Kuinka luoda kirjanpitäjien kopio tietotiedostoista QuickBooks 2011: ssä

QuickBooks helpottaa kirjanpitäjien työskentelyä asiakastiedostojen kanssa. Voit pyytää asiakasta käyttämään QuickBooksin Accountant's Copy -ominaisuutta ja yksinkertaisesti lähettää sinulle sähköpostitse kopion QuickBooks-datatiedostosta. Tämän jälkeen voit tarkistaa tämän kirjanpitäjän kopion tietotiedostosta, tehdä tarvittavat korjaukset tai muutokset ja lähettää sitten tehtävät muutokset takaisin asiakkaalle. Asiakas voi sitten helposti tuoda nämä muutokset olemassa olevaan QuickBooks-tiedostoonsa ja jatkaa iloisella tavallaan. Aika siisti, eikö?

Asiakkaasi luo kirjanpitäjän kopion QuickBooks-tietotiedostosta käyttämällä QuickBooks-versiota ja todellista datatiedostoa. Onneksi prosessi on hyvin suoraviivainen. Asiakkaasi tulee tehdä seuraavasti:

Valitse Tiedosto→ Tilinpitäjän kopio→ Asiakastoiminnot→ Tallenna tiedosto.

QuickBooks näyttää ensin viestin, jossa asiakkaalta kysytään, haluaako hän jompaakumpaa

• Kirjanpitäjä ' n kopion tiedostosta.

• Kannettava tai varmuuskopio jäljennös asiakirjoista.

Voit myös luoda kirjanpitäjän kopion valitsemalla Tiedosto → Luo kopio ja valitsemalla sitten Kirjanpitäjän kopio -painikkeen.

Kannettava tiedosto on todellinen, live kopio QuickBooks tiedoston, joka on ollut hieman scrunched kooltaan joten se on helpompi liikkua (kuten lähettämällä sähköpostia tiedosto liitetiedostona). Varmuuskopio tiedosto on varmuuskopio, toinen kopio QuickBooks tiedoston luot (yleensä) niin sinulla on kopio QuickBooks tiedoston jos jotain pahaa tapahtuu alkuperäisen QuickBooks tiedoston.

Valitse Accountant's Copy ja napsauta sitten Seuraava jatkaaksesi.

Määritä jakopäivämäärä.

Ennen tätä päivämäärää tapahtuvia tapahtumia voi muokata vain kirjanpitäjän kopiossa. Tapahtumille, jotka tämän jälkeen tietoja voidaan muokata sisällä sekä tilintarkastajan kopio ja asiakkaan kopio.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi.

Näkyviin tulee toinen viesti, joka kertoo asiakkaalle, että QuickBooksin on suljettava kaikki ikkunat kirjanpitäjän kopion luomiseksi. QuickBooks voi myös pyytää asiakasta asettamaan levyn.

Napsauta OK ja aseta levy (tarvittaessa).

QuickBooks näyttää Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkunan.

Nimeä kirjanpitäjän kopio ja valitse, mihin se tallennetaan.

Asiakkaan tulee muistaa, mihin kirjanpitäjän kopio tiedostosta tallennetaan. Tämä tiedosto annetaan kirjanpitäjälle sähköpostitse, etanapostina tai levylle tallennettuna, jotta kirjanpitäjä voi käyttää sitä.

Napsauta Tallenna.

Asiakkaan on sitten saatava tämä tiedosto sinulle.

Sähköpostipalveluntarjoajasi voi rajoittaa liitteiden kokoa (mukaan lukien QuickBooks-tiedostot), joita voit lähettää tai vastaanottaa sähköpostitse. Jos koko häiritsee asioita, voit ladata QuickBooks-tiedoston Intuitin Web-sivustoon valitsemalla Tiedosto → Tilinpitäjän kopio → Asiakastoiminnot → Lähetä kirjanpitäjälle. Tämän jälkeen Intuit lähettää sinulle viestin, jossa on napsautettava linkki, jonka avulla voit napata tiedoston.

On selvää, että asiakkaasi ei välttämättä ota näitä vaiheita; saatat joutua tekemään likaisen työn. Kummassakin tapauksessa prosessi kuitenkin toimii näin. Huomaa kuitenkin, että reaaliaikaiset säästöt kirjanpitäjälle ja kustannussäästöt asiakkaalle syntyvät, kun saat asiakkaan valitsemaan komennon ja työskentelemään valintaikkunan kanssa. Tämän jälkeen voit veloittaa laskutettavaa aikaa QuickBooks-tietojen todellisesta työskentelystä tiedoston heiluttelun sijaan.