Kuinka määrittää lisää QuickBooks-käyttäjiä

Jos QuickBooksia käyttää useampi kuin yksi henkilö, haluat määrittää lisää käyttäjiä. Et rajoitu käyttämään yhtä salasanaa QuickBooks-datatiedostosi käytön hallintaan. Voit määrittää useita salasanoja QuickBooks-datatiedostolle. Tässä käytännössä on todella siistiä, että voit kertoa QuickBooksille sallia tiettyjen käyttäjien ja salasanojen tehdä vain tiettyjä asioita.

Tämä kuulostaa monimutkaiselta, mutta sitä se ei todellakaan ole. Yrityksen omistajalla voi esimerkiksi olla salasana, jonka avulla hän voi tehdä mitä tahansa. Mutta esimerkiksi uudella kirjanpitäjällä voi olla salasana, jonka avulla hän voi kirjata vain laskuja järjestelmään.

Käyttäjien lisääminen QuickBooks Enterprise Solutionsissa

Voit lisätä käyttäjiä QuickBooks Enterprise Solutions -palveluun seuraavasti:

1. Valitse Yritys→ Käyttäjät→ Määritä käyttäjät ja roolit.

QuickBooks näyttää Käyttäjä ja roolit -valintaikkunan (ei näy). Tämä valintaikkuna tunnistaa käyttäjät, joille QuickBooks-käyttö on määritetty, ja roolit, joita QuickBooks voi täyttää QuickBooksia käyttäessään. Käyttäjäluettelo, joka näkyy valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehdellä, tunnistaa myös, ketkä ovat tällä hetkellä kirjautuneena järjestelmään.

2. Kerro QuickBooksille, että haluat lisätä käyttäjän napsauttamalla Uusi-painiketta.

Kun napsautat tätä painiketta, QuickBooks näyttää Uusi käyttäjä -valintaikkunan.

3. Tunnista käyttäjä ja anna salasana.

Sinun on annettava jokaiselle käyttäjälle, jolle olet määrittämässä, käyttäjätunnus. Voit tehdä tämän kirjoittamalla lyhyen nimen – ehkä käyttäjän etunimen – Käyttäjänimi-ruutuun. Kun olet tunnistanut käyttäjän, kirjoitat käyttäjän salasanan sekä Salasana- että Vahvista salasana -tekstiruutuihin.

4. Tunnista käyttäjän rooli(t).

Käytä Käytettävissä olevat roolit -luetteloruutua valitaksesi roolit (tai tehtävät), jotka käyttäjä täyttää. Lisää sitten valittu rooli käyttäjän määritettyjen roolien luetteloon napsauttamalla Lisää-painiketta. Voit poistaa roolin käyttäjältä valitsemalla roolin Assigned Roles -luetteloruudusta ja napsauttamalla sitten Poista.

Kuvaus-ruudussa Uusi käyttäjä -valintaikkunan alareunassa voit kuvata roolia yksityiskohtaisemmin. Voit kirjoittaa QuickBooks-käyttäjän tyypin, jolle tyypillisesti voidaan esimerkiksi määrittää valittu rooli.

5. (Valinnainen) Muokkaa rooleja tarpeen mukaan.

Voit hienosäätää määrittämiäsi rooleja (QuickBooksin avulla). Voit tehdä tämän palaamalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunaan, valitsemalla Rooliluettelo-välilehden, napsauttamalla roolia, jota haluat muuttaa, ja napsauttamalla sitten Muokkaa-painiketta. Kun QuickBooks näyttää Muokkaa roolia -valintaikkunan (ei näy), valitse kirjanpitotoiminto tai -alue Alue- ja aktiviteetit-luettelosta ja käytä sitten Alueen käyttöoikeustason valintapainikkeita määrittääksesi, mitä valitun roolin käyttäjä voi tehdä. Voit ilmoittaa, että käyttäjällä ei pitäisi olla käyttöoikeuksia, valitsemalla Ei mitään -valintanapin. Voit ilmoittaa, että käyttäjällä tulee olla täysi käyttöoikeus valitsemalla Täysi-valintanappi. Jos käyttäjällä pitäisi olla osittainen käyttöoikeus, valitse Osittainen painike ja valitse tai tyhjennä (tarvittaessa) Näytä-, Luo-, Muokkaa-, Poista-, Tulosta- ja Näytä saldo -valintaruudut.

Voit nähdä minkä tahansa roolin käyttöoikeudet alun perin valitsemalla jonkin alueen ja toiminnot -luettelon merkinnöistä. QuickBooks käyttää Area Access Level -painikkeita ja -ruutuja näyttääkseen roolin nykyiset asetukset.

Yleissääntönä on, että kun kyse on kirjanpidon ohjauksista, haluat tarjota mahdollisimman vähän käyttöoikeuksia. Jos joku ei tarvitse pääsyä QuickBooks-tietotiedostoon päivittäisiin tehtäviin, valitse Ei mitään -painike. Jos joku tarvitsee hieman käyttöoikeutta – ehkä työarvioiden tai laskujen laatimiseen – annat vain sen käyttöoikeuden etkä mitään muuta. Tämän luvun lopussa "Hyvän kirjanpidon valvonnan ylläpitäminen" puhun siitä, miksi käyttäjien oikeuksien ja käyttöoikeuksien minimoiminen on niin tärkeää. Mutta lopputulos on tämä: Mitä enemmän annat työntekijöille, alihankkijoille tai kirjanpitäjille mahdollisuuden nuudeleilla pienyrityksesi kirjanpitojärjestelmässäsi, sitä suurempi on riski, että joku joko vahingossa tai tahallaan lisää virheitä järjestelmään. Lisäksi mitä suuremmat oikeudet ja käyttöoikeudet annat,

6. (Valinnainen) Tarkista käyttöoikeutesi.

Kun olet määrittänyt käyttäjän, sinun tulee (varovaisuuden vuoksi) tarkistaa käyttäjälle antamasi käyttöoikeudet. Voit tehdä tämän napsauttamalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehteä, valitsemalla käyttäjän ja napsauttamalla sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta. Kun QuickBooks näyttää View Permissions -valintaikkunan (ei näy), valitse käyttäjä ja napsauta sitten Näyttö-painiketta nähdäksesi View Permissions -ikkunan (ei näy), joka näyttää erittäin yksityiskohtaisen luettelon siitä, mitä käyttäjä voi tehdä ja mitä ei.

7. (Valinnainen) Tarkista roolimuutoksesi.

Jos muutat roolin käyttöoikeuksia, haluat todennäköisesti myös tarkistaa kyseiset muutokset. Voit tehdä tämän napsauttamalla Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Rooliluettelo-välilehteä, valitsemalla roolin ja napsauttamalla sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta. QuickBooks näyttää toisen version View Permissions -ikkunasta, jossa luetellaan sinun ja QuickBooksin määrittämät roolit. Valitse rooli, jonka haluat tarkistaa, ja napsauta sitten Näytä käyttöoikeudet -painiketta. QuickBooks näyttää toisen version View Permissions -ikkunasta, jossa on yksityiskohtainen luettelo siitä, mitä joku roolissa voi tehdä ja mitä ei.

8. Kun olet tarkistanut käyttäjien ja roolien käyttöoikeudet, sulje kaikki avoimet ikkunat napsauttamalla Sulje ja sulje sitten kaikki avoimet valintaikkunat napsauttamalla Peruuta- tai Sulje-painiketta.

Tästä eteenpäin uusi käyttäjä voi käyttää QuickBooksia; hänen oikeutensa rajoittuvat määrittelemääsi.

Voi olla tärkeää tarkistaa tämä osio muutaman kuukauden tai vuoden välein, riippuen työsuhteesi vaihtuvuus- ja kirjanpitokäytännöistäsi. On selvää, että aiemmilla työntekijöillä tai kirjanpitäjillä ei enää pitäisi olla rooleja, jotka antavat heille mahdollisuuden tehdä muutoksia tiedostoihisi. Heck, heillä ei luultavasti pitäisi olla rooleja ollenkaan! QuickBooksin View Permissions -ikkuna on liukas tapa nähdä nämä tiedot verkossa, ja jos haluat tulostaa kopion käyttöoikeustiedoista, sinun tarvitsee vain napsauttaa ikkunan Tulosta-painiketta.

Käyttäjien lisääminen QuickBooks Prossa ja Premierissä

Voit määrittää lisää käyttäjiä QuickBooks Prossa ja QuickBooks Premierissä seuraavasti:

1. Valitse Yritys→ Määritä käyttäjät ja salasanat→ Määritä käyttäjät.

QuickBooks näyttää Käyttäjäluettelo-valintaikkunan, joka tunnistaa kaikki käyttäjät, joille QuickBooks-käyttö on määritetty ja jotka ovat tällä hetkellä kirjautuneena järjestelmään.

Käyttäjät-valintaikkuna

2. Kerro QuickBooksille, että haluat lisätä käyttäjän napsauttamalla Lisää käyttäjä -painiketta.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Set Up User Password and Access -valintaikkunan, kuten kuvassa.

Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeudet -valintaikkuna

3. Tunnista käyttäjä ja anna salasana.

Anna jokaiselle käyttäjälle, jolle asetat salasanan, käyttäjätunnus kirjoittamalla lyhyt nimi – ehkä käyttäjän etunimi – Käyttäjänimi-ruutuun. Kun olet tunnistanut käyttäjän, kirjoitat käyttäjän salasanan sekä Salasana- että Vahvista salasana -tekstiruutuihin.

4. Jatka napsauttamalla Seuraava ja määritä sitten, haluatko rajoittaa uuden käyttäjän pääsyä.

Kun QuickBooks näyttää toisen Set Up User Password and Access -valintaikkunan, ilmoita, haluatko rajoittaa käyttäjän pääsyä ja oikeuksia kuvan osoittamalla tavalla. Jos haluat rajoittaa pääsyä ja oikeuksia (oikeudet ovat vain asioita, joita käyttäjä voi tehdä), valitse QuickBooksin valitut alueet -valintanappi. Jos haluat, että käyttäjä voi tehdä mitä tahansa, valitse QuickBooksin kaikki alueet -valintanappi. Jos ilmoitat, että uudella käyttäjällä pitäisi olla pääsy kaikkiin QuickBooksin osiin, olet määrittänyt käyttäjän salasanan ja voit ohittaa loput vaiheet.

Käyttöoikeuden asettaminen käyttäjälle

5. Napsauta Seuraava jatkaaksesi ja kuvaile sitten pääsyä myynti- ja myyntisaamisten tietoihin ja tehtäviin.

Kun olet suorittanut vaiheen 4, QuickBooks näyttää kolmannen Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkuna – ensimmäinen valintaikkunoiden sarjasta, joka ohjaa sinut haastattelun läpi ja kysyy yksityiskohtaisia ​​kysymyksiä siitä, millainen käyttöoikeus jokaisella käyttäjällä tulisi olla tietylle alueelle. . Esimerkiksi myyntitoiminnan osalta QuickBooks kysyy pääsyä tapahtumiin (kuten laskut, hyvityslaskut ja myyntisaatavien tiedot). Voit ilmoittaa, että käyttäjällä ei pitäisi olla pääsyä, valitsemalla Ei pääsyä -valintanapin (katso seuraava kuva). Voit ilmoittaa, että käyttäjällä tulee olla täydet käyttöoikeudet, valitsemalla Täysi käyttöoikeus -valintanapin. Jos käyttäjällä pitäisi olla osittainen käyttöoikeus, valitse Selective Access -valintanappi ja valitse sitten jokin lisäpainikkeista: Luo vain tapahtumat, Luo ja tulosta tapahtumat,

Vaihda käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkuna

6. Napsauta Seuraava ja kuvaile sitten osto- ja ostovelkaoikeuksia.

Kun suoritat vaiheen 5 napsauttamalla Seuraava, QuickBooks näyttää neljännen Set Up User Password and Access -valintaikkunan (ei näy), jonka avulla voit määrittää, mitä käyttöoikeuksia tällä uudella käyttäjällä on osto- ja laskutusalueilla. Voit valita Ei pääsyä -valintanapin. Voit valita Full Access -valintanapin. Tai voit valita jonkin välitavan valitsemalla Selective Access -valintanapin ja jonkin lisäpainikkeista. Myynti- ja myyntireskontra-aluetta koskevat samat oikeuksien ja käyttöoikeuksien asettamista koskevat säännöt, jotka koskevat osto- ja ostovelka-aluetta.

7. Napsauta Seuraava ja kuvaile sitten jäljellä olevat käyttäjäoikeudet ja käyttöoikeudet.

Kun napsautat Set Up User Password and Access -valintaikkunan kunkin version alareunassa olevaa Seuraava-painiketta, QuickBooks näyttää useita muita versioita valintaikkunasta, joita se käyttää kyselyyn käyttäjäoikeuksista ja käyttöoikeuksista. Kun olet kuvaillut, mitkä oikeudet sopivat käyttäjälle esimerkiksi osto- ja ostovelka-alueella, QuickBooks kysyy sekki- ja luottokorttialueesta. Sitten se kysyy varastoalueesta. Seuraavaksi se kysyy palkanlaskennasta, jota seuraa kysymyksiä yleisistä, arkaluonteisista kirjanpitotoiminnoista. Lopuksi QuickBooks kysyy pääsystä talousraportointiominaisuuksiin.

Rajoitat oikeuksia kaikilla näillä muilla alueilla samalla tavalla kuin myynti- ja myyntisaamisten sekä ostojen ja ostovelkojen osalta. Siksi en aio kuvailla, kuinka valitset Ei pääsyä -painikkeen, Täysi käyttöoikeus -valintapainikkeen tai Valikoiva käyttöoikeus -painikkeen yhä uudelleen ja uudelleen. Ole vain huomaavainen, kun kuljet ruutujen läpi ja rajoita käyttäjän oikeuksia. Haluat käyttäjillä olevan työnsä suorittamiseen tarvittavat oikeudet, mutta et halua antaa heille enempää oikeuksia kuin he tarvitsevat.

8. Määritä, voiko käyttäjä muuttaa tai poistaa tapahtumia.

Kun olet käynyt läpi noin puolen tusinaa versiota Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkunat, jotka kysyvät pienyritysten kirjanpidon tietyistä alueista, QuickBooks näyttää Tapahtumien muuttaminen tai poistaminen -sivun Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeudet -valintaikkunassa. (ei näytetty). Tapahtumien muuttaminen tai poistaminen -sivulla voit määrittää, voiko käyttäjä muuttaa ennen tilinpäätöspäivää tallennettuja tapahtumia. Yleensä haluat rajoittaa käyttäjän mahdollisuuksia muuttaa tai poistaa tapahtumia.

9. Napsauta Seuraava ja tarkista sitten oikeuksiasi koskevat päätöksesi.

Kun napsautat Seuraava, QuickBooks näyttää lopullisen version Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkunasta (ei näy), joka yksilöi määrittämäsi tai sallimasi käyttöoikeudet. Tämän valintaikkunan avulla voit tarkastella jonkun oikeuksia. Jos huomaat, että olet määrittänyt oikeudet väärin, napsauta Takaisin-painiketta siirtyäksesi takaisin valintaikkunoiden kautta siihen kohtaan, jossa teit virheen. Muuta oikeuksien määritystä ja napsauta Seuraava-painiketta palataksesi Käyttäjän salasanan ja käyttöoikeuksien määrittäminen -valintaikkunan viimeiseen ikkunaan.

10. Kun olet tarkistanut käyttöoikeudet ja käyttöoikeudet, napsauta Valmis.

Tästä eteenpäin uusi käyttäjä voi käyttää QuickBooksia; hänen oikeutensa rajoittuvat määrittelemääsi.

Kuinka muuttaa käyttäjäoikeuksia Enterprise Solutionsissa

Voit muokata käyttäjälle myöntämiäsi oikeuksia. Voit tehdä tämän QuickBooks Enterprise Solutionsissa valitsemalla Yritys→ Käyttäjät→ Määritä käyttäjät ja roolit, jolloin näyttöön tulee Käyttäjät ja roolit -valintaikkuna (ei näy).

Jos haluat muuttaa käyttäjän oikeuksia niiden tarkastelun jälkeen, valitse käyttäjä ja napsauta Muokkaa-painiketta. QuickBooks näyttää Muokkaa käyttäjää -valintaikkunan (ei näy), joka muistuttaa läheisesti Uusi käyttäjä -valintaikkunaa, jota käytät käyttäjän määrittämiseen ja hänen oikeuksiensa kuvaamiseen. Käytät Käyttäjänimi-, Salasana- ja Vahvista salasana -tekstiruutuja muuttaaksesi käyttäjätietoja. Voit käyttää Käytettävissä olevat roolit -luetteloa, Assigned Roles -luetteloa ja Lisää ja Poista -painikkeita muuttaaksesi, mitä käyttäjä voi tehdä QuickBooksissa. Napsauta sitten Sulje, kun olet valmis.

Jos haluat monistaa käyttäjän (voit haluta lisätä toisen käyttäjän, jolla on joidenkin muiden käyttäjien oikeudet peilaavat käyttöoikeudet), valitse Käyttäjät ja rooli -valintaikkunassa käyttäjä, jonka haluat kloonata, ja napsauta sitten Kopioi. Kun QuickBooks näyttää Duplicate User -valintaikkunan (ei näy), lopeta uuden käyttäjän kuvaus ja napsauta OK.

Voit poistaa käyttäjän myös Käyttäjä ja roolit -valintaikkunan avulla. Valitse vain käyttäjä ja napsauta sitten Poista-painiketta. QuickBooks pyytää sinua vahvistamaan poiston. Kun napsautat Kyllä-painiketta vahvistukseksi, QuickBooks poistaa käyttäjän.

Kuinka muuttaa käyttäjäoikeuksia QuickBooks Prossa ja Premierissä

Voit muokata käyttäjälle määrittämiäsi oikeuksia QuickBooks Prossa tai Premierissä. Voit tehdä tämän valitsemalla Yritys→ Määritä käyttäjät ja salasanat→ Määritä käyttäjät, jolloin näyttöön tulee Käyttäjäluettelo-valintaikkuna (katso kuva).

Käyttäjäluettelo-valintaikkuna

Jos haluat tarkastella tietyn käyttäjän oikeuksia, valitse käyttäjä luettelosta ja napsauta Näytä käyttäjä -painiketta. Kun teet niin, QuickBooks näyttää View User Access -valintaikkunan (katso seuraava kuva). Tässä valintaikkunassa näkyvät samat tiedot kuin lopullisessa versiossa Määritä käyttäjän käyttöoikeudet ja salasana -valintaikkuna, joka on valintaikkuna, jota käytät alun perin määrittämään, mitä oikeuksia käyttäjällä tulee olla. Napsauta Poistu-painiketta sulkeaksesi View User Access -valintaikkunan.

View User Access -valintaikkuna

Jos haluat muuttaa käyttäjän oikeuksia niiden tarkastelun jälkeen, valitse käyttäjä ja napsauta sitten Muokkaa käyttäjää -painiketta. QuickBooks käy läpi samat valintaikkunat, joita käytät käyttäjän määrittämiseen ja hänen oikeuksiensa kuvaamiseen. Seuraava- ja Takaisin-painikkeilla voit tehdä asioita, kuten vaihtaa käyttäjänimen tai salasanan, määrittää, pitäisikö käyttäjän pääsyä rajoittaa ja tarvittaessa rajoittaa käyttäjän pääsyä tiettyyn toimintoon QuickBooksissa.

Voit poistaa käyttäjän myös Käyttäjäluettelo-valintaikkunan avulla. Valitse vain käyttäjä ja napsauta sitten Poista käyttäjä -painiketta. QuickBooks pyytää sinua vahvistamaan poiston (katso seuraava kuva). Kun napsautat Kyllä-painiketta vahvistukseksi, QuickBooks poistaa käyttäjän.

Poista käyttäjä -valintaikkuna