Kuinka käsitellä tapahtumia QuickBooks Online -rekisterissä

Avaat rekisterin QuickBooks Onlinen (QBO) tilikarttasivulta. Avaa Tilikartta-sivu napsauttamalla yrityksesi nimen vieressä olevaa hammasrataskuvaketta ja valitsemalla näkyviin tulevasta valikosta Asetukset-sarakkeesta Tilikartta.

Tilikartta-sivulla voit kaksoisnapsauttaa mitä tahansa tiliä, joka näyttää dollarin summan (mukaan lukien 0) QuickBooks Balance -sarakkeessa; kaikki nämä tilit ovat tasetilejä ja niillä on rekistereitä.

Voit valita tilin napsauttamalla sitä. Jos tililuettelon yläpuolella oleva Rekisteröidy-painike tulee saataville, tiedät, että olet valinnut Tase-tilin. Voit avata tilin rekisterin napsauttamalla Rekisteröidy-painiketta.

Tapahtuman syöttäminen

Kun olet napsauttanut Rekisteröidy-painiketta tai kaksoisnapsauttanut Tase-tiliä, voit syöttää tapahtuman rekisteriin; noudata näitä ohjeita:

Napsauta mitä tahansa tyhjää riviä.

QBO täyttää tämän päivän päivämäärän ja näyttää pienen luetteloruudun päivämäärän yläpuolella.

Napsauta luetteloruutua ja valitse näkyviin tulevasta luettelosta tapahtumatyyppi, jonka haluat syöttää.

Ennen kuin avaat luetteloruudun, tapahtumatyypin otsikko tulee näkyviin. Kun avaat luetteloruudun, QBO näyttää luettelon käytettävissä olevista tapahtumatyypeistä ja peittää samalla tapahtuman päivämäärän. Tästä syystä et näe tapahtuman tapahtumapäivää täällä.

Kun avaat tapahtumatyyppien luettelon, QBO näyttää vain ne tapahtumatyypit, jotka ovat saatavilla avaamassasi tilirekisterissä. Voit esimerkiksi kirjata asiakasmaksun pankkitilirekisteriin, mutta et voi syöttää asiakaslaskua. Vastaavasti voit tallentaa sekin tai laskun maksun pankkitilirekisteriin, mutta et voi syöttää myyjälaskua.

Paina Tab ja muuta tarvittaessa tapahtumapäivää.

Paina Tab ja anna tarvittaessa tapahtuman viitenumero.

Jos esimerkiksi tallennat sekkiä, anna sekin numero.

Paina Tab ja anna nimi.

Jos esimerkiksi tallennat asiakkaalta saamaasi maksua, valitse asiakkaan nimi. Jos kirjoitat sekkiä, ilmoita maksunsaajan nimi.

Anna tapahtuman summa asianmukaisessa sarakkeessa.

Kirjoita pankkitilirekisteriin suorittamasi maksu ensimmäiseen dollarisummasarakkeeseen ja tallettamasi summa toiseen dollarisummasarakkeeseen.

Paina Tab.

QBO:n lisäyskohdan sijoitus riippuu syöttämäsi tapahtuman tyypistä. Jos esimerkiksi syötät vastaanotettua maksua, laskun maksua tai hyvitystapahtumaa, QBO sijoittaa lisäyskohdan Muistio-sarakkeeseen, johon voit kirjoittaa tapahtuman muistion.

Jos kuitenkin kirjoitat shekkiä, talletusta, myyntikuittia, käteisostoa, kulua, siirtoa tai päiväkirjatapahtumaa, QBO sijoittaa lisäyskohdan Tili-sarakkeeseen. Valitse toinen tili (sen tilin lisäksi, jonka rekisterin olet avannut), jota tapahtuma koskee. Jos esimerkiksi syötät sekkiä, valitse kulutili. Jos annat tilin ja painat sarkainta, voit kirjoittaa tapahtumalle muistion.

Paina sarkainta ja napsauta sitten tapahtuman alapuolella näkyvää Tallenna-painiketta.

Tapahtuman muokkaaminen

Voit muokata tapahtumaa rekisteristä napsauttamalla tapahtumaa ja sitten tapahtuman alla näkyvää Muokkaa-painiketta. Et kuitenkaan muokkaa tapahtumaa rekisterissä. Sen sijaan QBO avaa automaattisesti tapahtumaikkunan valitsemallesi tapahtumatyypille. Jos esimerkiksi valitset kulutapahtuman muokkaamisen tilirekisterissä, QBO näyttää tapahtuman Kulutapahtumat-sivulla.

Liiketoimien etsiminen

Hetken kuluttua tapahtumien määrä rekisterissä voi venyä erittäin pitkäksi, etenkin pankkitilirekisterissä. Joten tapahtuman etsimisestä rekisteriä selaamalla - tai silmällä katselemalla - voi tulla tehoton tapa löytää tapahtuma. Sen sijaan voit käyttää paria pikakuvaketta auttamaan sinua löytämään tietyn tapahtuman.

Ensinnäkin voit muokata tapahtumien ulkoasua rekisterissä; napsauta Mukauta-painiketta, joka näkyy rekisterin nimen alla. QBO näyttää ikkunan, jonka avulla voit

• Lajittele tapahtumat päivämäärän, viitenumeron, summan (nouseva tai laskeva), täsmäytystilan tai luontipäivämäärän mukaan.

• Suodata näytettävät tapahtumat täsmäytystilan mukaan.

• Näytä jokainen tapahtuma vain yhdellä rekisteririvillä kahden rivin sijaan.

Tämä kuva keskittyy rekisterisivun oikeaan reunaan. Huomaa Siirry päivämäärään -ruutu; voit kirjoittaa tapahtumapäivän ja napsauttaa Siirry-painiketta Siirry päivämäärään -ruudun oikealla puolella nähdäksesi nopeasti kyseisellä päivämäärällä alkavat tapahtumat.

Lisäksi voit napsauttaa rekisteröintisivun oikeassa yläkulmassa olevaa Etsi rekisteristä -painiketta. Kun napsautat Etsi rekisteristä, QBO näyttää Etsi rekisteri -valintaikkunan.

Tästä valintaikkunasta voit etsiä maksunsaajan, tilin, summan, viitenumeron, päivämäärän, muistion tai tapahtumatyypin mukaan. Kun olet valinnut jonkin näistä vaihtoehdoista Haku-luetteloruudusta, tee valinta tai kirjoita etsittävä kohde Etsi-ruutuun.

Käytä sitten Vastaa jos -luetteloruutua määrittääksesi, tuleeko QBO:n löytämien tapahtumien vastata täsmälleen, sisältääkö ne, olla suurempia vai pienempiä kuin Etsi-ruutuun antamasi tiedot. Napsauta lopuksi Etsi-painiketta, jolloin QBO näyttää luettelon hakuehtojasi vastaavista tapahtumista.

Taustalla Etsi rekisteri -ikkunan takana QBO avaa ensimmäisen tapahtuman luettelossa tapahtumaikkunassa, jossa se luotiin. Jos esimerkiksi luettelon ensimmäinen tapahtuma on laskun maksu, QBO avaa Laskun maksutapahtuma -ikkunan ja näyttää tiedot ensimmäisestä haun tuloksena löydetystä tapahtumasta.