Kuinka asettaa kirjanpitoasetukset QuickBooks 2011:ssä

Voit määrittää, kuinka QuickBooks toimii sinulle asettamalla asetuksia. Itse asiassa suurin osa siitä, mitä teet, kun suoritat QuickBooks 2011 EasyStep -haastattelun (kun määrität QuickBooksin), tarjoaa tietoja, joita QuickBooks käyttää asetustesi määrittämiseen.

Jos esimerkiksi ilmoitat, että veloitat asiakkailta liikevaihtoveron, EasyStep-haastattelussa kerrotaan, kuinka liikevaihtoveron tulisi toimia yrityksesi kannalta käyttämällä liikevaihtoveroasetuksia.

Kirjanpitoasetukset-joukon Omat asetukset -välilehti tarjoaa yhden vaihtoehdon: Voit kertoa QuickBooksille, että haluat sen täyttävän tiedot automaattisesti kirjattaessa yleistä päiväkirjakirjausta.

Yritysasetukset-välilehti sisältää seuraavat viisi yleistä kirjanpidon valintaruutua sekä sulkemispäivän asetukset.

• Käytä tilinumeroita: Käytä tilinumeroita -valintaruutu, jos se on valittuna, antaa sinun syöttää tilinumeron tapahtumaa varten.

• Vaadi tilejä: Vaadi tilejä -valintaruutu, jos valittuna, kertoo QuickBooksille, että sinun on määritettävä tili tapahtumaa varten.

• Käytä luokkaseurantaa: Käytä luokkaseurantaa -valintaruudun avulla voit kertoa QuickBooksille, että haluat käyttää tilien lisäksi taloudellisia tietojasi myös luokkien seuraamiseen . Voit seurata kuluja käyttämällä luokkia, kuten palkat, vuokrat ja tarvikkeet. Siksi luokat tarjoavat sinulle tavan seurata näitä tietoja toisessa ulottuvuudessa.

• Määritä automaattisesti yleinen päiväkirjakirjausnumero: Tämä valintaruutu käskee QuickBooksin määrittämään numerot yleisille päiväkirjakirjauksille, jotka kirjoitat Tee päiväkirjakirjaus -komennolla. Haluat jättää tämän valintaruudun valituksi.

• Varoita, kun tapahtuma kirjataan kertyneisiin voittovaroihin : Tämä valintaruutu käskee QuickBooksin näyttämään varoitusviestin aina, kun sinä tai joku muu yrittää veloittaa tai hyvittää suoraan kertyneiden voittovarojen tiliä.

• Päivämäärävaroitukset: Päivämäärävaroitusruudut käskevät QuickBooksin varoittamaan sinua, kun sinä tai joku muu tekee tapahtuman, jonka päivämäärä on liian kaukana menneisyydestä tai liian kaukana tulevaisuudesta. Haluat myös määrittää, kuinka monta päivää on liian kaukana menneisyydestä tai liian kaukana tulevaisuudesta.

• Sulkemispäivän asetukset: Sulkemispäivä-ruudussa voit määrittää päivämäärän, jota ennen QuickBooks-datatiedostoa ei voi muuttaa. Toisin sanoen, jos asetat sulkemispäiväksi 31. joulukuuta 2010, kerrot QuickBooksille, että et halua tehdä muutoksia QuickBooks-datatiedostoon ennen tätä päivämäärää.

QuickBooksin aiemmissa versioissa voit myös ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä kirjausketjuominaisuuden käyttämällä Kirjanpitoasetusten Yritysasetukset-välilehteä. Vuodesta 2007 lähtien QuickBooks on kuitenkin tarjonnut aina käytössä olevan kirjausketjun, joten et enää näe Kirjauspolku-valintaruutua kirjanpitoasetuksissa. Kirjausketju muuten vain pitää luetteloa siitä, kuka tekee mitäkin muutoksia tapahtumiin. Kirjanpitäjät rakastavat ennustettavasti kirjauspolkuja. Kirjausketjujen avulla joku, kuten CPA, voi tulla jälkikäteen ja selvittää, miksi tilin saldo on mitä se on.