Kuinka jakaa QuickBooks 2020 -tiedostoja

Okei, tässä on hieno sopimus: QuickBooksissa voit määrittää käyttäjäoikeudet, joiden avulla voit määrittää, kenellä on pääsy QuickBooks-tiedostojesi mihinkin osiin. Itse asiassa voit myös työskennellä QuickBooks-tiedostosi kanssa verkossa ja usean käyttäjän ympäristössä käyttämällä tehokasta ominaisuutta nimeltä tietueiden lukitus.

Jos työskentelet verkossa ja haluat käyttää QuickBooks-verkko-ominaisuuksia tai haluat vain tietää niistä, lue tämä artikkeli. Jos olet ainoa, joka käyttää QuickBooksia, voit ohittaa tämän artikkelin.

QuickBooks-tiedoston jakaminen verkossa

Kaksi tärkeää ominaisuutta tukevat QuickBooksin monikäyttäjäverkkoominaisuutta: käyttäjäoikeudet ja tietueiden lukitus. Käyttöoikeudet ominaisuuden avulla useat käyttäjät ja QuickBooks tiedoston yksilölliset käyttöoikeudet asetukset tutustua eri alueita QuickBooks. Tietueen lukitus, toinen ominaisuus, mahdollistaa useamman kuin yhden henkilön samanaikaisesti kirjautumisen QuickBooks-tiedostoon ja työskentelyn sen kanssa.

Käyttäjän käyttöoikeudet

QuickBooksin avulla voit määrittää käyttöoikeudet, jotta voit antaa eri QuickBooks-käyttäjille erilaisia ​​oikeuksia. Jane Owner saattaa pystyä tekemään mitä tahansa, koska metaforisesti puhuen hän on Da Man. Joe Clerk saattaa kuitenkin pystyä syöttämään vain laskuja. Joe, alhainen virkailija, jolla on ehkä kyseenalainen harkintakyky ja harkintavalta, ei ehkä pysty tarkastelemaan yrityksen tuloslaskelmaa, tulostamaan shekkejä tai kirjaamaan asiakkaiden maksuja. Tämä ajatus on järkevä käytännön tasolla, eikö? Tilanteessa, jossa joukko ihmisiä käyttää QuickBooks-tiedostoa, haluat varmistaa, että luottamukselliset tiedot pysyvät luottamuksellisina.

Haluat myös varmistaa, että ihmiset eivät voi tahallaan tai tahattomasti turmella taloudellisia tietojasi. Et halua jonkun syöttävän vääriä tietoja (ehkä siksi, että hän törmää johonkin QuickBooks-ohjelman alueelle, jossa hänellä ei ole liiketoimintaa). Etkä halua, että joku kirjaa vilpillisesti tapahtumia – kuten väärennettyjä shekkejä – että hän voi maksaa käteisellä.

Luulen, että jos mietit näitä käyttöoikeusjuttuja, huomaat, että "Hei, joo, siinä on järkeä!" Joten en aio puhua siitä sen enempää. Lopuksi esitän muutaman yleisen huomion siitä, miten päätät, mitkä käyttöoikeudet ovat sopivia:

• Tietojen luottamuksellisuus: Tämä ongelma liittyy luultavasti eniten hallintafilosofiaasi. Mitä avoimempi olet tavaroiden suhteen, sitä vähemmän sinun on luultavasti huolehdittava siitä, että ihmiset nuuskivat tavaroita. Haluan kuitenkin huomauttaa, että palkanlaskenta on aina arka aihe. Jos kaikki tietävät, mitä muille maksetaan, syntyy mielenkiintoisia keskusteluja – mutta tiesit jo sen.
• Tietojen korruptio: Tietojen korruption suhteen sinun on tiedettävä, että ihmiset noudattavat yleensä kahta yleistä sääntöä:
  • Älä anna ihmisille pääsyä työkaluihin, joita he eivät osaa käyttää. Se vaatii vain vaivaa.
  • Varmista, että kukaan ei voi ryöstää ilman valvontaa jollain kirjanpitojärjestelmän alueella – varsinkin jos hän kirjaa tai käsittelee käteistä.

Jos suinkin mahdollista, käytä kaverijärjestelmää, jossa ihmiset tekevät asioita yhdessä, jotta ihmiset aina tarkistavat toisten ihmisten työn – vaikka vain välillisesti. Ehkä Joe kirjaa laskun, mutta Jane leikkaa aina shekin maksaakseen laskun. Ehkä Raul kirjaa asiakaslaskut, mutta Chang lähettää ne. Ehkä Saul kirjaa kassakuitit, mutta Beth tallettaa ne. Näetkö kuvion, eikö? Jos kaksi ihmistä käsittelee tiettyä taloudellista tapahtumaa – jälleen kerran, varsinkin sellaisen, johon liittyy käteistä – on todella hyvä idea, että Joe ja Jane, Raul ja Chang sekä Saul ja Beth katsovat toistensa yli.

Äänityksen lukitus

Helpoin tapa ymmärtää tietueiden lukitus on verrata sitä toiseen lukitusvaihtoehtoon: tiedostojen lukitsemiseen. Useimmat muut ohjelmat käyttävät tiedostojen lukitusta. Tiedoston lukitustarkoittaa, että jos jollakin verkossa olevalla henkilöllä on esimerkiksi tekstinkäsittelydokumentti auki, kukaan muu verkossa ei voi avata ja muokata kyseistä asiakirjaa. Muut voivat avata asiakirjan kopion, jonka he voivat tallentaa tietokoneilleen, mutta he eivät voi muokata alkuperäistä asiakirjaa. Käyttöjärjestelmä lukitsee alkuperäisen asiakirjan (tiedoston), jotta vain yksi henkilö voi pelleillä tiedoston kanssa kerrallaan. Tämä lukitus varmistaa tietojen eheyden ja ihmisten tietoihin tekemät muutokset. (Jos tämä eheyden varmistaminen vaikuttaa oudolta, mieti, kuinka vaikeaa on varmistaa, että molempien ihmisten tekemät muutokset päätyvät tekstinkäsittelydokumenttiin, jota molemmat ihmiset muokkaavat samanaikaisesti.)

Tallenteen lukitus toimii eri tavalla. Kanssa ennätys lukitus, useampi kuin yksi henkilö verkon käyttäjät voivat avata ja muokata samaa tiedostoa kerralla, mutta vain yksi henkilö voi työskennellä tietyn ennätys.

Ennätys on osa tiedoston. Esimerkiksi myyjille velkaa olevassa laskutiedostossa tiedosto on koko laskujen kokoelma. Yksittäiset laskut ovat tietueita tiedostossa, ja useampi kuin yksi henkilö voi avata laskutiedoston. Yksittäiset laskut - yksittäiset tietueet, jotka muodostavat tiedoston - kuitenkin lukitaan, kun henkilö tarttuu tietueeseen.

Tämä tieto saattaa kuulostaa liian paljon hämmennystä, mutta erotella tiedostot ja kirjaa sisällä tiedoston tekee Tiedostojen jakaminen mahdollista. Jos Jane esimerkiksi kirjoittaa QuickBooksissa yhden Alpha Companyn laskun tiedostoon, Joe voi muokata Beta Corporationin laskua, koska nämä kaksi laskua ovat eri tietueita. Ennätyslukituksen vuoksi Jane ei kuitenkaan voi huijata Beta Corporationin laskun kanssa, jota Joe muokkaa. Ja Joe - jälleen kerran ennätyslukituksen vuoksi - ei voi vipuilla Alpha Companyn laskun kanssa, jonka Jane on kirjoittamassa.

Yleisemmin sanottuna kaksi ihmistä ei voi muokata samaa tietuetta tiedostossa samanaikaisesti. Tietueiden lukitus antaa työntekijöille mahdollisuuden käyttää tiedostoa usean käyttäjän ympäristössä, koska se antaa useamman kuin yhden henkilön käsitellä tiedostoa.

QuickBooksin asentaminen verkkokäyttöön

Voit asentaa QuickBooks verkon käytöstä, sinun on ensin asennettava QuickBooks kaikkiin verkon tietokoneet, joilla on tarve ja työn kanssa QuickBooks tiedosto. Tämä tehtävä ei ole hankala. Sinun ei tarvitse asentaa QuickBooksia millään hienolla tavalla voidaksesi jakaa QuickBooks-tiedostoja.

Sinun on ostettava QuickBooks-kopio jokaiselle tietokoneelle, joka aikoo suorittaa ohjelman. Jos sinulla on kolme tietokonetta, joilla haluat käyttää QuickBooksia, sinun on ostettava kolme kopiota QuickBooksista. Tai voit ostaa erityisen usean istuimen lisenssiversion QuickBooksista. Jos yrität asentaa yhden QuickBooks-kopion (yhdellä avainkoodilla) useisiin tietokoneisiin, QuickBooks ei salli kahden samaa avainkoodia käyttävän tietokoneen jakaa tiedostoa monen käyttäjän tilassa.

Kun luot tiedoston, jonka haluat jakaa, sinun on varmistettava, että tallennat tiedoston paikkaan, jossa muut QuickBooks-käyttäjät voivat käyttää sitä. Tämä tarkoittaa, että sinun on ehkä tallennettava tiedosto palvelimelle. Voit myös tallentaa tiedoston asiakastietokoneelle, kunhan määrität jakamisoikeudet joko kansiolle tai asemalle, jolle tallennat QuickBooks-tiedoston.

Toinen tärkeä asia: QuickBooks-tiedoston luomisesta tulee automaattisesti tiedoston ylläpitäjä. Tiedosto ylläpitäjän on pääsy kaikkiin tiedostojärjestelmän alueilla ja perustaa toinen tiedosto käyttäjille, joten et halua vain ketään perustamisen QuickBooks tiedosto. Joko yrittäjä tai kirjanpitopäällikkö sopii hyvin tähän työhön. Joka tapauksessa tiedoston määrittävän henkilön tulee olla toimistossa luotettava vakituinen työntekijä, joka on helppo tavoittaa kaikissa kysymyksissä tai ongelmissa. Lisäksi tällä henkilöllä pitäisi todennäköisesti olla vahva tausta kirjanpidosta. Katso lisätietoja seuraavasta osiosta.

Käyttäjän käyttöoikeuksien asettaminen

Voit kertoa QuickBooksille, ketkä muut käyttävät tiedostoa, ja määrittää käyttöoikeudet näille muille ihmisille QuickBooksin asennuksen aikana tai myöhemmin.

Enterprise Solutionsin käyttäjäoikeudet

Voit määrittää käyttöoikeudet Enterprise Solutionsissa seuraavasti:

1. Kerro QuickBooksille, että haluat määrittää käyttöoikeudet.

Valitse Yritys→Käyttäjät→Määritä käyttäjät ja roolit -komento. QuickBooks näyttää Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan (ei näy).

2. Ilmoita, että haluat määrittää uuden käyttäjän.

Napsauta Uusi-painiketta, jotta QuickBooks näyttää Uusi käyttäjä -valintaikkunan (ei näy), jossa luetellaan useita kirjanpitorooleja, jotka QuickBooks-käyttäjä saattaa täyttää. Nämä roolit antavat käyttäjälle mahdollisuuden suorittaa asianmukaisia ​​kirjanpitotehtäviä QuickBooks-ohjelman avulla. Valintaikkunan alareunassa oleva Kuvaus-ruutu sisältää yhteenvedon tehtävistä, jotka tietyssä roolissa olevan henkilön voidaan odottaa suorittavan.

3. Valitse rooli, joka vastaa parhaiten kuvaamaasi käyttäjää, ja napsauta sitten Lisää.

Omistajilla pitäisi muuten olla Full Access -rooli, jotta he voivat tehdä mitä haluavat. Huomaa, että voit antaa käyttäjälle useamman kuin yhden roolin.

Jos haluat muuttaa olemassa olevan käyttäjän käyttöoikeuksia, valitse käyttäjä Käyttäjäluettelo-välilehdeltä ja napsauta sitten Muokkaa-painiketta. QuickBooks näyttää Muokkaa käyttäjää -valintaikkunan (ei kuvassa), joka muistuttaa Uusi käyttäjä -valintaikkunaa ja jonka avulla voit muuttaa käyttäjän roolia tai rooleja.

4. Napsauta OK palataksesi Käyttäjät ja roolit -valintaikkunaan.

Voit tarkistaa tietyn henkilön tai ennalta määritetyn roolin käyttöoikeudet (periaatteessa luettelo QuickBooksin sallimista ominaisuuksista). Jos haluat nähdä käyttäjän käyttöoikeudet, valitse Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Käyttäjäluettelo-välilehti, napsauta Näytä käyttöoikeudet -painiketta, valitse käyttäjä luetteloruudusta ja napsauta sitten Näyttö-painiketta. QuickBooks näyttää suuren valintaikkunan, joka yksilöi erityisesti, mitä käyttäjä voi tehdä. Jos haluat nähdä tietyn roolin käyttöoikeudet, valitse Käyttäjät ja roolit -valintaikkunan Rooliluettelo-välilehti, napsauta Näytä käyttöoikeudet -painiketta, valitse rooli ja napsauta sitten Näyttö-painiketta.

Käyttäjäoikeudet QuickBooks Prossa ja Premierissä

Voit määrittää käyttöoikeudet QuickBooks Prossa tai QuickBooks Premierissä seuraavasti:

1. Valitse Yritys→Määritä käyttäjät ja salasanat→Määritä käyttäjät -komento.

QuickBooks näyttää Käyttäjäluettelo-valintaikkunan (katso kuvaa).

Käyttäjäluettelo-valintaikkuna

2. Napsauta Lisää käyttäjä -painiketta.

QuickBooks näyttää Set Up User Password and Access -valintaikkunan, jonka avulla voit lisätä uusia käyttäjiä ja määrittää salasanoja.

Määritä käyttäjän salasana ja käyttöoikeus -valintaikkuna

3. Kirjoita sen lisähenkilön käyttäjätunnus ja salasana, jolle haluat käyttää QuickBooks-tiedostoa; kirjoita sitten salasana uudelleen Vahvista salasana -tekstiruutuun.

Salasanan uudelleensyöttö vahvistaa, että kirjoitit salasanan oikein ensimmäisellä kerralla.

Tästä hetkestä lähtien, kun joku avaa QuickBooks-tiedoston, QuickBooks pyytää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Joten jotta toinen henkilö voi käyttää QuickBooks-tiedostoa, hänen on annettava asettamasi käyttäjätunnus ja salasana.

4. Määritä käyttäjän käyttöoikeudet.

QuickBooks näyttää valintaikkunan, jossa kysytään, haluatko henkilöllä pääsyn kaikkiin QuickBooks-tiedoston alueisiin vai vain joihinkin alueisiin.

Jos määrität, että haluat antaa pääsyn vain joillekin alueille – luultavasti tavallisessa tapauksessa – QuickBooks näyttää joukon valintaikkunoita, joiden avulla voit määrittää käyttöoikeudet kullekin alueelle. Valitset Ei pääsyä -valintapainikkeen asettaaksesi tietyn alueen (kuten pankkiasioita) pois rajoituksista käyttäjälle, valitset QuickBooksin kaikki alueet -valintapainikkeen antaaksesi käyttäjälle luvan luoda ja tulostaa tapahtumia ja raportteja alueella, tai valitset QuickBooksin valitut alueet -valintapainiketta antaaksesi käyttäjälle osittaisen pääsyn alueelle. Jos valitset Valitut alueet -vaihtoehdon, sinun on määritettävä rajoitettu käyttöoikeus selaamalla ohjatun toiminnon sivuja ja kuvailemalla tarkasti käyttöoikeudet, jotka haluat käyttäjälle. Voit myös määrittää, saavatko muut sovellukset (kuten TurboTax) pääsyn QuickBooks-tietoihin.

Määrittää, mitä alueita käyttäjä voi käyttää

5. Tarkista käyttäjän käyttöoikeudet.

Kun olet käynyt läpi Set Up User Password ja Access -valintaikkunat, QuickBooks näyttää yhteenvedon käyttäjän käyttöoikeuksista. Napsauta Takaisin-painiketta, jos haluat palata takaisin ja muuttaa alueen käyttöoikeuksia, tai napsauttamalla Valmis osoittaaksesi, että olet määrittänyt, mitä tietty käyttäjä voi tehdä. QuickBooks näyttää Käyttäjäluettelo-valintaikkunan uudelleen, ja uusi käyttäjä on lisätty. Napsauta Lisää käyttäjä lisätäksesi uuden käyttäjän, napsauta Muokkaa käyttäjää muokataksesi valittua käyttäjää tai napsauta Sulje sulkeaksesi valintaikkunan.

Käyttäjä voi kirjautua sisään ja avata QuickBooks-tiedoston miltä tahansa verkon tietokoneelta, kunhan tietokoneeseen on asennettu QuickBooks ja sillä on verkkoyhteys QuickBooks-tiedostoon. Jos henkilö kuitenkin yrittää avata rajoitetun alueen tai suorittaa luvattoman toiminnon, QuickBooks näyttää viestiruudun, joka ilmoittaa, että henkilöllä ei ole toiminnon suorittamiseen tarvittavia oikeuksia.

Määrittäminen ja työskentely monen käyttäjän tilassa

Jotta useampi kuin yksi henkilö voi käsitellä QuickBooks-tiedostoa kerralla, käyttäjien on työskenneltävä QuickBooks-tiedoston kanssa usean käyttäjän tilassa. Ensimmäisen henkilön, joka avaa tiedoston, on määritettävä usean käyttäjän tila, jotta muut voivat avata tiedoston. Voit määrittää monen käyttäjän tilan valitsemalla Tiedosto–>Vaihda monikäyttäjätilaan. Voit kertoa työskenteleväsi monen käyttäjän tilassa, koska QuickBooksin otsikkopalkki osoittaa sen. Kun muut ihmiset avaavat QuickBooks-tiedoston, se avautuu automaattisesti usean käyttäjän tilassa. Jotta toinen käyttäjä voisi työskennellä yhden käyttäjän tilassa, muiden käyttäjien on suljettava QuickBooks-tiedosto, ja käyttäjän, joka haluaa työskennellä yhden käyttäjän tilassa, on valittava Tiedosto -> Vaihda yhden käyttäjän tilaan.

QuickBooks-tiedoston jakaminen verkon kautta sisältää muutaman tempun. Ensinnäkin sinun on varmistettava, että kukaan yhden käyttäjän tilassa oleva ei käytä tiedostoa, jonka haluat avata. Jos joku käyttää tiedostoa ja yrität avata sen, QuickBooks näyttää viestin, joka osoittaa, että joku käyttää yritystiedostoa yhden käyttäjän tilassa. Pyydä henkilöä siirtymään monikäyttäjätilaan ja napsauta sitten Yritä uudelleen -painiketta.

Heti kun aloitat tapahtuman luomisen tai muokkaamisen, QuickBooks lukitsee tapahtuman. Tällä tavalla kukaan muu ei voi muokata tapahtumaa, kun käsittelet sitä. Voit kertoa, onko tapahtuma auki muokkaustilassa siitä, mitä QuickBooks näyttää lomakkeen yläreunan otsikkopalkissa: Tapahtuman muokkaaminen. Muut käyttäjät voivat avata tapahtuman, kun muokkaat sitä muokkaustilassa, mutta he eivät voi tehdä siihen muutoksia ennen kuin olet valmis.

Jos yrität muokata tapahtumaa, joka työkaverisi Harrietilla on jo auki muokkaustilassa, esimerkiksi QuickBooks näyttää viestin, jossa lukee (ja tässä parafraasin) Anteeksi, Bubba. Harriet työskentelee tämän kaupan parissa. Sinun täytyy palata myöhemmin.