Kuinka käyttää QuickBooksia hallintaan budjetilla

Kun olet tallentanut budjettisi QuickBooksiin, voit verrata todellisia taloudellisia tuloksiasi budjetoituihin summiin valitsemalla komennot QuickBooksin näyttämästä Budjetit ja ennusteet -alivalikosta. Kun valitset Raportit→Budjetit ja ennusteet -komennon, QuickBooks tarjoaa useita budjetointiraportteja, jotka on kuvattu seuraavassa luettelossa:

• Budjetin yleiskatsaus: Tässä raportissa on yhteenveto budjetoiduista summistasi. Voit käyttää sitä budjettisi tarkasteluun ja virheiden tarkistamiseen.

• Budjetti vs. tosiasiallinen: Tämän raportin avulla voit verrata budjetoituja tuloslaskelman tietoja todellisiin tuloslaskelman tietoihin. Tämän vuoksi raportin avulla voit verrata odotettuja tuloja ja menoja todellisiin tuloihin ja kuluihin.

• Voitto- ja tappiobudjetin suorituskyky: Tämän raportin avulla voit verrata todellisia tulojasi, kulujasi ja voittojasi budjetoituihin tuloihisi, kuluihisi ja voittoihisi.

• Budjetti vs. todellinen kaavio: Tämä kaavio ei ole raportti. Se on kaavio, joka näyttää budjetoidut ja todelliset tiedot.

• Ennusteen yleiskatsaus: Tämä raportti on yhteenveto QuickBooks-ennusteesta. Ennuste on pohjimmiltaan ennusteen teidän tulevia tuloja ja kassavirtaa. Käytät ennusteita "mitä jos" -suunnitteluun.

• Ennuste vs. tosiasiat: Tämä raportti vertaa ennustetta siihen, mitä todellisuudessa tapahtui.

Tapa, jolla käytät budjetointiraportin tietoja, on avainasemassa – ja myös salaisuus saada lisäarvoa budjetointiponnisteluistasi. Hyvin rakennetun, terveen järjen budjetin avulla voit etsiä eroja budjettisi ja todellisten taloudellisten tulosten välillä.

Budjettisi avulla haluat havaita tilanteet, joissa esimerkiksi kuluerä on liian alhainen, omaisuuserä liian suuri tai jokin tulonumero jää odotusten jälkeen. Odotettujen tulosten ja todellisten tulosten väliset erot osoittavat odottamattomia tuloksia. Odottamattomat tulokset viittaavat usein ongelmiin. . . tai mahdollisuuksia.

Mieti seuraavia esimerkkejä varianssista ja siitä, mitä varianssit voivat tarkoittaa:

• Kuukausitulot ovat 40 000 dollaria 50 000 dollarin sijaan. 20 prosenttia odotettua pienemmät kuukausitulot voivat viitata ongelmiin tuotteessasi, ongelmissa myyntihenkilöstössä tai asiakkaidesi kanssa. Joka tapauksessa, jos myynti edustaa vain 80 prosenttia siitä, mitä odotat, sinun on todennäköisesti toteutettava välittömiä korjaavia toimia.

• Varastosaldot ovat keskimäärin 50 000 dollaria kuukauden lopussa 100 000 dollarin sijaan kuukauden lopussa. Odotettua alhaisempi varastosaldo voi olla joko hyvä tai huono asia. Lopullinen varastosaldo, joka on puolet odotuksistasi, voi tarkoittaa, että myyt tuotteita paljon nopeammin kuin odotit (ja siksi sinun tulee lisätä varastoinvestointejasi ja varaston ostamista).

  Alhainen varastoinvestointi voi kuitenkin tarkoittaa myös sitä, että et yksinkertaisesti saa materiaaleja myyjiltäsi niin nopeasti kuin tarvitset, ja sen seurauksena sinulla on suuri riski menettää myyntiä riittämättömien varastotasojen vuoksi.

• Tutkimus- ja kehityskulut ovat 50 000 dollaria vuodessa 25 000 dollarin sijaan. Tutkimus- ja kehityskulut, jotka ovat kaksi kertaa odotettua suuremmat, vaikuttavat huonoilta. Kuinka voi olla hyvä kuluttaa kuluihin kaksi kertaa niin paljon kuin odotat? Tutkimus- ja kehityskulujesi tuplaaminen voi kuitenkin olla hyvä asia, jos olet odottamatta investoimassa johonkin lupaavaan uuteen tuotteeseen, ideaan tai teknologiaan.

• Myynti tietylle asiakasryhmälle on 50 prosenttia korkeampi. Oletetaan, että käytit luokkia seurataksesi myyntiä asiakkaille maassa ja sen ulkopuolella. Jos huomaat yllättäen, että myynti ulkomaisille asiakkaille on 50 prosenttia odotettua suurempi, tämä poikkeama voi viitata mahdollisuuteen myydä vielä enemmän maan ulkopuolelle.

  Ehkä suuremmalla vaivalla ja energialla ulkomaisista asiakkaista voi tulla entistä suurempi osa liiketoimintaasi. Joskus varianssit tunnistavat mahdollisuuksia, jotka muuten jäisivät paitsi.