Kuinka hallita käytäntöäsi QuickBooks Online Accountantissa

Ennen kuin otat käyttöön QuickBooks Online Accountant (QBOA) -työkalut, jotka ovat käytettävissä työskennellessäsi asiakkaan QBO-yrityksessä, katso Navigointiruudun Työ-sivu, joka toimii harjoitusten hallintatyökaluna. Tällaisen työkalun käyttäminen QBOA:ssa mahdollistaa harjoitusten hallinnan keskittämisen, koska kaikilla yrityksesi tiimin jäsenillä on pääsy QBOA:n Työ-sivulle.

On tärkeää ymmärtää, että asiakkaasi eivät näe Työ-sivua – se on saatavilla vain QBOA:ssa, joten vain sinä ja tiimisi jäsenet näet Työ-sivun. Lisäksi jokaisen tiimin jäsenen Työ-sivulla näkemät tiedot koskevat vain hänen asiakkaitaan – niitä, joihin tiimin jäsenelläsi on pääsy.

Työ-sivulla voit seurata, mitä tulee tapahtua sekä asiakkaillesi että omalle yrityksellesi. Ja vaikka Työ-sivulla käytetty terminologia viittaa projekteihin, muista, että nämä projektit eroavat täysin projekteista, joita asiakkaasi voivat luoda QBO:ssa.

Ruudukkonäkymä QBOA:ssa

Kun napsautat työskentelyä siirtymispalkissa, QBOA näyttää sivun oletusruudukkonäkymän. Ruudukkonäkymässä näkyvät tehtäväkortit järjestettyinä ajanjaksoihin (eräpäivä tänään, tällä viikolla, ensi viikolla ja seuraavien 30 päivän aikana).

QBOA:n työsivun ruudukkonäkymä.

Jokaisessa tietyn projektin tehtäväkortissa yksilöidään asiakkaan, jolle työ on tehtävä (tai oman yrityksenne, jos projekti ei ole asiakkaalle) sekä projektin nimi. Jokaisesta tehtäväkortista löytyy yksilöllisesti tehtävän nimi.

Voit hallita osaa siitä, mitä näet Työ-sivun ruudukkonäkymässä. Voit esimerkiksi suodattaa sivun näyttämään tiedot kaikista asiakkaista, yrityksestäsi, tietyistä asiakkaista tai tietyistä tiimin jäsenistä. Työ-ominaisuus käyttää myös asiakkaiden QBO-yritysten tietoja näyttääkseen automaattisesti määräajat, jotka sinun on noudatettava, ja asioita, jotka sinun on tehtävä, kuten palkanlaskennan määräajat ja yhdistettyjen pankkitapahtumien yhteensovittaminen. Jos et halua nähdä näitä automaattisesti luotuja tietoja, voit napsauttaa QuickBooks-liukusäädintä.

Tällä hetkellä Työ-ominaisuus ehdottaa automaattisesti vain QBO:han liittyviä toimia; Työ-ominaisuus ei muodosta yhteyttä muihin tuotteisiin, kuten ProConnect Tax Online -palveluun.

Koska ruudukkonäkymä järjestää tehtävät eräpäivän mukaan, et näe minkäänlaista visuaalista yhteyttä tehtävien välillä. eli ei näy viivoja, jotka yhdistävät tehtäviä toisiinsa, koska ruudukkonäkymä ei ole vuokaavio.

Ruudukkonäkymä ei ole ainoa työsivulla käytettävissä oleva näkymä; voit lukea luettelonäkymästä ja kalenterinäkymästä myöhemmin tässä luvussa, kun olen keskustellut projektien ja tehtävien luomisesta.

Kuinka luoda projekteja ja tehtäviä

Voit käyttää Työ-sivua asiakaspyyntöjen luomiseen. Harjoitusjohtamisen osalta käytät Työ-sivua projekteihin, jotka edustavat tehtäviä asioita. Jaat jokaisen projektin tehtäviin, jotka ovat projektin osajoukkoja, jotka antavat lisätietoja siitä, mitä projektin loppuun saattamiseksi on tehtävä. Voit luoda tehtäviä osana projektia, mutta voit määrittää eri tiimin jäseniä eri tehtäviin samassa projektissa. Projektit ovat yleensä yleisiä asioita, jotka sinun on suoritettava tiettyyn määräaikaan mennessä, ja tehtävät kuvaavat erityisiä asioita, jotka sinun on tehtävä projektin loppuunsaattamiseksi.

Kun luot projektia, määrität projektille määräpäivän ja määrität eräpäivät jokaiselle projektin tehtävälle. Tunnistat asiakkaan, johon projekti liittyy, ja tiimin jäsenen, joka on vastuussa projektista. Tai voit määrittää, että projekti on sisäinen projekti, joka vaikuttaa yritykseesi, mutta ei mihinkään asiakkaisiisi.

QBOA sisältää projektimalleja, joiden avulla voit nopeasti luoda usein tarvittavia projekteja, kuten kuukausittaisen kirjanpidon tai asiakaslähtöisyyden. Kun käytät jotakin näistä malleista, QBOA luo paitsi projektin myös kaikki projektiin liittyvät tehtävät. Tämän jälkeen voit muokata projektia tarpeen mukaan.

Projektin luominen

Pyrimme pitämään nämä tiedot mahdollisimman helposti seurattavina luomalla projektit erillään tehtävien luomisesta – vaikka voit ja luultavasti luotkin tehtäviä projekteja luodessasi. Luo projekti seuraavasti:

1 . Napsauta työskentelyä siirtymisruudussa.

QBOA näyttää yrityksesi Työ-sivun.

2 . Napsauta Luo projekti sivun oikeasta yläkulmasta.

QBOA avaa sivun oikealle puolelle paneelin, jota käytät projektin luomiseen.

Projektin luominen mallipohjan avulla.

3 . Jos projektisi kuuluu johonkin ennalta määritetyistä malliluokista, jotka ovat kahden viikon palkka, asiakaslähtöinen, kuukausittainen kirjanpito tai vuosittaiset verot, valitse malli Project Template -luetteloruudusta.

QBOA lisää projektimalliin liittyvät tehtävät projektiin ja määrittää kullekin tehtävälle eräpäivän "huomenna".

4 . Täytä projektille nimi.

Jos valitsit projektimallin, QBOA täyttää projektin nimen käyttämällä projektimallin nimeä.

5 . Valitse Yritys tai Asiakas -luetteloruudusta QBO-asiakas, johon projekti liittyy.

Jos projekti koskee vain yritystäsi eikä asiakasta, valitse Oma yritys.

6 . Aseta projektin eräpäivä.

Projektille asettamasi eräpäivä on rajoitus; Jos lisäät projektiin tehtäviä, et voi asettaa eräpäiviä projektin päättymisen jälkeen tapahtuville tehtäville.

7 . Määritä projekti yhdelle tiimisi jäsenelle Assigned To -luetteloruudusta.

Voit halutessasi lisätä projektin tietoja.

Jotkut projektit, kuten tiliotteen täsmäyttäminen, on toistettava säännöllisesti; Näissä projekteissa napsauta Toista-liukusäädintä määrittääksesi aikakehyksen, jonka QBOA käyttää projektin toistamiseen.

Työskentely tehtävien kanssa

Nyt kun olet luonut projektin, voit käsitellä projektin tehtäviä. Sinä pystyt

• Lisää ja poista tehtäviä,
• Muuta eräpäiviä, jotka QBOA määrittää tehtäville, ja
• Järjestä projektin tehtävien järjestys uudelleen.

1 . Lisää tehtävä projektiin napsauttamalla tehtäväluettelon alaosassa olevaa Lisää tehtävä -painiketta.

QBOA näyttää tehtävätietojen lomakkeen (katso seuraava kuva).

Anna tehtävän nimi ja eräpäivä ja määritä se yrityksen tiimin jäsenelle.

2 . Anna tehtävän nimi, eräpäivä, tiimin jäsen, jolle haluat määrittää tehtävän, ja kaikki asiaan liittyvät tiedot tehtävästä, kuten tehtävän suorittamiseen käytetyt QBO-komennot.

Luotavien tehtävien määrää ei ole rajoitettu.

3 . Jos haluat käsitellä toista tehtävää, kutista parhaillaan työskennellyt tehtävä napsauttamalla tehtäväkortin oikeasta alakulmasta Kutista.

Et tallenna yksittäisiä tehtäviä; sen sijaan tallennat projektin, joka tallentaa tehtävän tiedot.

4 . Voit poistaa tehtävän tai muuttaa sen tietoja napsauttamalla tehtävää.

QBOA näyttää tehtävän tiedot.

Muokkaa tai poista tehtävää napsauttamalla sitä tai järjestä se uudelleen vetämällä se.

• Jos haluat muuttaa tehtävää, anna uudet tiedot.
• Voit poistaa tehtävän napsauttamalla Poista-linkkiä.

5 . Jos haluat muuttaa tehtävän sijaintia projektissa, kutista se ja vedä sitten tehtävän oikeassa reunassa olevaa neliömerkkiä ylös tai alas.

Näet symbolin, jonka vedät tehtävän järjestystä uudelleen.

6 . Tallenna projekti ja sen tehtävät napsauttamalla Tallenna.

QBOA näyttää Työ-sivun uudelleen, ja uudet projektisi ja tehtäväsi näkyvät siinä.

Tehtävän tilan päivittäminen QBOA:ssa

Kun edistyt tehtävässä, voit päivittää sen tilan suoraan Työ-sivun ruudukkonäkymästä. Napsauta tehtäväkortin alanuolta muuttaaksesi sen tilaa.

Käytä tehtävän tai projektikortin alanuolta näyttääksesi luettelon käytettävissä olevista tiloista.

Tehtävien tila voi olla Tehtävä, käynnissä, Estetty tai Valmis. Käytät Estetty-tilaa, kun jokin estää sinua suorittamasta tehtävää.

Kuinka muokata ja poistaa projektitietoja

Voit muokata mitä tahansa projekteja tai tehtäviä paitsi niitä, jotka on luotu automaattisesti QBO-yritykseltä – voit piilottaa tai näyttää automaattisesti luodut tehtävät vain QuickBooks-liukusäätimellä.

Riippumatta Työ-sivulla näytettävästä näkymästä, voit muokata mitä tahansa luomaasi projektia tai tehtävää napsauttamalla mitä tahansa projektin tehtävää. QBOA avaa sitten Muokkaa projektia -paneelin näytön oikealla puolella ja näyttää napsauttamasi tehtävän tiedot.

Voit muuttaa projektin tietoja muokkaamalla Muokkaa projektia -paneelin yläosaa. Voit poistaa minkä tahansa projektin Muokkaa projektia -paneelista napsauttamalla roskakorikuvaketta paneelin vasemmassa alakulmassa (katso seuraava kuva).

Poista tai monista projekti tai luo siitä malli.

Monet luomistasi projekteista ovat samankaltaisia ​​​​toistensa kanssa, joten säästä itsellesi työtä ja luo uusi kopioimalla olemassa oleva projekti. Voit myös käyttää olemassa olevaa projektia luodaksesi mallin myöhempiä samankaltaisia ​​projekteja varten. Monista projekti Muokkaa projektia -paneelissa napsauttamalla Kopioi-painiketta. Voit luoda mallin projektista napsauttamalla Luo malli.

Vaikka voit muokata projekti- ja tehtävätietoja, et voi muuttaa projektia tehtäväksi tai tehtävää projektiksi.

Sulje Muokkaa projektia -paneeli napsauttamalla X paneelin oikeassa yläkulmassa.

Työskentely luettelonäkymässä

Työ-sivun ruudukkonäkymässä on rajallinen näyttö, koska kortit vievät melkoisen osan näytön kiinteistöstä. Voit tarkastella projektejasi ja tehtäviäsi luettelonäkymässä, kuten tässä näkyy, napsauttamalla Työ-sivun oikeassa yläkulmassa olevaa luettelonäkymäpainiketta (juuri Luo projekti -painikkeen alapuolella).

Työ-sivu luettelonäkymässä.

Tästä näkymästä sinulla on käytettävissäsi lisäsuodattimia. Asiakkaan, tiimin jäsenen ja työn tyypin (projekti, tehtävä tai asiakaspyyntö) suodattamisen lisäksi voit myös suodattaa tilan mukaan ja asettaa sinua kiinnostavan ajanjakson. Ja voit silti muokata mitä tahansa projektia tai tehtävää; Napsauta mitä tahansa projektin tai tehtävän riviä saadaksesi näkyviin aiemmin näytetyn Muokkaa projektia -paneelin.

Kuinka työskennellä kalenterinäkymässä

Kalenterinäkymä näyttää minkä tahansa valitun päivämäärän erääntyvät tehtävät. Kalenterissa näet kunkin päivämäärän erääntyvien tehtävien määrän. Kun napsautat päivämäärää, QBOA käyttää kalenterinäkymän oikeaa reunaa näyttääkseen kyseisenä päivänä erääntyvät tehtävät.

Kalenterinäkymä näyttää projektitehtävät eräpäivän mukaan.

Keskustele työstä tiimin jäsenten kanssa

Sen uhalla, että sanon ilmeisen, viestintä on ensiarvoisen tärkeää työskennellessäsi ryhmäympäristössä. QBOA:n avulla voit lähettää sähköposti-ilmoituksia erilaisista toimista, jotka liittyvät Työ-sivulla näkyviin projekteihin ja tehtäviin. Voit määrittää ilmoitukset, jotka haluat QBOA:n lähettävän tiimillesi, napsauttamalla Työ-sivun yläreunassa olevaa Ilmoitukset-linkkiä, jolloin saat näkyviin Yritysasetukset-valintaikkunan Ilmoitukset-välilehden.

Määritä työhön liittyvät sähköposti-ilmoitukset tiimin jäsenille.

Napsauta Sähköposti-osion oikeassa yläkulmassa olevaa kynää ottaaksesi käyttöön ja poistaaksesi sähköposti-ilmoitukset erilaisista Työ-sivulla suoritettavista toiminnoista. Napsauta Tallenna, kun olet valmis, ja sen jälkeen Valmis palataksesi QBOA:han.

Jokainen tiimin jäsen hallitsee vastaanottamiaan ilmoituksia. Oletuksena jokainen tiimin jäsen saa oletusarvoisesti ilmoituksia uusista tehtävistä ja määräpäivistä, mutta muiden ilmoitusten määrittämiseksi jokaisen tiimisi jäsenen on kirjauduttava henkilökohtaiseen QBOA-tiliinsä ja muutettava näitä asetuksia.

Jos organisaatiosi käyttää Slackia, yhteistyötyökalua, joka auttaa tiimiäsi yhdistämään, voit integroida Slackin QBOA:han. Lisää sovellus QBOA:han napsauttamalla Työ-sivulla Yhdistä nyt. Jos olet aiemmin piilottanut Slackin mainoksen, napsauta Yhdistä Work to Slackiin -painiketta Yritysasetukset-valintaikkunan Ilmoitukset-välilehdellä.

Slack tarjoaa ilmaisen version, joka sopii pienille ryhmille, jotka haluavat kokeilla Slackia; ilmaisella versiolla on joitain rajoituksia. Slack tarjoaa myös kaksi "maksullista" versiota: Standard ja Plus; näiden versioiden hinta riippuu aktiivisten Slackin käyttäjien määrästä kuukaudessa.