Kuinka määrittää kirjanpitoasetukset QuickBooks 2010:ssä

Voit määrittää, kuinka QuickBooks 2010 toimii sinulle asettamalla asetuksia. Näillä asetuksilla on paljon vaikutusta siihen, miten QuickBooks toimii ja kuinka tietty käyttäjä toimii QuickBooksin kanssa. Voit muuttaa kirjanpitoasetuksia manuaalisesti valitsemalla Muokkaa→Asetukset. QuickBooks näyttää Asetukset-valintaikkunan, josta voit käyttää kaikkia asetusasetuksia.

Yritysasetukset-välilehti tarjoaa seuraavat yleiset kirjanpitovaihtoehdot sekä sulkemispäivän asetukset:

• Käytä tilinumeroita: Mahdollistaa tilinumeron syöttämisen tapahtumaa varten. Asiaan liittyvä valintaruutu, Näytä vain pienin alatili, käskee QuickBooksia näyttämään vain alatilin nimen ja tilinumeron (jos käytät sellaista) tilin koko perinnön sijaan.

  Jos käytät useita alatilitasoja, tämä vaihtoehto voi todella puhdistaa näkymiä, mikä helpottaa tarkastelemasi tilin tunnistamista.

• Vaadi tilejä: Kertoo QuickBooksille, että sinun on määritettävä tili tapahtumaa varten. Ei todennäköisesti ole koskaan järkevää poistaa Vaadi tilit -valintaruudun valintaa.

• Käytä luokkaseurantaa: Voit kertoa QuickBooksille, että haluat käyttää tilien lisäksi taloudellisia tietojasi myös luokkien seuraamiseen. Luokkien avulla voit yksinkertaisesti jakaa tilitason tiedot toisella tavalla.

• Määritä automaattisesti yleinen päiväkirjakirjaus: käskee QuickBooksia määrittämään numerot yleisille päiväkirjakirjauksille, jotka syötät Tee päiväkirjakirjaus -komennolla.

• Varoita kirjattaessa tapahtumaa kertyneisiin voittovaroihin : käskee QuickBooksia näyttämään varoitusviestin aina, kun sinä tai joku muu yrittää suoraan veloittaa tai hyvittää kertyneiden voittovarojen tiliä.

  Normaalisti et halua suoraan veloittaa tai hyvittää kertyneiden voittovarojen tiliä. Ja vain ammattitaitoiset kirjanpitäjät kirjasivat liiketoimet suoraan kertyneisiin voittovaroihin joka tapauksessa.

• Päivämäärävaroitukset: Pyydä QuickBooksia varoittamaan, kun sinä tai joku muu tekee tapahtuman, jonka päivämäärä on liian kaukana menneisyydestä tai liian kaukana tulevaisuudesta. Jos merkitset jommankumman Päivämäärävaroitus-ruuduista, haluat myös määrittää, kuinka monta päivää on liian kaukana menneisyydestä tai liian kaukana tulevaisuudesta.

• Sulkemispäivämäärä: Voit määrittää päivämäärän, jota ennen QuickBooks-datatiedostoa ei voi muuttaa. Toisin sanoen, jos asetat sulkemispäiväksi 31. joulukuuta 2009, kerrot QuickBooksille, että et halua tehdä muutoksia QuickBooks-tietotiedostoon ennen tätä päivämäärää. Voit myös napsauttaa Aseta salasana -painiketta avataksesi valintaikkunan, jonka avulla voit luoda salasanan, jota tarvitaan, jos joku haluaa lisätä vanhan tapahtuman tai muokata vanhaa tapahtumaa.

QuickBooksin aikaisempien versioiden avulla voit ottaa kirjausketjuominaisuuden käyttöön ja poistaa sen käytöstä käyttämällä Kirjanpitoasetusten Yritysasetukset-välilehteä. Vuodesta 2007 lähtien QuickBooks on kuitenkin tarjonnut aina käytössä olevan kirjausketjun, joten et näe enää Audit Trail -valintaruutua. Kirjausketju, muuten yksinkertaisesti pitää luetteloa, joka tekee joka muuttuu liiketoimet.