Kuinka luoda kirjanpitäjien kopio QuickBooks-tietotiedostosta

Asiakkaasi luo kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta käyttämällä hänen QuickBooks-versiotaan ja todellista datatiedostoa, ja sitten joko luo tiedoston, jonka hän lähettää sinulle (kuten postitse tai sähköpostitse) tai Intuitin , QuickBooksin valmistaja, lähettää sinulle. Onneksi prosessi on hyvin suoraviivainen kummassakin tapauksessa.

Käsittelee kirjanpitäjän kopiota manuaalisesti

Asiakkaasi tulee tehdä seuraavasti, jos asiakas huolehtii tiedoston lähettämisestä sinulle:

Valitse Tiedosto→Luo kopio -komento.

QuickBooks näyttää Tallenna kopio tai varmuuskopio -valintaikkunan ja kysyy asiakkaalta, haluaako hän

• Varmuuskopio tiedostosta, joka on toinen kopio luomastasi QuickBooks-tiedostosta (yleensä), jotta sinulla on kopio tiedostosta siltä varalta, että alkuperäiselle QuickBooks-datatiedostolle tapahtuu jotain pahaa.

• Kannettava kopio tiedostosta, joka on todellinen, elävä kopio QuickBooks-datatiedostosta, jonka kokoa on hieman rypistetty, jotta sitä on helpompi liikkua (kuten lähettämällä tiedosto sähköpostitse liitetiedostona).

• Kirjanpitäjän kopio tiedostosta.

  

  Ensimmäinen Tallenna kopio tai Varmuuskopio -valintaikkuna.

Valitse Accountant's Copy ja napsauta sitten Seuraava jatkaaksesi.

Vahvista, että todella haluat kirjanpitäjän kopion.

QuickBooks näyttää seuraavaksi toisen valintaikkunan, joka vaatii köyhää stressaantunutta asiakkaasi vahvistamaan, että hän todella haluaa kirjanpitäjän kopion eikä vain kannettavaa kopiota tiedostosta.

Toinen Tallenna kopio tai Varmuuskopio -valintaikkuna.

Määritä jakopäivämäärä.

Kun asiakas napsauttaa Seuraava-painiketta jatkaakseen kirjanpitäjän kopion luomista, QuickBooks kysyy häneltä jakopäivämäärää. Ennen tätä päivämäärää tapahtuneita tapahtumia voi muokata vain kirjanpitäjän kopiossa. Tapahtumille, jotka tämän päivämäärän jälkeen voidaan muokata sisällä sekä tilintarkastajan kopio ja asiakkaan kopio.

Napsauta Seuraava jatkaaksesi.

Näkyviin tulee toinen viesti, joka kertoo asiakkaalle, että QuickBooksin on suljettava kaikki ikkunat kirjanpitäjän kopion luomiseksi.

Napsauta OK.

QuickBooks näyttää päivitetyn Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkunan, joka näkyy tässä.

Päivitetty Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkuna.

Nimeä kirjanpitäjän kopio.

Käytä Tallenna kirjanpitäjän kopio -valintaikkunan Tiedostonimi-ruutua nimetäksesi kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta. Asiakas voi tarvittaessa myös käyttää Save In -pudotusvalikkoa määrittääkseen, minne kirjanpitäjän kopio QuickBooks-datatiedostosta tulee tallentaa.

Asiakkaan tulee muistaa, mihin kirjanpitäjän kopio tiedostosta tallennetaan. Tämä tiedosto annetaan kirjanpitäjälle - sähköpostitse tai etanapostina tai levyllä - jotta hän voi käyttää sitä.

Luo tiedosto.

Kun asiakas nimeää kirjanpitäjän kopion tiedostosta ja tarvittaessa ilmoittaa, minne kirjanpitäjän kopio tulee tallentaa, asiakas klikkaa Tallenna. QuickBooks tallentaa kirjanpitäjän kopion QuickBooks-datatiedostosta.

Tämän jälkeen asiakas välittää tämän datatiedoston kirjanpitäjälle . Toisin sanoen asiakkaan on lähetettävä tiedosto postitse tai sähköpostitse.

Sähköpostipalveluntarjoajasi voi rajoittaa sähköpostilla lähetettävien liitteiden kokoa (mukaan lukien QuickBooks-tiedostot). Jos koko asia häiritsee sinua, voit ladata QuickBooks-tiedoston Intuitin verkkosivustolle valitsemalla Tiedosto → Lähetä yritystiedosto → Tilinpitäjän kopio → Asiakastoiminnot → Lähetä kirjanpitäjälle. Intuit lähettää kirjanpitäjälle viestin, jossa on napsautettava linkki, jonka avulla hän voi napata tiedoston.

Kirjanpitäjäkopioissa käytetään kolmea tiedostotyyppiä. Tilinpitäjän siirtotiedosto (.qbx-tiedostotunnisteella) on se, jonka asiakas luo ja antaa kirjanpitäjälle. Tilinpitäjä työskentelee varsinaisen kirjanpitäjän kopiolla (.qba-tiedostotunnisteella), kun hän avaa kirjanpitäjän siirtotiedoston. Lopuksi on kirjanpitäjän vientitiedosto (.qby-tiedostotunniste), joka sisältää muutokset, jotka palaavat asiakkaalle.

On selvää, että asiakkaasi ei välttämättä ota näitä vaiheita; saatat joutua tekemään likaisen työn. Kummassakin tapauksessa prosessi kuitenkin toimii näin. Huomaa kuitenkin, että reaaliaikaiset säästöt kirjanpitäjälle ja kustannussäästöt asiakkaalle syntyvät, kun saat asiakkaan valitsemaan komennon ja työskentelemään valintaikkunan kanssa. Sitten voit veloittaa laskutettavaa aikaa QuickBooks-tietojen tosiasiallisesta työstämisestä tiedoston näpertelyn sijaan.

Kirjanpitäjän kopion lähettäminen sähköisesti

Asiakkaasi voi myös lähettää kopion QuickBooks-kirjanpitäjän kopiosta sähköisesti käyttämällä Intuitin tiedostonsiirtopalvelua. Tätä varten asiakas valitsee Tiedosto → Lähetä yritystiedosto → Tilinpitäjän kopio → Asiakastoiminnot → Lähetä kirjanpitäjälle. QuickBooks tarjoaa näytön ohjeita kirjanpitäjän kopion lähettämiseen tai lataamiseen Intuit-palvelimelle, mukaan lukien vaiheet salasanan lisäämiseksi ladatun tiedoston suojaamiseksi.

Kun kirjanpitäjän kopio on ladattu, Intuit-palvelin lähettää kirjanpitäjälle sähköpostiviestin, jossa on linkki, jonka avulla kirjanpitäjä voi ladata kirjanpitäjän kopiotiedoston. Kuten todettiin, asiakas antaa salasanan, jolla rajoitetaan pääsyä ladattavaan tiedostoon, joten kirjanpitäjä tarvitsee tämän salasanan asiakkaalta ennen latausta. Kirjanpitäjä tarvitsee myös QuickBooks-salasanan avatakseen ladatun tiedoston.

Haluat käyttää Lähetä yritystiedosto -komentoa tai pyytää asiakkaitasi käyttämään Lähetä yritystiedosto -komentoa, jos voit. Lähetä yritystiedosto -komento säästää paljon itkua ja hammasten kiristystä. Se tarjoaa myös erittäin turvallisen tavan jakaa kirjanpitäjän kopioita. Intuitilta saamasi sähköpostiviestin linkki vanhenee muutaman päivän kuluttua. Näin ollen, jos asiakkaasi lähettää sinulle tiedoston kahden viikon lomasi ensimmäisenä päivänä, linkki ei toimi, kun palaat toimistoon. Linkki on vanhentunut.