Kuinka laatia laskuja QuickBooks 2021:ssä

Kun olet tehnyt kaikki esityöt, laskun laatiminen QuickBooksilla on helppoa. Jos painikkeiden napsauttaminen ja tekstiruutujen täyttäminen on vanhentunut, ohita seuraava selostus ja avaa Luo laskut -ikkuna joko valitsemalla Asiakkaat→Luo laskut tai napsauttamalla Laskut-kuvaketta etusivulla. Täytä sitten tämä ikkuna ja napsauta Tulosta-painiketta. Jos haluat enemmän apua kuin yksi lause tarjoaa, jatka vaiheittaisten ohjeiden lukemista.

Seuraavissa vaiheissa kuvailen kuinka luodaan monimutkaisin ja vaativin lasku: tuotelasku. Jotkut tuotelaskun kentät eivät näy palvelu- tai ammattilaskussa, mutta älä ole huolissasi siitä, onko yrityksesi palvelu vai ammattilainen. Palvelu- tai ammattilaskun tekeminen toimii periaatteessa samalla tavalla kuin tuotelasku; täytät vain vähemmän kenttiä. Muista, että aloitat vaiheista 1 ja 2 riippumatta siitä, minkä tyyppisen laskun luot. Ilman pitkiä puheita voit luoda laskun seuraavasti:

1. Avaa Luo laskuja -ikkuna valitsemalla Asiakkaat→Luo laskut.

Luo laskuja -ikkuna avautuu kuvan mukaisesti.

2. Valitse Malli-pudotusvalikosta malli tai laskulomake, jota haluat käyttää.

QuickBooksissa on ennalta määritellyt laskulomaketyypit, mukaan lukien tuote, ammattilainen, palvelu ja (riippuen siitä, kuinka QuickBooks määritetään ja mitä QuickBooks-versiota käytät) kourallinen muita erikoistuneita laskumalleja. Kumpi näkyy oletuksena, riippuu siitä, mitä kerroit QuickBooksille yrityksestäsi QuickBooksin asennuksen aikana. Voit myös luoda oman mukautetun laskumallin (tai muokata olemassa olevaa).

3. Tunnista asiakas ja tarvittaessa työ käyttämällä avattavaa Asiakas: Työ -valikkoa.

Selaa avattavaa Asiakas: Työ -valikkoa, kunnes näet tarvitsemasi asiakkaan tai työn nimen; napsauta sitten sitä.

4. (Valinnainen) Määritä laskulle luokka.

Jos käytät luokkia kulujen ja tulojen seurantaan, aktivoi Luokka-pudotusvalikko ja valitse laskulle sopiva luokka. Voit ottaa tämän kätevän tavan luokitella tapahtumia käyttöön tai poistaa ne käytöstä (joillekin yrityksille ylivoimaista) valitsemalla Muokkaa → Asetukset, napsauttamalla vasemmalla puolella Kirjanpito, napsauttamalla Yritysasetukset-välilehteä ja valitsemalla tai poistamalla valintaruudun Käytä luokkaseurantaa. (Kuvassa ei näy Luokka-valikkoa.)

Luo laskut -ikkuna

5. Anna laskun päivämäärä.

Siirrä kohdistin Päivämäärä-tekstiruutuun painamalla sarkainta useita kertoja. Syötä sitten oikea päivämäärä muodossa KK/PP/VVVV. Voit myös käyttää seuraavia salaisia ​​koodeja muuttaaksesi päivämäärää:

• • Paina + (plussymboli) siirtääksesi päivämäärää yhden päivän eteenpäin.
  • Paina – (miinussymboli) siirtääksesi päivämäärää yhden päivän taaksepäin.
  • Paina T muuttaaksesi päivämäärän tämän päivän päivämääräksi (tietokoneesi sisäisen kellon ilmoittaman järjestelmäajan mukaan).
  • Paina M muuttaaksesi päivämäärän kuukauden ensimmäiseksi päiväksi (koska M on sanan kuukausi ensimmäinen kirjain ).
  • Paina H muuttaaksesi päivämäärän kuukauden viimeiseksi päiväksi (koska H on sanan kuukausi viimeinen kirjain ).
  • Paina Y muuttaaksesi päivämäärän vuoden ensimmäiseksi päiväksi (koska, kuten epäilemättä voit arvata, Y on sanan vuosi ensimmäinen kirjain ).
  • Paina R muuttaaksesi päivämäärän vuoden viimeiseksi päiväksi (koska R on sanan vuosi viimeinen kirjain ).

Voit myös napsauttaa Päivämäärä-kentän oikeassa päässä olevaa painiketta näyttääksesi pienen kalenterin. Valitse päivämäärä kalenterista napsauttamalla haluamaasi päivämäärää. Napsauta kalenterin vasemmassa ja oikeassa yläkulmassa olevia nuolia nähdäksesi edellisen tai seuraavan kuukauden.

6. (Valinnainen) Kirjoita laskun numero Lasku # -tekstiruutuun.

QuickBooks ehdottaa laskun numeroa lisäämällä 1 viimeiseen käyttämääsi laskun numeroon. Voit hyväksyä tämän lisäyksen tai halutessasi napsauttaa Lasku # -tekstiruutua ja muuttaa numeron haluamaksesi.

7. Korjaa Bill To -osoite tarvittaessa.

QuickBooks nappaa laskutusosoitteen asiakasluettelosta. Voit muuttaa laskun osoitetta vaihtamalla osan tavallisesta laskutusosoitteesta. Voit esimerkiksi lisätä toisen rivin, jossa lukee Huomio: William Bobbins , jos se on sen henkilön nimi, jolle lasku tulee lähettää.

8. Korjaa tarvittaessa lähetysosoite.

Minusta tuntuu, että ennätys on rikki, mutta tässä on sopimus: QuickBooks nappaa myös toimitusosoitteen Asiakasluettelosta. Joten jos toimitusosoitteessa on jotain epätavallista vain tämän yhden laskun osalta, voit muuttaa osoitetta korvaamalla tai lisäämällä tietoja Toimitusosoite-kenttään. Huomaa, että QuickBooks pitää kirjaa jokaisesta asiakkaan käyttämistä toimitusosoitteista, joten jos käytit toimitusosoitetta aiemmin, voit ehkä valita sen avattavasta Toimitusosoite-valikosta.

9. (Valinnainen . . . tavallaan) Anna ostotilauksen numero PO Number -tekstiruutuun.

Jos asiakas antaa ostotilauksia, kirjoita ostotilauksen numero, joka valtuuttaa tämän oston. ( Tiedoksi , PO lausutaan pee-oh, ei poh tai poo. )

10. Määritä maksuehdot valitsemalla vaihtoehto avattavasta Ehdot-valikosta.

11. (Valinnainen) Nimeä myyntiedustaja.

Rep ei edusta mainetta, joten älä laita tähän kolmikirjaimia toimituksellisia kommentteja (vaikka haluaisin nähdä, mitä voit tehdä kolmella kirjaimella). Jos haluat seurata myyntiä myyntiedustajan mukaan, käytä Rep-pudotusvalikkoa. Aktivoi valikko napsauttamalla sen nuolta ja valitse sitten nimi. Myyntiedustajiin voi kuulua työntekijöitä, mutta he voivat sisältää myös muita henkilöitä, jotka olet lisännyt muihin luetteloihisi. Jos haluat lisätä myyntiedustajan nopeasti, valitse Lisää uusi ja käytä sitten QuickBooksin näyttämiä käteviä valintaikkunoita. Voit käsitellä Myyntiedustajaluetteloa valitsemalla Listat→ Asiakas- ja toimittajaprofiililuettelot→ Myyntiedustajaluettelo.

12. Määritä toimituspäivämäärä, jos se on jokin muu kuin laskun päivämäärä.

Voit määrittää päivämäärän siirtämällä kohdistimen Lähetys-tekstiruutuun ja kirjoittamalla päivämäärän muodossa KK/PP/VVVV. Voit siirtää kohdistinta painamalla sarkainta tai napsauttamalla tekstiruutua.

Toinen nopea pointti: Muistatko kaikki ne salaiset koodit, joista puhun laskun päivämäärän muuttamisen vaiheessa 5? Ne toimivat myös toimituspäivämäärän muuttamisessa.

13. Määritä toimitustapa.

Voit luultavasti arvata, kuinka määrität toimitustavan, mutta rinnakkainen rakenne ja pakottava persoonallisuus pakottavat minut jatkamaan. Jos haluat määrittää toimitustavan, siirrä osoitin Via-pudotusvalikkoon ja valitse sieltä toimitustapa.

Muuten, voit lisätä uusia toimitustapoja valikkoon valitsemalla Lisää uusi ja täyttämällä sitten QuickBooksin näyttämän suloisen pienen valintaikkunan. Uusien toimitustapojen määrittäminen on todella, todella helppoa.

14. Määritä FOB-piste käyttämällä FOB-tekstiruutua.

FOB tarkoittaa ilmaista laivalla. FOB-piste on tärkeämpi kuin aluksi näyttää - ainakin liiketoiminnallisesti -, koska FOB-piste määrittää, milloin omistusoikeus siirtyy, kuka maksaa rahdin ja kuka kantaa riskit tavaroiden vahingoittumisesta kuljetuksen aikana.

Jos lähetys on maksuton laivalla lähetyspisteessä, myytävän tavaran omistusoikeus siirtyy ostajalle heti, kun tavara lähtee myyjän laiturilta. (Muista, että olet myyjä.) Tässä tapauksessa ostaja maksaa rahdin ja kantaa riskin kuljetusvahingoista. Voit määrittää FOB-lähetyspisteen FOB-lähetyspisteeksi tai kaupungin nimeksi. Jos toimituspaikka on esimerkiksi Seattle, FOB Seattle on sama asia kuin FOB Shipping Point. Useimmat tavarat toimitetaan muuten FOB-lähetyspisteinä.

Jos siirto on vapaasti aluksessa on määränpää pisteeseen, omistusoikeus tavaroihin, joita myydään siirtyy ostajalle heti, kun tavarat saapuvat ostajan lastauslaiturin. Myyjä maksaa rahdin ja vastaa kuljetusvahingoista. Voit määrittää FOB-kohdepisteen FOB-kohdepisteeksi tai kaupungin nimeksi. Jos kohdepiste on esimerkiksi Omaha, FOB Omaha on sama asia kuin FOB Destination Point.

15. Syötä jokainen myymäsi tuote.

Siirrä kohdistin Määrä/Tuotekoodi/Kuvaus/Hinta kukin/Summa/Vero-luetteloruudun ensimmäiselle riville. (Okei, tiedän, että se ei ole kovin hyvä nimi sille, mutta tiedät mitä tarkoitan, eikö?) Sinun on aloitettava laskun rivikohtien täyttäminen. Kun olet siirtänyt kohdistimen luetteloruudun riville, QuickBooks muuttaa Tuotekoodi-kentän avattavaksi valikoksi. Aktivoi luetteloruudun ensimmäisen tyhjän rivin avattava Tuotekoodi-valikko ja valitse sitten kohde.

Kun valitset tuotteen, QuickBooks täyttää Kuvaus- ja Hinta Kukin -tekstiruudut millä tahansa myyntikuvauksella ja -hinnalla, jotka olet syöttänyt tuoteluetteloon. (Voit tarvittaessa muokata tämän laskun tietoja.) Syötä myytyjen tuotteiden määrä Määrä-tekstiruutuun. (Kun olet syöttänyt tämän numeron, QuickBooks laskee summan kertomalla määrän hinnalla kullakin.) Jos tarvitset muita tuotteita laskuun, käytä luetteloruudun jäljellä olevia tyhjiä rivejä syöttääksesi ne. Jos valitsit Verotettava-valintaruudun, kun lisäsit tuotteen Tuoteluetteloon, Vero-sarakkeeseen tulee sana Vero , joka osoittaa, että nimikettä verotetaan. Jos tuote on veroton (tai tunnet olevasi veronkierto ilman hyvää syytä), napsauta Vero-saraketta ja valitse Ei.

Voit laittaa laskulle niin monta tuotetta kuin haluat. Jos sinulla ei ole tarpeeksi tilaa yhdellä sivulla, QuickBooks lisää laskuun niin monta sivua kuin on tarpeen. Tieto laskun loppusummasta menee tietysti vain viimeiselle sivulle.

Napsauta Lisää aika/kustannukset -painiketta lomakkeen yläreunassa olevasta nauhasta, jolloin näkyviin tulee Valitse laskutettava aika ja kustannukset -valintaikkuna. Käytä tätä valintaikkunaa valitaksesi kulut, jotka olet määrittänyt asiakkaalle tai työlle. Käytä Kohteet-välilehteä valitaksesi työtä varten ostetut tuotteet. Käytä Kulut-välilehteä valitaksesi korvattavat kulut ja syöttääksesi merkintätiedot. Käytä Aika-välilehteä valitaksesi laskutettavan ajan, jonka ajastinohjelma, viikoittainen tuntiraportti tai Aika/Syötä yksittäinen toiminta -ikkuna on kirjannut.

16. Syötä laskun sisältämät erikoiskohdat.

Jos et ole työskennellyt paljon QuickBooks-kohdetiedoston kanssa, sinulla ei ole aavistustakaan, mistä puhun.

Jos haluat kuvata mitä tahansa erikoiskohdetta, aktivoi seuraavan tyhjän rivin avattava Tuotekoodi-valikko ja valitse sitten erikoistuote. Kun QuickBooks on täyttänyt Kuvaus- ja Hinta Jokainen -tekstiruudut, muokkaa näitä tietoja (tarvittaessa). Kuvaile kaikki muut laskussa eritellyt erikoistuotteet – välisummat, alennukset, rahti ja niin edelleen – täyttämällä luetteloruudun tyhjät rivit.

Jos haluat sisällyttää alennustuotteen ja soveltaa sitä useisiin tuotteisiin, sinun on liitettävä Välisumma-tuote laskuun varaston tai muiden alennuskohteiden perään. Kiinnitä sitten alennustuote välittömästi Välisumma-kohdan perään. QuickBooks laskee alennuksen prosenttiosuutena välisummasta.

17. (Valinnainen) Lisää asiakasviesti.

Napsauta Asiakasviesti-ruutua, aktivoi sen avattava valikko ja valitse fiksu asiakasviesti. Voit lisätä asiakasviestejä Asiakasviesti-valikkoon valitsemalla Lisää uusi -vaihtoehdon ja täytä sitten QuickBooksin näyttämä valintaikkuna. Napsauta OK, kun olet valmis.

18. Ilmoita myyntivero.

Jos määritit asiakasluettelossa veroprosentin, QuickBooks käyttää sitä oletusarvona. Jos se ei ole oikein, siirrä kohdistin Vero-luetteloruutuun, aktivoi avattava valikko ja valitse oikea liikevaihtovero.

19. (Aidosti valinnainen) Lisää muistio.

Voit halutessasi lisätä laskuun muistiokuvauksen. Tätä muistiota ei tulosteta laskuihin, vaan se on vain asiakaslausunnossa. Muistiokuvaukset antavat sinulle tavan tallentaa laskuun liittyviä tietoja kyseiseen laskuun. Kuvassa on valmis Luo laskut -ikkuna.

Valmis Luo laskut -ikkuna

20. Jos haluat viivyttää tämän laskun tulostamista, valitse Tulosta myöhemmin -valintaruutu, joka näkyy Luo laskuja -ikkunan pääosan yläpuolella olevassa painikkeiden ja ruutujen nauhassa.

21. Tallenna lasku napsauttamalla Tallenna ja uusi -painiketta tai Tallenna ja sulje -painiketta ikkunan alareunassa.

QuickBooks tallentaa näytöllä näkyvän laskun. Jos napsautat Tallenna ja uusi, QuickBooks näyttää tyhjän Luo laskuja -ikkunan, jotta voit luoda uuden laskun.

Voit selata aiemmin luomiasi laskuja edestakaisin napsauttamalla Seuraava- ja Edellinen-painikkeita (jotka näyttävät vasemmalta ja oikealta nuolelta).

Luo laskuja -ikkunan oikeaan reunaan näkyvässä Historia-paneelissa on kaksi välilehteä, jotka ovat hyödyllisiä laskuja luotaessa. Asiakas-välilehti (näkyy edellisessä kuvassa) tarjoaa korkean tason yhteenvetotiedot asiakkaasta. Tapahtuma-välilehti (ei näy) tarjoaa tarkempia tietoja asiakkaan toiminnasta ja painikkeita, joita voit napsauttaa yksityiskohtiin.

Kun olet luonut laskut, voit napsauttaa laskulomakkeen Tallenna ja sulje -painiketta tai painaa Esc-näppäintä.