikkeen nimi -sarakkeeseen. Tämän jälkeen kirjoitat 30 000 dollarin vuosipalkan Tunti-/vuosipalkka-sarakkeeseen.

Uusi työntekijä -ikkunan Palkkatiedot-välilehti.

Voit kuvailla työntekijän maksamia veroja napsauttamalla Verot-painiketta. QuickBooks näyttää Verot-valintaikkunan. Käytä Liittovaltio-välilehteä tunnistaaksesi työntekijän ilmoitustilan, haettujen korvausten lukumäärän ja mahdolliset lisäennakonpidätykset. Käytä lisäksi Aihe-valintaruutuja ilmoittaaksesi, onko tämä työntekijä Medicare-, sosiaaliturva- tai liittovaltion työttömyysveron alainen vai onko työntekijä oikeutettu ansiotulohyvitykseen. Huomaa, että kaikki työntekijät eivät ole Medicare- ja sosiaaliturvaverojen alaisia. Pyydä lisätietoja veroneuvojaltasi.

Verot-ikkunan Liittovaltio-välilehti.

Valtio-välilehti tarjoaa laatikoita, joita voit käyttää valtion verojen kuvaamiseen. Muut-välilehdellä voit kuvata ja tallentaa paikallisia verotietoja, kuten kaupungin tuloveroa. Jälleen, mitä näet Muut-välilehdellä, riippuu paikkakunnastasi.

Jos napsautat Sairaus/loma-painiketta Uusi työntekijä -valintaikkunan Palkkatiedot-välilehdellä, näet Sairaus ja loma -valintaikkunan. Tässä valintaikkunassa voit määrittää, miten sairaus- tai lomarahat ja henkilövapaat kertyvät palkanlaskentajaksoittain. Voit määrittää sairaus- tai lomalomatuntien lukumäärän Tunnit Saatavilla alkaen -tekstikentässä, kun määrität palkanlaskennan. Voit käyttää Kertymäaika-pudotusluetteloa määrittääksesi, kuinka usein sairaus- tai lomarahaa kertyy. Jos sairaus- tai lomapalkkoja kertyy, käytä Kertynyttä tuntia -ruutua selvittääksesi, kuinka monta sairaus- tai lomatuntia työntekijä ansaitsee kustakin palkasta tai tunnista tai vuoden alussa. Jos olet asettanut sairaus- tai lomatuntien enimmäismäärän, jonka työntekijä voi kerätä, kirjoita tämä arvo Tuntien enimmäismäärä -ruutuun. Jos haluat nollata sairaus- ja lomatunnit jokaisen vuoden alussa, valitse Nollaa tunnit joka uusi vuosi? valintaruutu.

Sairas ja loma -valintaikkuna.

Sairas ja loma -valintaikkunan Loma-alue toimii samalla tavalla kuin Sairas-alue. Syötä käytettävissä olevien lomatuntien määrä Käytettävissä olevat tunnit -ruutuun. Käytä avattavaa Kertymäaika-luetteloa määrittääksesi, kuinka usein työntekijät ansaitsevat loma-aikaa. Käytä Kertyneet tunnit ja Tuntien enimmäismäärä -valintaruutuja hallitaksesi, miten loma-ajan kerryttämislaskelmat toimivat. Valitse lopuksi Reset Hours Every New Year? valintaruutu nollataksesi loma-ajan jokaisen uuden vuoden alussa.

Jos olet valinnut suoratalletusvaihtoehdon, napsauta Suoratalletus-painiketta Uusi työntekijä -valintaikkunan Palkkatiedot-välilehdessä. QuickBooks kehottaa sinua toimittamaan tiedot, joita tarvitaan työntekijöiden shekkien tallettamiseen.

Anna muut työllisyyteen liittyvät tiedot

Jos valitset Uusi työntekijä -valintaikkunan Työllisyystiedot -välilehden, QuickBooks näyttää välilehden, jota käytät palkkauspäivän, irtisanomispäivän ja vastaavien työsuhdetietojen tallentamiseen.

Aseta vuosittaiset summat

Jos olet perustamassa Peruspalkkapalvelua aivan yrityksen toiminnan alussa tai vuoden alussa, sinun ei tarvitse määrittää vuosikohtaisia ​​summia (koska kaikki vuoden alusta määrät ovat nolla). Jos olet vaihtamassa Basic palkkahallinnosta joskus puolivälin, mutta sinun ei tarvitse perustaa vuoteen tasalla määriä. Tästä syystä QuickBooks Basic Payroll Setup Wizard opastaa sinua vuosittaisten summien kirjaamisen läpi.

Jos ulkopuolinen palvelutoimisto, kuten ADP tai Paychex, on hoitanut palkanlaskennan käsittelyn, tämän ulkopuolisen palvelutoimiston lopullinen palkkaraportti sisältää luultavasti kaikki tiedot, joita tarvitset peruspalkkapalvelun käyttöönottoon. Jos olet työskennellyt kirjanpitäjän tai kirjanpitäjän kanssa palkanlaskennan hoitamiseksi, sinun pitäisi pystyä saamaan tältä henkilöltä apua vuosittaisten palkkasummajen kuvaamiseen.

Tarkista palkkalaskentatietosi

Osana Basic Payroll -asetusprosessia QuickBooks (tai sinä) saattaa tunnistaa palkkatiedot, jotka eivät vaikuta oikein. Ehkä työntekijä, jonka tiedät maksaneen, ei näytä vuosipalkkoja. Tässä tapauksessa korjaat virheelliset tiedot noudattamalla näytön ohjeita. Huomaa kuitenkin, että QuickBooks Basic Payroll -asetusprosessi voi myös tunnistaa epäilyttävät palkkatiedot, jotka ovat itse asiassa oikein. Esimerkiksi Washingtonin osavaltiossa virkamiehet eivät ole osavaltion työttömyysvakuutuksen alaisia, jos he niin haluavat. QuickBooks ei kuitenkaan tiedä tätä, joten se merkitsee mahdollisiksi virheiksi virkailijat, joita ei ole merkitty valtion työttömyysvakuutuksen piiriin.

Jälleen, jos et halua vastata joihinkin palkanlaskenta-asetuksiin liittyviin kysymyksiin, pyydä kirjanpitäjän apua. Suoraan sanottuna, kun ulkopuolinen palvelutoimisto valmistelee palkanlaskennan tarkastuksia, maksat todella kyseisen yrityksen asiantuntemuksesta ja tiedosta, kuinka kaikki tämä palkanlaskennan käsittely toimii. Et todellakaan maksa tietokoneajasta ja paperista, jolle shekit on kirjoitettu.

Aikataulu QuickBooks 2019 palkanlaskenta

Basic Payroll -asetusprosessi opastaa sinut myös palkanlaskennan aikataulutustyön läpi. Toisin sanoen, jos suoritat palkanlaskennan joka viikko, kahdesti kuukaudessa tai millä tahansa aikavälillä, asennusprosessi pyytää sinua kuvailemaan aikataulua. Jälleen, kuten muidenkin tehtävien kanssa, joissa Basic Payroll -asetusprosessi auttaa sinua, sinun tarvitsee vain antaa muutamia tietoja.

Palkkaa työntekijöitä QuickBooksissa 2019

Kun olet käynyt läpi QuickBooksin palkanlaskennan käsittelykyvyn määrittämiseen vaadittavat vaiheet, työntekijöiden maksaminen - luojan kiitos - on melko helppoa. Voit maksaa työntekijöille seuraavasti:

Valitse Työntekijät → Palkkatyöntekijät → Aikataulutettu palkanlaskenta.
QuickBooks näyttää Employee Center -ikkunan.

Aloita ajoitettu palkanlaskenta, jonka haluat suorittaa.
Aloita ajoitettu palkanlaskenta, jonka haluat suorittaa, valitsemalla se Työntekijäkeskus-ikkunan yläosassa olevasta luetteloruudusta.

Napsauta Aloita ajoitettu palkanlaskenta -painiketta.

Anna palkanlaskennan tarkistuksen päivämäärä ja käytä Tarkista päivämäärä -ruutua päivämäärän, jonka haluat näkyvän palkkasekeissä.

Merkitse Palkkakausi päättyy -ruutuun päivämäärä, jolloin palkanlaskentajakso päättyy.

Valitse avattavasta Pankkitili-luettelosta pankkitili, jolle haluat kirjoittaa sekkejä.

Tarkista työntekijät, joille haluat maksaa.
QuickBooks luettelee aikataulun mukaiseen palkkaluetteloon sisältyvät aktiiviset työntekijät. Haluat varmistaa, että valittujen työntekijöiden luettelo on oikea. Voit valita ja poistaa valinnan napsauttamalla luettelossa olevia työntekijöitä.

Napsauta Jatka.
QuickBooks laskee jokaisen valitun työntekijän palkkashekit ja palkanmaksuvähennykset.

Hyväksy valintaikkunassa kuvattu tai näytettävä esikatselupalkka napsauttamalla sen Luo palkkasekit -painiketta.
QuickBooks näyttää valintaikkunan, jonka avulla voit tulostaa palkkasekkejä tai maksutositteita suoraa talletusta varten.

Napsauta Tulosta palkkasekit tai Tulosta palkkakirjat -painiketta ja seuraa näytön ohjeita.
Kun napsautat jompaakumpaa painiketta, QuickBooks näyttää Select Paychecks/Pay Stubs to Print -valintaikkunan. Vahvista pankkitili, jolle haluat kirjoittaa sekit. Jos tulostat shekkejä, sinun tulee myös käyttää Ensimmäinen sekkinumero -ruutua antaaksesi esipainetun lomakkeen numeron, joka näkyy ensimmäisessä tulostettavassa palkkalaskelmassa. Varmista myös, että valintaikkunassa luetellut työntekijän palkkasekit ovat ne, jotka haluat tulostaa.

Kun olet varmistanut, että palkkasekin tulostustiedot ovat oikein, napsauta OK.
QuickBooks näyttää Tulosta shekit -valintaikkunan (sama, jota käytät minkä tahansa shekin tulostamiseen).

Tulosta sekit tavalliseen tapaan.

Jos haluat poistaa palkan valinnan tulostamista varten, napsauta sekkisaraketta poistaaksesi valintamerkin ja poista siten palkkasekin valinta.

Jaa palkkashekit tai palkkatasot.
On selvää, että kun olet tulostanut shekit, allekirjoitat ja jaat ne. Jätän sinut omiin laitteisiinne täällä. Olen varma, että tiedät kuinka löytää työntekijät, joille sinun on maksettava, ja lisäksi kuinka antaa heille palkkasekit. Heck, he luultavasti seisovat tällä hetkellä pöytäsi vieressä ja odottavat, että suoritat palkkatarkastukset joka tapauksessa.

Työntekijäkeskus: Palkkakeskus-ikkuna.

Palkkasekkien muokkaaminen ja mitätöiminen QuickBooks 2019:ssä

Ole varovainen, kun haluat muuttaa palkanlaskennan tietoja. Palkanlaskennan tarkastukset ovat hieman hankalampia kuin tavalliset tarkastukset, koska palkkasekkien tiedot vaikuttavat joukkoon palkkalaskurit. Palkkaselvittäminen nostaa esimerkiksi jonkun vuoden bruttopalkkoja ja vaikuttaa myös vähennysmääriin. Tästä syystä, kun haluat tehdä muutoksen tai mitätöidä aiemmin luomasi palkkasekin, valitse Työntekijät → Muokkaa/ mitätöi palkat. Kun teet tämän, QuickBooks näyttää Edit/Void Paychecks -ikkunan (ei näy). Tässä ikkunassa luetellaan aiemmin luomasi ja tulostamasi palkkasekit. Jos haluat muuttaa jotakin luetelluista palkkasekkeistä, kaksoisnapsauta palkkaa. Kun QuickBooks näyttää Paychecks-ikkunan, napsauta Paycheck Detail -painiketta. Kun QuickBooks näyttää Review Paychecks -ikkunan, käytä sitä tehdäksesi asianmukaisen muutoksen palkkaan. Huomaa, että voit muuttaa muita tietoja, kuten nimeä tai osoitetta, käyttämällä Paycheck-ikkunaa.

Mitätöidäksesi Palkka-ikkunassa näkyvän palkan, valitse Muokkaa → Mitätöi palkka.

Kun olet muokannut tai mitätöinyt sekin, napsauta Tallenna ja sulje tai Tallenna ja uusi -painiketta tallentaaksesi muutokset palkkasekkiin.

Palkanlaskentavelat QuickBooksissa 2019

Summista, jotka pidätät työntekijöiden palkasta, tulee velkoja, jotka sinun on myöhemmin maksettava. Jos pidätät liittovaltion tuloverovähennyksiä, sinun on suoritettava nämä maksut Internal Revenue Servicelle.

Maksaaksesi palkanlaskennan verovelat, valitse Työntekijät → Palkkaverot ja velat → Maksa aikataulutetut velat. QuickBooks näyttää Employee Center -ikkunan, jossa voit valita palkanlaskennan velat, jotka haluat maksaa. Napsauta velkaa, jonka haluat maksaa, ja napsauta sitten Näytä/Maksa-painiketta. QuickBooks kirjoittaa shekin maksaakseen valitun velan. Tulostat tämän shekin tavalliseen tapaan.

Se, kuinka nopeasti sinun on suoritettava palkanlaskennan aiheuttamat verot, riippuu useista tekijöistä, kuten talletuksen koosta. Mutta hyvä käytäntö on maksaa välittömästi kaikki velkaa. Tyypillisesti kyseessä oleva valtion virasto mahdollistaa verojen tekemisen helposti ja sähköisesti verkkosivuston avulla. Esimerkiksi Yhdysvaltain valtiovarainministeriön verkkosivuilla voit helposti tehdä liittovaltion verotalletuksia tällä tavalla. Itse asiassa sinun on käytettävä tätä järjestelmää, jos maksat yli 2 500 dollaria palkkaveroja neljännesvuosittain.