Kuinka laskuttaa aikaa QuickBooksissa 2021

Useimmiten QuickBooks-laskuissa näkyvät rivikohdat ovat nimikkeitä, jotka kuvailet Tuoteluettelossa ja määrität sitten suoraan laskussa. Joissakin palveluyrityksissä saatat kuitenkin myydä useita yksiköitä samaa tuotetta. Lakimies voi myydä tuntikausia tai osittaisia ​​oikeudellisia neuvoja, ja tämä aika voi olla kaikki mitä hän myy. CPA voi myydä tuntikausia konsultointi-, kirjanpito- tai verovalmistelutöitä.

Näissä olosuhteissa et halua, että asiakkaalle lähetetään laskua, jossa on yksi rivi, jossa lukee esimerkiksi "Lakipalvelut, 100 tuntia, 20 000 dollaria" – ellet halua jatkaa liiketoimintaa. Sen sijaan haluat laskun, jossa kerrotaan kaikki asianajajan suorittamat tehtävät: kiinteistösuunnittelu 1,5 tuntia, sopimuksen tarkistus 4 tuntia, uuden kiinteistön vuokrasopimuksen valmistelu 2 tuntia ja niin edelleen. Käytä QuickBooks Time Tracking -ominaisuutta saadaksesi tämän tason yksityiskohdat – yksityiskohdat, jotka ovat todella kohteen alla.

QuickBooks tarjoaa kaksi tapaa seurata käytettyä aikaa, joka laskutetaan eränä. Voit käyttää viikoittaista tuntitaulukkoa tai ajastaa tai tallentaa yksittäisiä toimintoja. Kuvaan lyhyesti, kuinka molemmat ajanseurantamenetelmät toimivat; kumpikaan ei ole vaikeaa. Ammattimaisten palveluntarjoajien (kirjanpitäjät, asianajajat, konsultit, arkkitehdit jne.), jotka laskuttavat käytetyn ajan perusteella, tulisi harkita jonkin näistä ominaisuuksista käyttöä varmistaakseen, että he pitävät tarkat tiedot asiakkaan tai asiakkaan työskentelyajasta.

Viikoittaisen tuntilomakkeen käyttäminen

Jos haluat käyttää viikoittaista työaikalomaketta, valitse Asiakkaat → Anna aika → Käytä viikoittaista työaikalomaketta. QuickBooks näyttää Weekly Timesheet -ikkunan. Jos haluat käyttää Viikoittainen aikaraportti -ikkunaa, käytä ensin Nimi-ruutua työntekijän, toimittajan tai muun palvelun suorittavan henkilön tunnistamiseen.

Sinun pitäisi pystyä valitsemaan tämän henkilön nimi avattavasta Nimi-luettelosta. Jos et voi valita henkilön nimeä avattavasta Nimi-luettelosta, kirjoita se ruutuun. Kerro pyydettäessä QuickBooksille, mihin luetteloon (työntekijän, toimittajan tai muut nimet) nimi tulee lisätä. Kun olet lisännyt työn suorittaneen henkilön nimen, käytä Viikkoaikaraportti-ikkunan sarakkeita kuvaamaan asiakas tai työ, jolle työ tehtiin, palvelukoodi, lyhyt kuvaus tai huomautus, palkkaerä ( jos käytät QuickBooksia palkanlaskennassa), luokka (jos seuraat luokkia) ja sitten päivässä käytetyt tunnit.

Voit kirjoittaa niin monta riviä Weekly Timesheet -ikkunaan kuin haluat. Jokainen rivi näkyy laskussa erikseen. Huomautukset näkyvät laskun kuvausalueella. Tästä syystä haluat käyttää asianmukaisia ​​ja kuvaavia huomautuksia.

Viikoittainen aikaraportin ikkuna

Yksittäisten toimintojen ajoitus

Jos haluat tallentaa palvelutoiminnot niiden tapahtuessa, valitse Asiakkaat → Anna aika → Aika/Syötä yksittäinen toiminta. QuickBooks näyttää Time/Enter Single Activity -valintaikkunan kuvan mukaisesti.

Time/Enter Single Activity -valintaikkuna

Jos haluat ajastaa tai tallentaa yksittäisen toiminnon, tallenna toiminnon päivämäärä Päivämäärä-ruutuun. Käytä Nimi-ruutua tunnistaaksesi palvelun suorittaneen henkilön. Tunnista Asiakas:Työ -kentässä asiakas tai työ, jota varten palvelu suoritettiin. Valitse sopiva palvelukohde avattavasta Palvelukohde-luettelosta ja (jos seuraat työntekijää) sopiva palkanlaskennan nimike Palkkanimike-pudotusvalikosta. Jos seuraat luokkia, voit ennustettavasti käyttää luokitteluun myös avattavaa Luokka-luetteloa. Käytä Huomautukset-ruutua tallentaaksesi lyhyen, asianmukaisen kuvauksen palvelusta. Tämä kuvaus näkyy laskussa, joten harkitse kirjoittamaasi.

Kun olet kuvaillut tai antanut nämä yleiset tiedot palvelusta, sinulla on kaksi tapaa kirjata palveluun käytetty aika:

• Tallenna aika manuaalisesti. Voit tallentaa toimintoon käytetyn ajan manuaalisesti käyttämällä Kesto-ruutua syöttääksesi ajan. Jos käytit esimerkiksi 10 minuuttia, kirjoita Kesto-ruutuun 0:10 . Jos käytit 3 tuntia ja 40 minuuttia, kirjoita Kesto-ruutuun 3:40 .
• Anna QuickBooksin tallentaa aika. Voit myös saada QuickBooksin tallentamaan toimintoon käyttämäsi ajan. Napsauta vain Aloitus-painiketta Kesto-ruudussa, kun aloitat toiminnon, ja napsauta Pysäytä-painiketta, kun lopetat toiminnon. Jos haluat keskeyttää ajastimen (esimerkiksi puhelun ajaksi), napsauta Tauko-painiketta.

Kun käytät Aika/Syötä yksittäinen toiminto -valintaikkunaa kuvaamaan suorittamaasi toimintaa, napsauta Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje -painiketta tallentaaksesi toimintotiedot.

Varmista, että Laskutettava-valintaruutu (valintaikkunan oikeassa yläkulmassa) on valittuna. Valitsemalla Laskutettava-ruudun kerrot QuickBooksille, että sen tulee säilyttää tämä laskutettavan toiminnan tietue, jotta se voidaan sisällyttää myöhemmin laskuun.

Voit käyttää valintaikkunan yläreunassa olevia Edellinen- ja Seuraava-painikkeita selataksesi toimintojen ajoitusta koskevia tietueitasi edestakaisin. Huomaa myös, että Oikeinkirjoitus-painike on käytettävissä. Napsauta tätä painiketta tarkistaaksesi kirjoittamasi huomautuksen kuvauksen oikeinkirjoituksen – mikä on hyvä idea, koska nämä tiedot näkyvät laskussa myöhemmin.

Miten laskutettava aika sisällytetään laskuun

Jos haluat lisätä laskuun laskutettavaa aikaa ja kustannuksia, luo lasku tavalliseen tapaan, kuten aiemmin kuvailin. Kun olet tunnistanut asiakkaan (jos olet syöttänyt asiakkaan ajan) ja jos olet seurannut asiakkaan kustannuksia, QuickBooks näyttää viestiruudun, jossa kysytään, haluatko laskuttaa ajasta tai kustannuksista. Jos vastaat kyllä, QuickBooks näyttää tässä näkyvän Valitse laskutettava aika ja kustannukset -valintaikkunan.

Valitse laskutettava aika ja kustannukset -valintaikkuna

Tämän valintaikkunan Aika-välilehti näyttää kaikki ajat, jotka olet tallentanut asiakkaalle. Voit lisätä nämä ajat laskuun napsauttamalla ajankohdan Käytä-saraketta. (Käytä-sarake on vasemmanpuoleisin sarake, jossa on valintamerkki.) Tai jos haluat valita kaikki ajat, napsauta Valitse kaikki -painiketta. Napsauta sitten OK. QuickBooks lisää nämä laskutettavat ajat laskuun erillisinä riveinä. Tämä kuva näyttää, kuinka laskutettavan ajan tiedot näkyvät Luo laskuja -ikkunassa.

Luo laskuja -ikkuna, laskutusajan laskutus

Jos jätät valintaruudun, jonka otsikko on Tulosta valittu aika ja kustannukset yhtenä laskuna, valitsematta, QuickBooks lisää joka kerta kirjautumiskerran erilliselle laskuriville, kuten kuvassa. Jos kuitenkin valitset valintaruudun, QuickBooks antaa sinun yhdistää yksittäisiä aikatallenteita yhdeksi laskuriviksi. (Voit kokeilla tätä ominaisuutta hieman, jos olet kiinnostunut.)

Voit napsauttaa Tuotteet, Kulut tai Kilometrit-välilehteä nähdäksesi luettelot tuotteista, omatoimisista kuluista tai asiakkaan puolesta syntyneistä työmaileista. Lisäät laskuun tällaisten asioiden kuluja samalla tavalla kuin lisäät ajan kuluja. Voit jopa soveltaa lisäkulujasi omaan taskustasi. Muuten, jos haluat palata Valitse laskutettava aika ja kustannukset -valintaikkunaan ja katsot Luo laskut -ikkunaa, napsauta Lisää aika/kustannukset -painiketta, joka näkyy Luo laskut -ikkunan yläosassa.