Kuinka luoda ostotilaus QuickBooks 2013:ssa

Ostotilauksella on yksinkertainen tarkoitus: se kertoo jollekin myyjälle, että haluat ostaa jonkin tuotteen. Itse asiassa ostotilaus on ostosopimus. Voit käyttää QuickBooks 2013:a ostotilausten luomiseen seuraavasti:

Kerro QuickBooksille, että haluat luoda ostotilauksen valitsemalla Toimittajat→ Luo ostotilaukset.

Jos Toimittajat-valikossa ei ole Luo ostotilauksia -komentoa, QuickBooks ei tiedä, että haluat luoda ostotilauksia.

Käytä Toimittaja-valikon avattavaa luetteloa tunnistaaksesi toimittaja, jolta haluat ostaa tuotteen.

Avattavassa Toimittajaluettelossa näkyvät kaikki toimittajaluettelossasi olevat toimittajat.

(Valinnainen) Luokittele ostos Luokka-pudotusluettelon avulla.

(Valinnainen) Anna eri toimitusosoite avattavassa Toimitusosoite-luettelossa ostotilauksen oikeassa yläkulmassa.

Avattava Toimitus-luettelo näyttää luettelon kaikista asiakkaistasi, toimittajistasi ja työntekijöistäsi. Valitset lähetysosoitteen valitsemalla jonkin näistä muista nimistä. Kun olet valinnut merkinnän Lähetysosoite-luettelosta, QuickBooks täyttää Toimitusosoite-ruutuun asianmukaisilla tiedoilla.

Luo ostotilaukset -ikkunan Pää-, Muotoilu- ja Raportti-välilehdet tarjoavat joitain vakio- ja tuttuja painikkeita ja ruutuja: Edellinen, Seuraava, Tulosta, Etsi, Oikeinkirjoitus, Historia ja Malli.

Vahvista ostotilauksen päivämäärä.

Aluksi QuickBooks laittaa nykyisen järjestelmän päivämäärän Päivämäärä-ruutuun. Sinun tulee kuitenkin varmistaa, että päivämäärä, jonka QuickBooks syöttää ostotilauksen päivämääräksi, on oikea. Tämä on sopimuksen päivämäärä. Usein päivämäärä määrittää sopimusehdot – kuten päivien määrän, jonka kuluessa tuote on lähetettävä.

Vahvista ostotilauksen numero.

Ostotilausnumero tai ostotilausnumero yksilöi ostotilausasiakirjan. QuickBooks numeroi ostotilaukset peräkkäin puolestasi ja sijoittaa oikean numeron tilausnumero-ruutuun. QuickBooksin arvaus oikeasta ostotilausnumerosta on yleensä oikea. Jos se ei ole oikein, voit kirjoittaa korvaavan numeron.

Vahvista myyjä- ja toimitustiedot.

Toimittaja-lohko ja Toimitus-lohko tunnistavat toimittajan, jolta ostat tuotteen, ja osoitteen, johon haluat toimittajan lähettävän lähetyksen. Näiden tietojen tulee olla oikein, jos toimittajaluettelosi on ajan tasalla ja olet käyttänyt oikein avattavaa Toimitusosoite-luetteloa tunnistaaksesi tarvittaessa vaihtoehtoisen toimitusosoitteen.

Varmista kuitenkin, että näissä kahdessa osoitelohkossa näkyvät tiedot ovat oikein. Jos tiedot eivät pidä paikkaansa, korjaa se tietysti. Voit muokata osoitelohkon tietoja valitsemalla väärät tiedot ja kirjoittamalla sitten uudelleen sen, mitä pitäisi näyttää.

Kuvaile jokaista tuotetta, jonka haluat tilata.

Luo ostotilaukset -ikkunan sarakkeiden avulla voit kuvata yksityiskohtaisesti jokaisen tuotteen, jonka haluat tilata osana ostoa. Jokainen kohde menee omalle rivilleen. Kuvaile tuotetta, jonka haluat ostaa myyjältä, anna seuraavat tiedot:

• Tuote: Tuote-sarakkeessa tallennetaan yksilöllinen tuotenumero ostettavalle tuotteelle. Muista, että tuotteet on syötettävä tai kuvattava tuoteluetteloon. Tuoteluettelosta tärkeintä on tietää, että kaikki, mitä haluat näkyvän laskussa – tai muuten ostotilauksessa – on kuvattava tuotetiedostossa.

• Kuvaus: Kuvaus-sarakkeessa kuvailet valitsemaasi kohdetta. Voit myös muokata Kuvaus-kenttää niin, että se on asiakkaiden tai toimittajien kannalta järkevää.

• Määrä: Määrä-sarake määrittää haluamasi tuotteen määrän. Ilmeisesti kirjoitat tähän kenttään haluamasi määrän kohteita.

• Hinta: Hinta-sarake määrittää tuotteen yksikköhinnan tai yksikköhinnan. Huomaa, että QuickBooks käyttää tässä sarakkeessa erilaisia ​​tunnisteita perustamasi yrityksen tyypin mukaan.

• Asiakas: Asiakas-sarake identifioi asiakkaan, jolle tuote ostetaan.

• Summa: Summa-sarakkeessa näkyy nimikkeen kokonaiskulutus. QuickBooks laskee summan puolestasi kertomalla määrän kurssilla (tai hinnalla). Voit myös muokata sarakkeen määrää. Tässä tapauksessa QuickBooks säätää kurssia (tai hintaa) siten, että määrä kertaa nopeus on aina yhtä suuri kuin summa.

• Luokka: Luokka-sarakkeessa luokittelet ostotilaustuotteet nimiketasolle ostotilaustason sijaan.

Kirjoita kuvaus jokaisesta ostotilaukseen sisällytettävästä tuotteesta. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jos haluat tilata kuusi tuotetta toimittajalta, ostotilauksesi tulee sisältää kuusi riviä tietoja.

Tulosta ostotilaus.

Ostotilauksen tallentamisen QuickBooksiin tarkoituksena on luoda muodollinen tietue ostosta. Haluat melkein aina lähettää tämän ostotilauksen myyjälle. Ostotilaus kertoo myyjälle tarkalleen, mitä haluat ostaa ja hinnan, jonka olet valmis maksamaan. Voit tulostaa ostotilauksen napsauttamalla Tulosta-painiketta.

Voit myös tulostaa ostotilaukset myöhemmin erässä, jos valitset Tulosta myöhemmin -painikkeen (saatavilla Pää-välilehdellä), kun luot ostotilauksia, tallennat kaikki luotavat ostotilaukset ja valitset sitten Tiedosto-> Tulosta lomakkeet→Ostotilaukset -komento.

Tallenna ostotilaus.

Tallenna ostotilaus napsauttamalla joko Tallenna ja sulje -painiketta tai Tallenna ja uusi -painiketta. Jos napsautat Tallenna ja uusi -painiketta, QuickBooks tallentaa ostotilauksen ja näyttää uudelleen tyhjän version Luo ostotilaukset -ikkunasta, jotta voit tallentaa toisen ostotilauksen.