Kuinka käsitellä QuickBooks 2018 -päiväkirjamerkintöjä

QuickBooksin avulla sinun – kirjanpitäjän – on helppoa kirjata päiväkirjamerkintöjä. Jos olet työskennellyt QuickBooksin parissa, saatat tietää, että suurin osa QuickBooks-datatiedostoon kirjatuista päiväkirjamerkinnöistä kirjataan automaattisesti. Jos joku kirjoittaa esimerkiksi shekin, QuickBooks kirjaa sen päiväkirjamerkinnän. Kun joku luo laskun, QuickBooks kirjaa jälleen sen päiväkirjamerkinnän.

Joissakin tapauksissa jonkun - luultavasti sinun - on kuitenkin kirjattava päiväkirjakirjaus saadakseen jonkin tapahtuman QuickBooks-datatiedostoon. Päiväkirjakirjauksia käytetään esimerkiksi poistojen kirjaamiseen, velkojen kertymiseen ja omaisuuden luovutusten kirjaamiseen.

Päiväkirjamerkinnän kirjaaminen

Kirjaa päiväkirjakirjaus valitsemalla Yritys → Tee yleiset päiväkirjakirjaukset. QuickBooks näyttää Tee yleiset päiväkirjamerkinnät -ikkunan kuvan mukaisesti.

Tee yleisiä päiväkirjamerkintöjä -ikkuna.

Voit luultavasti keksiä itse, kuinka käytät Tee yleiset päiväkirjamerkinnät -ikkunaa. Kirjoita päiväkirjan yleinen kirjauspäivämäärä Päivämäärä-ruutuun. Kirjausnumero-ruutua käytetään päiväkirjakirjausten numeroimiseen tai niille merkityksellisen koodin määrittämiseen. Kun olet antanut nämä perustiedot, käytä Tee yleiset päiväkirjakirjaukset -ikkunan sarakkeita päiväkirjakirjauksen kirjaamiseen. Sinun ei tarvitse kertoa sinulle, että pääkirjan tilinumero tai nimi tulee Tili-sarakkeeseen, veloitussumma Veloitus-sarakkeeseen ja luottosumma Luotto-sarakkeeseen. Saatat kuitenkin olla hyödyllistä muistuttaa, että voit käyttää Muistio-saraketta syöttääksesi jonkinlaisen kuvauksen veloituksesta tai hyvityksestä. Voit käyttää Nimi-saraketta tunnistaaksesi asiakkaan, toimittajan, työntekijän tai muun hyvitykseen tai veloitukseen liittyvän nimen; voit käyttää Laskutettava-saraketta ilmoittaaksesi, että veloitus tai hyvitys on lueteltava summana, joka laskutetaan nimetyltä asiakkaalta; ja voit käyttää Luokka-saraketta (jos olet ottanut luokan seurannan käyttöön) veloituksen tai hyvityksen luokittelemiseen.

Älä koskaan laita nimeä päiväkirjamerkinnän ensimmäiselle riville. Jos teet niin, tämä nimi liitetään jokaiselle päiväkirjakirjauksen riville, kun tarkastelet raportteja QuickBooksissa, vaikka nimi liittyisi vain ensimmäiseen riviin.

Jos haluat liittää nimiä päiväkirjakirjauksen riveihin, yksi tapa tehdä tämä selkeästi on jättää päiväkirjakirjauksen ensimmäinen rivi tyhjäksi, jotta raportteihin ei vahingossa liity hajakirjauksia.

Päiväkirjamerkinnän peruuttaminen

Jos haluat peruuttaa päiväkirjamerkinnän, avaa ensin Tee yleiset päiväkirjakirjaukset -ikkuna valitsemalla Yritys → Tee yleiset päiväkirjakirjaukset -komento. QuickBooks näyttää Tee yleisiä päiväkirjamerkintöjä -ikkunan. Käytä Edellinen- ja Seuraava-painikkeita selataksesi yleisiä päiväkirjamerkintöjä, jotka olet jo syöttänyt. Löytyikö merkintä? Hyvä.

Päivitys tämän vuoden versioon tarkoittaa nyt, että kaikki yleiset päiväkirjakirjaukset voidaan peruuttaa samalla tavalla: Kun löydät päiväkirjamerkinnän, jonka haluat peruuttaa, napsauta Peruuta-painiketta. (Peruuta-painike näkyy Tee yleiset päiväkirjakirjaukset -ikkunan Pää-välilehden yläreunassa.) QuickBooks kääntää yleisen päiväkirjamerkinnän syöttämällä seuraavan tilikuukauden tapahtuman, jossa veloitukset ja hyvitykset on käännetty.

Muuta kirjausta -valintaruutu, joka on käytettävissä Tee yleisiä päiväkirjamerkintöjä -ikkunassa joissakin QuickBooksin versioissa, osoittaa, että päiväkirjakirjaus on kirjanpitäjän jälkikäteen tekemä erityinen merkintä. Voit tulostaa raportin vain näistä erityisistä "säätömerkinnöistä".

Päiväkirjamerkintöjen muokkaaminen

Yleensä et halua huijata ja muuttaa myöhemmin päiväkirjamerkintöjä. Jos kuitenkin tunnet tarvetta tehdä muutoksia, QuickBooks tarjoaa Muokkaa-valikon komennoilla, joita voit käyttää juuri tähän tarkoitukseen. Ensinnäkin QuickBooks tarjoaa Delete General Journal -komennon, jonka avulla voit poistaa Tee yleiset päiväkirjakirjaukset -ikkunassa näkyvän päiväkirjamerkinnän. QuickBooks tarjoaa myös Void General Journal -komennon, jonka avulla voit mitätöidä ikkunassa näkyvän yleisen päiväkirjamerkinnän. Tyypillisesti - ja jälleen, tiedät tämän jo - et halua poistaa yleisiä päiväkirjamerkintöjä. Sen sijaan haluat mitätöidä ne. Tarpeeksi sanottu.