Kuinka etsiä QuickBooks Online -luetteloita ihmisille

Voit käyttää QuickBooks Onlinen (QBO) Asiakkaat, toimittajat ja työntekijät-sivuja monin eri tavoin. Urakoitsijat-sivu on rajoitetumpi kuin muut; siitä voit etsiä urakoitsijoita ja valmistaa 1099s. Asiakkaat, Toimittajat tai Työntekijät-sivuilla, joilla luetellaan kaikki kyseisten luokkien henkilöt, voit lajitella luettelossa olevat ihmiset, viedä luettelon Exceliin ja suorittaa toimintoja luettelossa valitulle ihmisryhmälle.

Voit myös tulostaa perusraportin napsauttamalla Tulosta-painiketta millä tahansa luettelosivulla. Tulosta-painike tulee näkyviin Toiminto-sarakkeen yläpuolelle.

Kuinka työskennellä tietyn henkilön kanssa QBO:ssa

Voit valita tietyn asiakkaan, toimittajan tai työntekijän ja tarkastella kyseiseen henkilöön liittyviä tapahtumia sekä henkilön tietoja, ja voit liittää henkilöön tiedostoja. Täällä työskentelet asiakkaiden kanssa.

Voit etsiä tiettyä henkilöä kirjoittamalla henkilön tai yrityksen nimeä vastaavia merkkejä henkilöluettelon yläpuolella olevaan hakukenttään.

Voit etsiä tietyn henkilön luettelosta käyttämällä luettelossa olevien nimien yläpuolella olevaa hakukenttää.

Kun valitset luettelosta jonkun henkilön, QBO näyttää kyseiseen henkilöön liittyvän sivun. Sivulla on kaksi välilehteä; seuraavassa kuvassa näet Tapahtumaluettelo-välilehden; toinen välilehti on Asiakastiedot.

Jos olet ottanut Projektit-ominaisuuden käyttöön yrityksessäsi, QBO näyttää kolmannen välilehden nimeltä Projektit-välilehti, jossa luetellaan kaikki QBO-yrityksessäsi luomasi projektit.

Tapahtumaluettelo-välilehti näyttää QBO-tapahtumat, jotka liittyvät valittuun henkilöön.

Napsauta jommassakummassa välilehdessä Muokkaa-painiketta, jos haluat muokata kyseisen henkilön tietoja, ja napsauta Uusi tapahtuma -painiketta lisätäksesi kyseiseen henkilöön liittyvän tapahtuman.

Henkilön tietosivulla voit liittää tiedostoja seurataksesi tärkeitä taloudellisia tietoja. Voit liittää mukaan esimerkiksi toimittajan 1099-asiakirjan, asiakkaan sopimuksen tai työntekijän kuitit. Et rajoitu tekstidokumentteihin; voit myös liittää kuvia. Vedä ja pudota kohde asianmukaisen tietosivun vasemmassa alakulmassa olevaan Liitteet-ruutuun. Halutessasi voit napsauttaa ruutua, jolloin näkyviin tulee tavallinen Windows Open -valintaikkuna, jotta voit navigoida liitettävään asiakirjaan ja valita sen.

Jokainen liite voi olla enintään 25 megatavua. Jos haluat tarkastella asiakirjoja, jotka olet jo liittänyt henkilöön, napsauta Näytä olemassa olevat -linkkiä Liitteet-ruudun alla, jolloin QBO avaa sivun oikeaan reunaan ruudun, joka näyttää linkitetyt liitteet.

Voit myös lisätä liitteitä tapahtumaan. Jos haluat tarkastella tapahtumia, joissa on liitteitä, lisää Liitteet-sarake taulukkoon, joka näkyy henkilön Tapahtumaluettelo-sivulla. Näytä henkilön Tapahtumaluettelo-sivu ja napsauta sitten Toiminto-sarakkeen yläpuolella olevaa taulukon Gear-painiketta. Napsauta näkyviin tulevasta luettelosta Näytä lisää. Näytä lisää muutoksia kohtaan Näytä vähemmän ja liitteiden valintaruutu tulee näkyviin. Napsauta sitä ja Liitteet-sarake tulee näkyviin osana taulukkoruudukkoa. Voit tunnistaa sen sarakkeen otsikoksi paperiliittimellä. Liitteet-sarakkeen näyttäminen yhdelle henkilölle näyttää sen Tapahtumaluettelo-taulukossa kaikille kyseisen tyyppisille henkilöille. Jos jollekin tietylle tapahtumalle on liitteitä, näet liitteiden määrän sarakkeessa. Numeron napsauttaminen näyttää tapahtuman liitteet.

Voit lisätä liitteitä eri tapahtumiin niitä luodessasi; vain tapahtumiin liittyvät liitteet näkyvät tapahtumaluettelosivuilla, ja henkilöön liittyvät liitteet näkyvät liitetyn henkilön sivulla.

Liitteet-sarakkeen lisääminen tapahtumaluettelon taulukkoon.

Kun lopetat työskentelyn yhden henkilön kanssa, voit helposti vaihtaa toiseen kyseisessä luettelossa käyttämällä luettelon Split View -luetteloruutua.

Voit napsauttaa Split View -kuvaketta (näkyy edellisessä kuvassa) näyttääksesi ruudun, jossa luetellaan luetteloon tallennetut henkilöt (katso seuraava kuva).

Luettelon jaetun näkymän näyttäminen.

Jaetun näkymän ruudun luettelosta voit etsiä henkilön vierittämällä alaspäin tai voit etsiä henkilön luettelosta kirjoittamalla muutaman kirjaimen henkilön nimestä tai yrityksen nimestä luettelon yläreunassa olevaan hakukenttään. Tai voit lajitella luettelon nimen tai avoimen saldon mukaan. Napsauta henkilöä vaihtaaksesi kyseisen henkilön sivulle.

Lisää uusi henkilö luetteloon napsauttamalla plus (+) -symbolia luettelon yläosassa Jaettu näkymä -ruudussa. Voit näyttää Asiakkaat-sivun napsauttamalla jaetun näkymän luettelon yläosassa Asiakkaat tai valitsemalla siirtymispalkista Myynti ja valitsemalla sitten Asiakkaat.

Sulje jaettu näkymä napsauttamalla Sulje jaettu näkymä -painiketta.

Listan lajittelu QuickBooks Onlinessa

Jaetun näkymän lajittelun lisäksi voit lajitella Asiakkaat ja toimittajat -sivun luettelot nimen tai avoimen saldon mukaan. Oletuksena QBO lajittelee näiden sivujen merkinnät aakkosjärjestyksessä nimen mukaan nousevaan järjestykseen.

Voit lajitella työntekijät aakkosjärjestykseen ja käänteiseen aakkosjärjestykseen, palkkatavan tai tilan mukaan (aktiivinen tai ei-aktiivinen). Et voi lajitella urakoitsijoita; QBO lajittelee ne oletuksena aakkosjärjestykseen.

Voit muuttaa Asiakkaat- tai Toimittaja-luetteloiden lajittelujärjestystä napsauttamalla siirtymispalkissa Myynti tai kulut ja napsauttamalla sitten Asiakkaat tai Toimittajat saadaksesi oikean sivun näkyviin. tässä esimerkissä käytän Asiakkaat-sivua.

Napsauta seuraavaksi sen sarakkeen otsikkoa, jonka mukaan haluat lajitella. Jos napsautat Asiakas/yritys -sarakeotsikkoa, QBO näyttää asiakkaat laskevassa aakkosjärjestyksessä. Jos napsautat Avoin saldo -sarakeotsikkoa, QBO lajittelee luettelon avoimen saldon järjestykseen alimmasta korkeimpaan.

Kuinka viedä QBO-luettelo Exceliin

Voit viedä luettelon asiakkaistasi tai toimittajistasi Exceliin.

Jos sinulla ei ole Excel-kopiota tietokoneellasi, voit ladata Excelin ilmaisen mobiiliversion ja käyttää sitä.

Napsauta asianmukaista linkkiä siirtymispalkissa (Myynti tai Kulut), jolloin näyttöön tulee joko Asiakkaat- tai Toimittaja-sivu. Tässä esimerkissä käytetään Toimittajat-sivua. Sivun oikeaan reunaan, aivan Toiminto-sarakkeen yläpuolelle, ilmestyy kolme painiketta. Napsauta keskipainiketta, ja QBO vie luettelon Excel-tiedostoon; tiedoston painike tulee näkyviin Chromen näytön alareunaan.

Toimittajaluettelon vieminen Exceliin.

Napsauta näytön alareunassa olevaa painiketta, ja Excel avaa tiedoston. Voit muokata tiedostoa napsauttamalla Ota muokkaus käyttöön -painiketta ikkunan yläreunan keltaisessa palkissa. Ja niille, jotka käyttävät Excel Mobilea, sinun on kirjauduttava sisään Microsoft-tililläsi muokataksesi tiedostoa.

Kuinka työskennellä joukon ihmisiä QBO:ssa

Kun työskentelet asiakkaiden tai toimittajien kanssa, voit suorittaa tiettyjä toimintoja samanaikaisesti ihmisryhmälle. Voit esimerkiksi valita tietyt toimittajat napsauttamalla kunkin nimen vieressä olevaa valintaruutua ja lähettää sitten saman sähköpostin kyseisille toimittajille, maksaa laskut verkossa, jos käytät Bill.com- lisäosaa QBO Essentials, Plusin kanssa, tai Lisäasetukset tai tee valitut toimittajat passiivisiksi.

Voit käyttää Bill.com-lisäosaa laskujen maksamiseen verkossa QBO:lta; siellä on täyden palvelun Bill.com-sovellus, mutta tässä puhun QBO:n lisäosasta. Löydät Bill.com-sovelluksen Intuit App Centeristä. Voit vierailla kaupassa valitsemalla Navigointiruudusta Sovellukset. Bill.com-sivustolla ei ole kuukausittaista tilausmaksua, mutta jokaisesta käsittelemästäsi maksusta peritään tapahtumakohtainen maksu.

Asiakkaille sähköpostin lähettämisen lisäksi voit luoda ja lähettää heille tiliotteita, määrittää valitut asiakkaat asiakastyyppiin (käytät asiakastyyppiä asiakkaiden ryhmittelyyn) ja tehdä valituista asiakkaista passiivisia.

Jos haluat käyttää jotakin näistä toiminnoista ihmisryhmälle, napsauta asianmukaista linkkiä siirtymispalkissa – Myynnit tai Kulut – ja sen jälkeen sopivaa luettelosivua näyttääksesi liittyvän sivun. Tässä esimerkissä käytin Asiakkaat-sivua.

Napsauta seuraavaksi valintaruutua niiden nimien vieressä, jotka haluat sisällyttää toimintoon, ja napsauta sitten Erätoiminnot -painiketta. Valitse toiminto, jonka haluat suorittaa, ja suorita toiminto noudattamalla näytön ohjeita.

Toiminnon suorittaminen useille asiakkaille.