Kuinka käsitellä päiväkirjamerkintöjä QuickBooks 2011:ssä

QuickBooks 2011 tekee päiväkirjamerkintöjen kirjaamisesta helppoa. Jos olet työskennellyt QuickBooksin parissa, saatat tietää, että suurin osa QuickBooks-datatiedostoon tallennetuista päiväkirjamerkinnöistä kirjataan automaattisesti. Jos joku kirjoittaa esimerkiksi shekin tai laskun, QuickBooks kirjaa päiväkirjamerkinnän.

Joissakin tapauksissa jonkun - luultavasti sinun - on kuitenkin kirjattava päiväkirjakirjaus saadakseen jonkin tapahtuman QuickBooks-datatiedostoon. Voit esimerkiksi käyttää päiväkirjakirjauksia poistojen kirjaamiseen, velkojen kerryttämiseen ja omaisuuden luovutuksen kirjaamiseen.

Päiväkirjamerkinnän kirjaaminen

Kirjaa päiväkirjakirjaus valitsemalla Yritys→ Tee päiväkirjakirjauksia. QuickBooks näyttää Tee yleisiä päiväkirjamerkintöjä -ikkunan.

Voit luultavasti keksiä itse, kuinka käytät Tee yleiset päiväkirjamerkinnät -ikkunaa. Kun olet antanut nämä perustiedot, käytät Yleinen päiväkirjakirjaus -ikkunan sarakkeita päiväkirjakirjauksen kirjaamiseen.

Päiväkirjamerkinnän peruuttaminen

Jos haluat peruuttaa päiväkirjamerkinnän, avaa ensin Yleiset päiväkirjakirjaukset -ikkuna valitsemalla Yritys→ Tee päiväkirjakirjauksia. Käytä Edellinen- ja Seuraava-painikkeita selataksesi yleisiä päiväkirjamerkintöjä, jotka olet jo syöttänyt. Löytänyt sen? Hyvä. Kuinka käännät tämän merkinnän, riippuu siitä, mitä QuickBooks-versiota käytät.

• Jos käytät QuickBooks Prota: Tulosta yleinen päiväkirjakirjaus napsauttamalla Tulosta-painiketta. Käytä sitten tulostettua päiväkirjakirjausta viitelähteenä ja syötä uusi päiväkirja paitsi käänteisinä veloitukset ja hyvitykset.

• Jos käytät QuickBooks Premier- tai QuickBooks Enterprise Solutions -ratkaisuja: Kun löydät päiväkirjamerkinnän, jonka haluat peruuttaa, napsauta Peruuta-painiketta Yleisen päiväkirjakirjauksen ikkunan yläreunassa. QuickBooks kumoaa yleisen päiväkirjamerkinnän syöttämällä tapahtuman seuraavalle tilikuukaudelle veloitukset ja hyvitykset käännettyinä.

Oikaisukirjaus -valintaruutu osoittaa, että päiväkirjakirjaus on kirjanpitäjän jälkikäteen tekemä erikoiskirjaus. Voit tulostaa raportin vain näistä erityisistä "säätömerkinnöistä".

Päiväkirjamerkintöjen muokkaaminen

Yleensä et halua huijata ja muuttaa myöhemmin päiväkirjamerkintöjä. Jos kuitenkin tunnet tarvetta tehdä muutoksia, QuickBooks tarjoaa Muokkaa-valikon komennoilla, joita voit käyttää juuri tähän tarkoitukseen. Esimerkiksi QuickBooks tarjoaa Delete General Journal -komennon, jonka avulla voit poistaa Tee yleiset päiväkirjakirjaukset -ikkunassa näkyvän päiväkirjamerkinnän. QuickBooks tarjoaa myös Void General Journal -komennon, jonka avulla voit mitätöidä ikkunassa näkyvän yleisen päiväkirjamerkinnän. Yleensä et halua poistaa yleisiä päiväkirjamerkintöjä. Sen sijaan haluat mitätöidä ne.