Kuinka luoda QuickBooks 2019 -ostotilaus

QuickBooks ostotilauksesta palvelee yksinkertainen tarkoitus: Se kertoo myyjä, jonka haluat ostaa joitakin kohteen. Itse asiassa ostotilaus on ostosopimus.

Monet pienet yritykset eivät käytä ostotilauksia. Mutta kun ne kasvavat tiettyyn kokoon, monet yritykset päättävät käyttää niitä, koska ostotilauksista tulee pysyviä tietueita heidän tilaamistaan ​​tuotteista. Lisäksi ostotilausten käyttäminen virallistaa usein ostoprosessin yrityksessä. Voit esimerkiksi päättää, että kukaan yrityksessäsi ei voi ostaa mitään, joka maksaa yli 100 dollaria, ellei hän saa ostotilausta. Jos vain voit antaa ostotilauksia, olet tehokkaasti hallinnut ostotoimintaa tällä menettelyllä.

Kuinka luoda todellinen QuickBooks-ostotilaus

Voit käyttää QuickBooksia ostotilausten luomiseen seuraavasti:

Kerro QuickBooksille, että haluat luoda ostotilauksen valitsemalla Toimittajat→ Luo ostotilaukset.

QuickBooks näyttää näytetyn ikkunan.

Jos Toimittajat-valikossa ei ole Luo ostotilauksia -komentoa, QuickBooks ei tiedä, että haluat luoda ostotilauksia.

Käytä avattavaa Toimittaja-luetteloa tunnistaaksesi toimittaja, jolta haluat ostaa tuotteen.

Avattavassa Toimittajaluettelossa näkyvät kaikki toimittajaluettelossasi olevat toimittajat.

(Valinnainen) Luokittele ostos Luokka-pudotusluettelon avulla.

Huomaa, että et näe luokan avattavaa luetteloa, ellet ole ottanut kurssin seurantaa käyttöön.

(Valinnainen) Valitse toinen toimitusosoite oikean yläkulman avattavasta Toimitusosoite-luettelosta.

Avattava Toimitus-luettelo näyttää luettelon kaikista asiakkaistasi, toimittajistasi ja työntekijöistäsi. Voit muuttaa toimitusosoitetta valitsemalla jonkin näistä muista nimistä. Kun olet valinnut merkinnän Lähetysosoite-luettelosta, QuickBooks täyttää Toimitusosoite-ruutuun asianmukaisilla tiedoilla.

Vahvista ostotilauksen päivämäärä.

Aluksi QuickBooks laittaa nykyisen järjestelmän päivämäärän Päivämäärä-ruutuun. Sinun tulee kuitenkin varmistaa, että päivämäärä, jonka QuickBooks syöttää ostotilauksen päivämääräksi, on oikea. Tämä on sopimuksen päivämäärä. Usein päivämäärä määrittää sopimusehdot, kuten päivien määrän, jonka kuluessa tuote on lähetettävä.

Vahvista ostotilauksen numero.

Ostotilausnumero tai ostotilausnumero yksilöi ostotilausasiakirjan. QuickBooks numeroi ostotilaukset peräkkäin puolestasi ja sijoittaa oikean numeron tilausnumero-ruutuun. QuickBooksin arvaus oikeasta ostotilausnumerosta on yleensä oikea. Jos se ei ole oikein, voit kirjoittaa korvaavan numeron.

Vahvista myyjä- ja toimitustiedot.

Toimittaja-lohko ja Toimitus-lohko tunnistavat toimittajan, jolta ostat tuotteen, ja osoitteen, johon haluat toimittajan lähettävän lähetyksen. Näiden tietojen tulee olla oikein, jos toimittajaluettelosi on ajan tasalla ja olet käyttänyt oikein avattavaa Toimitusosoite-luetteloa tunnistaaksesi tarvittaessa vaihtoehtoisen toimitusosoitteen.

Varmista kuitenkin, että näissä kahdessa osoitelohkossa näkyvät tiedot ovat oikein. Jos tiedot eivät pidä paikkaansa, korjaa se tietysti. Voit muokata osoitelohkon tietoja valitsemalla väärät tiedot ja kirjoittamalla sitten uudelleen sen, mitä pitäisi näyttää.

Kuvaile jokaista tuotetta, jonka haluat tilata.

Luo ostotilaukset -ikkunan sarakkeiden avulla voit kuvata yksityiskohtaisesti jokaisen tuotteen, jonka haluat tilata osana ostoa. Jokainen kohde menee omalle rivilleen. Kuvaile tuotetta, jonka haluat ostaa myyjältä, anna seuraavat tiedot:

• Tuote: Tuote-sarakkeessa tallennetaan yksilöllinen tuotenumero ostettavalle tuotteelle. Muista, että tuotteet on syötettävä tai kuvattava tuoteluetteloon. Tuoteluettelosta tärkeintä on tietää, että kaikki, mitä haluat näyttää laskussa – tai muuten ostotilauksessa – on kuvattava tuotetiedostossa.

• Kuvaus: Kuvaus-sarakkeessa kuvailet valitsemaasi kohdetta. Voit myös muokata Kuvaus-kenttää niin, että se on asiakkaiden tai toimittajien kannalta järkevää.

• Määrä: Määrä-sarake määrittää haluamasi tuotteen määrän. Ilmeisesti kirjoitat tähän kenttään haluamasi määrän kohteita.

• Hinta: Hinta-sarake määrittää tuotteen yksikköhinnan tai yksikköhinnan. Huomaa, että QuickBooks käyttää tässä sarakkeessa erilaisia ​​tunnisteita perustamasi yrityksen tyypin mukaan.

• Asiakas: Asiakas-sarake identifioi asiakkaan, jolle tuote ostetaan.

• Luokka: Luokka-sarakkeessa luokittelet ostotilaustuotteet nimiketasolle ostotilaustason sijaan. Huomaa, että et näe tätä saraketta, ellet ole ottanut kurssin seurantaa käyttöön.

• Summa: Summa-sarakkeessa näkyy nimikkeen kokonaiskulutus. QuickBooks laskee summan puolestasi kertomalla määrän kurssilla (tai hinnalla). Voit muokata sarakkeen määrää. Tässä tapauksessa QuickBooks säätää kurssia (tai hintaa) siten, että määrä kertaa nopeus on aina yhtä suuri kuin summa.

Kirjoita kuvaus jokaisesta ostotilaukseen sisällytettävästä tuotteesta. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jos haluat tilata kuusi tuotetta toimittajalta, ostotilauksesi tulee sisältää kuusi riviä tietoja.

Tulosta ostotilaus.

Ostotilauksen tallentamisen tarkoitus QuickBooksissa on luoda muodollinen tietue ostosta. Haluat melkein aina lähettää tämän ostotilauksen myyjälle. Ostotilaus kertoo myyjälle tarkalleen, mitä haluat ostaa ja hinnan, jonka olet valmis maksamaan.

Voit tulostaa ostotilauksen napsauttamalla Tulosta-painiketta. Voit myös tulostaa ostotilauksia eränä myöhemmin, jos valitset Tulosta myöhemmin -valintaruudun (saatavilla Pää-välilehdellä), kun luot ostotilauksia, tallennat kaikki ostotilaukset, jotka haluat tulostaa myöhemmin, ja valitset sitten Tiedosto →Tulosta lomakkeet→Ostotilaukset -komento.

Tallenna ostotilaus.

Tallenna ostotilaus napsauttamalla joko Tallenna ja sulje -painiketta tai Tallenna ja uusi -painiketta. Jos napsautat Tallenna ja uusi -painiketta, QuickBooks tallentaa ostotilauksen ja näyttää uudelleen Luo ostotilaukset -ikkunan tyhjän version, jotta voit tallentaa toisen ostotilauksen.

Ostotilausvinkkejä ja temppuja QuickBooks 2019:ssä

Tässä vielä muutama tärkeä huomio:

• Kaikki ostokset eivät ansaitse ostotilausta. Jos et ole tottunut työskentelemään ostotilausten kanssa, voit helposti mennä yli laidan, kun aloitat tämän kätevän työkalun käytön. Muista kuitenkin, että kaikki ostot eivät takaa ostotilauksia (katso seuraava kohta).
• Käytä ostotilauksia oston hallintaan. Yleensä yritykset käyttävät ostotilauksia keinona hallita ja dokumentoida ostoja. Itse asiassa monet ostokset eivät todellakaan vaadi ostotilausta. Summat, jotka olet suostunut ostamaan ja jotka on dokumentoitu vakiosopimuksilla – kuten puhelinyhtiön, kaasuyhtiön ja vuokranantajan laskuilla – eivät tietenkään vaadi ostotilauksia. Lisäksi vaatimattomat hankinnat, kuten toimistotarvikkeet, eivät usein vaadi ostotilauksia. Tarvitset ehdottomasti keinon hallita näitä menoja, mutta ostotilaukset eivät todennäköisesti ole oikea tapa edetä.
• Harkitse muita täydentäviä ohjaustyökaluja. Muut budjetin tarkastukset, kuten "valvojan hyväksyntä" tai yksinkertainen budjetti, toimivat usein yhtä hyvin.