Kuinka laatia luottomuistio QuickBooks 2021:ssä

Luottomuistiot voivat olla käteviä tapoja korjata tietojen syöttövirheet, joita et löytänyt tai korjannut aiemmin. Luottomuistiot ovat myös käteviä tapoja käsitellä asioita, kuten asiakkaiden palautukset ja hyvitykset. Jos olet laatinut aikanasi yhden tai kaksi laskua, huomaat, että QuickBooks- hyvityslaskun laatiminen on paljon helpompaa kuin vanhanaikaisten menetelmien käyttäminen.

Seuraavat vaiheet kuvaavat monimutkaisimman ja vaativimman luottolaskun luomista: tuotteen hyvityslaskun. Palvelun tai ammatillisen luottomuistion luominen toimii kuitenkin periaatteessa samalla tavalla. Täytät vain vähemmän kenttiä.

Luo tuotehyvitysmuistio seuraavasti:

1. Valitse Asiakkaat → Luo luottomuistiot/hyvitykset tai napsauta Kotisivun Asiakas-osiossa olevaa Hyvitykset ja hyvitykset -kuvaketta avataksesi Luo luottomuistiot/hyvitykset -ikkunan (kuten kuvassa).

Luo luottomuistiot/hyvitykset -ikkuna

2. Tunnista asiakas ja tarvittaessa työpaikka Asiakas: Työ -pudotusvalikosta.

Voit valita asiakkaan tai työn luettelosta napsauttamalla sitä.

3. (Valinnainen) Määritä hyvityslaskulle luokka.

Jos käytät luokkia tapahtumien luokitteluun, aktivoi avattava Luokka-valikko ja valitse hyvityslaskulle sopiva luokka.

4. Päivää hyvityslaskun (vaikka vakaana pysyminen on valinnaista).

Siirrä kohdistin Päivämäärä-tekstiruutuun painamalla sarkainta. Syötä sitten oikea päivämäärä muodossa KK/PP/VVVV.

5. (Valinnainen) Anna luottomuistion numero.

QuickBooks ehdottaa luottomuistion numeroa lisäämällä 1 viimeksi käyttämääsi luottomuistion numeroon. Voit hyväksyä numeron tai välilehden Luottonumero-tekstikenttään muuttaaksesi numeron haluamaksesi.

6. Korjaa asiakkaan osoite tarvittaessa.

QuickBooks nappaa laskutusosoitteen asiakasluettelosta. Voit muuttaa hyvityslaskun osoitetta vaihtamalla osan tavallisesta laskutusosoitteesta. Yleensä sinun tulee käyttää samaa osoitetta hyvityslaskussa, jota käytät alkuperäisessä laskussa tai laskuissa.

7. (Valinnainen... tavallaan) Anna tilausnumero.

Jos hyvityslasku säätää asiakkaan ostotilauksen jäljellä olevaa kokonaissaldoa, sinun pitäisi luultavasti kirjoittaa tilauksen numero Tilausnumero-tekstiruutuun.

Tässä on minun logiikkani tähän ehdotukseen niille lukijoille, jotka välittävät: Jos laskutit asiakkaaltasi 1 000 dollaria ostotilauksesta nro 1984, joka valtuuttaa 1 000 dollarin oston, käytit koko ostotapahtuman – ainakin asiakkaan laskutusvirkailijan mukaan, joka käsittelee laskujasi. Jos kuitenkin varmistat, että 1 000 dollarin hyvityslaskun on tunnistettu liittyvän ostotilausnumeroon 1984, vapautat kuitenkin käytännössä 1 000 dollarin ostosaldon, mikä saattaa tarkoittaa, että voit käyttää ostotilausta tai laskuttaa sitä uudelleen.

8. Jos asiakas palauttaa tuotteita, kuvaile jokaista tuotetta.

Siirrä kohdistin Tuote/Kuvaus/Määrä/Hinnoi/Summa/Vero-tekstiruudun ensimmäiselle riville. Aktivoi ruudun ensimmäisellä tyhjällä rivillä avattava Nimike-valikko ja valitse sitten kohde. QuickBooks täyttää Kuvaus- ja Arvostelu-tekstikentät millä tahansa myyntikuvauksella ja -hinnalla, jotka olet syöttänyt tuoteluetteloon. (Voit muokata näitä tietoja, jos haluat, mutta se ei ole välttämätöntä.) Kirjoita Määrä-tekstikenttään tuotteiden määrä, jotka asiakas palauttaa (tai ei maksa). (Kun olet syöttänyt tämän numeron, QuickBooks laskee summan kertomalla määrä korolla.) Syötä jokainen asiakkaan palauttama tuote täyttämällä luetteloruudun tyhjät rivit.

Varastotuotteiden tapauksessa QuickBooks olettaa, että luottomuistiossa näkyvät tuotteet palautetaan varastoon. Haluat muuttaa varastosi fyysisiä lukumääriä, jos myymättömiä tuotteita palautetaan.

Kuten laskujenkin kohdalla, voit lisätä luottomuistioon niin monta tuotetta kuin haluat. Jos sinulla ei ole tarpeeksi tilaa yhdellä sivulla, QuickBooks jatkaa sivujen lisäämistä luottomuistioon, kunnes olet valmis. Kokonaistiedot ovat tietysti viimeisellä sivulla.

9. Kuvaile mahdolliset erityiskohdat, jotka hyvityslaskun tulee sisältää.

Jos haluat tehdä hyvityslaskun muista alkuperäisessä laskussa esiintyvistä tuotteista (rahti, alennukset, muut maksut ja niin edelleen), lisää kunkin tuotteen kuvaukset Tuoteluetteloon.

Voit lisätä kuvauksia näistä kohteista aktivoimalla seuraavan tyhjän rivin avattavan Nimike-valikon ja valitsemalla sitten erikoistuotteen. (Voit aktivoida luettelon napsauttamalla kenttää muuttaaksesi sen avattavaksi valikoksi ja napsauttamalla sitten kentän alanuolta päästäksesi valikkoon.) Kun QuickBooks on täyttänyt Kuvaus- ja Arvostelu-tekstiruudut, muokkaa näitä tietoja (tarvittaessa). Syötä jokainen erityinen nimike – välisumma, alennus, rahti ja niin edelleen – joita erittelet luottomuistioon.

Jos haluat sisällyttää alennustuotteen, sinun on liitettävä Välisumma-tuote hyvitysmuistioon varaston tai muiden alennettujen tuotteiden jälkeen. Kiinnitä sitten alennustuote välittömästi Välisumma-kohdan perään. Kun teet tämän, QuickBooks laskee alennuksen prosenttiosuutena välisummasta.

10. (Valinnainen) Lisää asiakasviesti.

Aktivoi avattava Asiakasviesti-valikko ja valitse fiksu asiakasviesti.

11. Ilmoita myyntivero.

Siirrä kohdistin Vero-luetteloruutuun, aktivoi avattava valikko ja valitse oikea liikevaihtovero.

12. (Valinnainen, mutta todella hyvä idea) Lisää muistio.

Voit käyttää Muistio-tekstiruutua lisätäksesi muistion kuvauksen hyvitysmuistioon. Voit käyttää tätä kuvausta esimerkiksi selittämään hyvityslaskun myöntämisen syitä ja viittaamaan esimerkiksi alkuperäiseen laskuun tai laskuihin. Huomaa, että Muistio-kenttä tulostuu asiakaslausunnossa.

13. Jos haluat viivyttää tämän hyvityslaskun tulostamista, valitse Tulosta myöhemmin -valintaruutu.

Haluan lykätä keskustelua siitä, mitä Tulosta myöhemmin -valintaruudun valitseminen tekee, kunnes saan keskustelun hyvitysmuistion luomisesta loppuun. Tulostuslaskujen ja hyvityslaskujen kattavuus tulee esiin myöhemmässä osiossa.

14. Tallenna luottomuistio.

Tallentaaksesi valmiin hyvityslaskun, napsauta joko Tallenna ja uusi tai Tallenna ja sulje -painiketta. QuickBooks näyttää valintaikkunan, jossa kysytään, mitä haluat tehdä luottomuistiolle: Säilytä hyvitys, anna hyvitys tai käytä hyvitystä laskussa. Tee valintasi napsauttamalla painiketta, joka vastaa mitä haluat tehdä. Jos valitset Käytä laskuun, QuickBooks pyytää lisätietoja. QuickBooks tallentaa näytöllä olevan luottomuistion, ja jos napsautit Tallenna ja uusi, se näyttää tyhjän Luo luottomuistiot/hyvitykset -ikkunan, jotta voit luoda uuden luottomuistion. (Huomaa, että voit selata aiemmin luomiasi hyvityslaskuja edestakaisin napsauttamalla Seuraava- ja Edellinen-painikkeita.) Kun olet luonut hyvityslaskut, voit napsauttaa hyvityslomakkeen Sulje-painiketta.

Jos ilmoitat, että haluat tulostaa hyvityssekin, QuickBooks näyttää Write Checks -ikkunan ja täyttää shekin automaattisesti linkittäen sen muistioon.