Kuinka määrittää lisää käyttäjiä QuickBooks 2011:ssä

QuickBooks 2011 antaa sinun antaa pääsyn useille QuickBooks-käyttäjille. Lisäksi voit käskeä QuickBooksia rajoittamaan tiettyjä käyttäjiä tekemään vain tiettyjä asioita. Tämä kuulostaa monimutkaiselta, mutta sitä se ei todellakaan ole. Yrityksen omistajalla voi esimerkiksi olla salasana, jonka avulla hän voi tehdä mitä tahansa. Mutta uusi kirjanpitäjä saattaisi vain kirjata laskut järjestelmään.

Jos QuickBooksia käyttää useampi kuin yksi henkilö, haluat määrittää lisää salasanoja. Voit tehdä tämän seuraavasti:

1 Valitse Yritys→ Määritä käyttäjät ja salasanat→ Määritä käyttäjät.

QuickBooks näyttää Käyttäjäluettelo-valintaikkunan, joka tunnistaa käyttäjät, joille QuickBooks-käyttö on määritetty ja jotka ovat tällä hetkellä kirjautuneena järjestelmään.

2 Napsauta Lisää käyttäjä -painiketta.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Set Up User Password and Access -valintaikkunan.

3 Tunnista käyttäjä ja anna salasana.

Varmista, että muistat salasanan; henkilö, jonka tiliä olet luomassa, tarvitsee sen päästäkseen järjestelmään!

4 Jatka napsauttamalla Seuraava ja määritä sitten, haluatko rajoittaa uuden käyttäjän pääsyä.

Jos ilmoitat, että uudella käyttäjällä pitäisi olla pääsy kaikkiin QuickBooksin osiin, olet määrittänyt käyttäjän salasanan. Voit ohittaa loput vaiheet.

5 Napsauta Seuraava ja kuvaa sitten myynti- ja myyntisaamisten tietojen ja tehtävien käyttöoikeus.

Yleissääntönä on, että kun kyse on kirjanpidon ohjauksista, haluat tarjota mahdollisimman vähän käyttöoikeuksia. Jos joku ei tarvitse pääsyä QuickBooksin myynti- ja myyntisaamisten tietoihin päivittäisiin tehtäviin, valitse Ei pääsyä -painike.

6 Napsauta Seuraava ja kuvaile sitten osto- ja ostoreskontraoikeuksia.

Jos tämä tili on tarkoitettu henkilölle, joka aikoo vain myydä tuotteita, voit rajoittaa tilin luomaan vain tapahtumia tai luomaan ja tulostamaan tapahtumia.

7 Napsauta Seuraava ja kuvaile sitten jäljellä olevat käyttäjäoikeudet ja käyttöoikeudet.

Ole vain huomaavainen läpikäydessäsi ja rajoita käyttäjän mahdollisuuksia. Haluat käyttäjillä olevan työn suorittamiseen tarvittavat oikeudet, mutta et halua antaa heille enempää oikeuksia kuin he tarvitsevat.

8 Määritä, voiko käyttäjä muuttaa tai poistaa tapahtumia.

Tämä on viimeinen valintasi. Tapahtumien poistaminen voi olla vaarallista, joten harkitse tarkasti käyttäjien mahdollisuuksien rajoittamista.

9 Napsauta Seuraava ja tarkista sitten oikeuksiasi koskevat päätöksesi.

QuickBooks näyttää ohjatun käyttäjän salasanan ja käyttöoikeuden viimeisen valintaikkunan. Se sisältää yhteenvedon käyttäjälle myöntämistäsi käyttöoikeuksista. Jos näet ongelmia, palaa edellisiin näyttöihin napsauttamalla Takaisin-painiketta.

10 Napsauta Valmis, kun olet valmis.

Tästä eteenpäin uusi käyttäjä voi käyttää QuickBooksia. Varmista, että kyseinen henkilö tietää uuden QuickBooks-salasanansa.