Kuinka laskuttaa aikaa QuickBooks 2011 -sovelluksella

Jos käytät QuickBooks 2011:tä palveluyrityksen kanssa, saatat myydä enemmän aikayksiköitä kuin materiaaleja. Lakimies voi esimerkiksi myydä tuntikausia tai osittaisia ​​oikeudellisia neuvoja. QuickBooks tarjoaa kaksi tapaa seurata käytettyä aikaa, joka laskutetaan eränä. Voit käyttää viikoittaista tuntiraporttia tai ajastaa tai tallentaa yksittäisiä toimintoja laskuttaessasi QuickBooksilla.

Viikkopäiväkirjan käyttö

Jos haluat käyttää viikoittaista tuntilomaketta, valitse Asiakkaat → Anna aika → Käytä viikoittaista tuntiraporttia. Jos haluat käyttää Viikkoaikaraportti-ikkunaa, valitse Nimi-ruudusta työntekijä tai toimittaja tai muu palvelun suorittava henkilö.

Jos et voi valita henkilön nimeä Nimi-ruudusta, kirjoita henkilön nimi ruutuun ja kerro pyydettäessä QuickBooksille, mihin luetteloon (työntekijän, toimittajan tai muut nimet) se tulee lisätä. Kun olet lisännyt työn suorittavan henkilön nimen, käytä Viikkoaikaraportti-ikkunan sarakkeita kuvaamaan asiakasta tai työtä, jolle työ on suoritettu.

Yksittäisten toimintojen ajoitus

Jos haluat tallentaa palvelutoiminnot niiden tapahtuessa, valitse Asiakkaat → Anna aika → Aika/Syötä yksittäinen toiminta. QuickBooks näyttää Time/Enter Single Activity -ikkunan. Täytä tai valitse tarvittavat tiedot:

• Voit ajastaa tai tallentaa yksittäisen toiminnon tallentamalla toiminnon päivämäärän Päivämäärä-ruutuun.

• Käytä Nimi-ruutua tunnistaaksesi palvelun suorittavan henkilön.

• Tunnista Asiakas:Työ -kentässä asiakas tai työ, jota varten palvelua suoritetaan.

• Valitse sopiva palvelukohde avattavasta Palvelukohde-luettelosta.

• Valitse avattavasta Palkkasumma-luettelosta sopiva palkkaerä.

• Jos seuraat luokkia, luokittele aktiviteetti avattavasta Luokka-luettelosta.

Varmista, että Laskutettava-valintaruutu on valittuna. Laskutettava-valintaruutu tulee Time/Enter Single Activity -ikkunan oikeaan yläkulmaan. Valitsemalla Laskutettava-ruudun kerrot QuickBooksille, että sen tulee säilyttää tämä laskutettavan toiminnan tietue, jotta se voidaan sisällyttää myöhemmin laskuun.

Kun olet kuvaillut tai antanut nämä yleiset tiedot palvelusta, sinulla on kaksi tapaa kirjata palveluun käytetty aika:

• Tallenna aika manuaalisesti: Voit tallentaa toimintoon käytetyn ajan manuaalisesti käyttämällä Kesto-ruutua syöttääksesi ajan.

• Anna QuickBooksin tallentaa aika: Voit myös asettaa QuickBooksin tallentamaan ajan, jonka käytit toimintaan. Napsauta vain Aloitus-painiketta Kesto-ruudussa, kun aloitat toiminnon, ja napsauta Pysäytä-painiketta, kun lopetat toiminnon.

Kun olet kuvaillut suorittamaasi toimintaa Aika/Syötä yksittäinen toiminta -ikkunassa, napsauta Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje -painiketta tallentaaksesi toimintatiedot.

Sisältää laskutusajan laskuun

Jos haluat lisätä laskuun laskutettavaa aikaa ja kustannuksia, luo lasku tavalliseen tapaan. Kun olet tunnistanut asiakkaan ja jos olet seurannut asiakkaan aikaa tai kustannuksia, QuickBooks kysyy, haluatko laskuttaa ajasta tai kustannuksista. Jos osoitat "kyllä", QuickBooks näyttää Valitse laskutettava aika ja kustannukset -valintaikkunan. Valitse laskutettava aika ja kustannukset -valintaikkunan Aika-välilehti näyttää kaikki ajat, jotka olet kirjannut asiakkaalle.