Korvauslappujen käyttäminen Sage Timeslipsissa

Kaikki Sage Timeslips -laskutusjärjestelyt näyttävät kuitit laskuissa, jolloin laskussa on paljon yksityiskohtia (katso seuraava kuva). Joissakin tapauksissa et ehkä halua näyttää tällaisia ​​yksityiskohtia. Siinä tapauksessa voit harkita korvaavien kuittien käyttöä.

Tyypillisessä laskussa näkyvät tiedot kaikista lipukkeista.

Korvaava kuitti korvaa ryhmän asiakkaan laskussa olevia kuitteja yhdellä kirjauksella. Voit käyttää korvaavia kuitteja korvaamaan aika- tai kustannustositteita tai korvaamaan kuitteja, joissa käytetään tiettyä tehtävää, kulua tai viittausta.

Jos käytät luokkia, voit määrittää korvaavat kuitit luokittain siten, että korvaava kuitti korvaa useita eri tehtäviä samanaikaisesti. Korvauskuittia varten määrität asiakkaan, jonka laskussa haluat korvata tiedot korvaavalla kuitilla. Tämän jälkeen määrität korvaavan kuitin ja määrität samalla säännöt, joita Timeslipsin tulee käyttää korvaamaan tositeryhmän korvaava kuitti.

Yhdelle asiakkaalle määrittämäsi säännöt ovat tälle asiakkaalle ominaisia ​​eivätkä vaikuta muihin asiakkaisiin.

Luo korvaava kuitti seuraavasti:

Valitse Slips→ Replacement Slips näyttääksesi seuraavassa kuvassa näkyvän Replacement Slip List -valintaikkunan.

Vaihtokuitit, jotka olet laatinut valitulle asiakkaalle.

Avaa avattava Asiakas-luettelo ja valitse asiakas.

Jos haluat asettaa korvaavan kuitin useiden asiakkaiden saataville, voit määrittää korvaavan kuitin malliasiakkaalle. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Asiakas-kenttää ja valitse pikavalikosta Malli. Valitse sitten malliasiakas, jolle haluat luoda korvaavan kuitin. Jos muutat mieltäsi ja haluat vaihtaa takaisin tiettyyn asiakkaaseen, napsauta hiiren kakkospainikkeella Asiakas-kenttää ja valitse Avaa.

Napsauta Uusi-painiketta.

Näyttöön tulee Eritellyn lipun vaihto -valintaikkuna, kuten seuraavassa kuvassa näkyy.

Määritä säännön parametrit, joita aikalaskelmien tulee käyttää korvattaessaan korvaava kuitti kuittiryhmälle.

Käytä Slips That Match -osiota tunnistaaksesi kuitit, jotka Timeslipsin tulisi korvata.

• Jos haluat korvata kaikki aikakuitit tai kaikki kulutositteet, aseta Tositetyypiksi Aika tai Kulut, aseta Toteutustyyppi-kentän alapuolella olevasta avattavasta luettelosta Toiminto ja aseta sitten Aktiviteetti-kohdan vieressä olevan pudotusluettelokentän arvoksi . Yllä olevassa kuvassa sääntö korvaa kaikki aikalaskelmat korvaavalla kuitilla.

• Jos haluat korvata kaikki tiettyä tehtävää tai kulua koskevat kuitit, aseta Tositetyypiksi Aika tai Kulu. Aseta sitten Slip Type -kentän alapuolella olevasta avattavasta luettelosta Toiminto. Avaa seuraavaksi Aktiviteetti-kohdan vieressä oleva pudotusvalikkokenttä ja valitse tehtävä tai kulu luettelosta.

• Jos haluat korvata tietyn luokan kaikki aikalaskelmat, aseta Slip Type -asetukseksi Aika, aseta Luettelon tyyppi -kentän alla olevasta avattavasta luettelosta Luokka ja avaa Luokka-kohdan vieressä oleva avattava luettelokenttä ja valitse luokan nimi.

• Jos haluat korvata tietyn viitteen kaiken ajan tai kulut, avaa Viite-pudotusluettelo ja valitse viite.

Kirjoita Korvataan yhdellä kuitilla tällä kuvauksella -ruutuun kuvaus, jonka haluat aikalaskelmien näkyvän asiakkaan laskussa yksittäisten kuittikuvausten sijaan.

Määritä Päivämäärät-osiossa päivämäärät, jotka näkyvät laskussa.

Voit valita:

• Varhaisin aloituspäivä, jos haluat käyttää aikaisinta aloituspäivämäärää kuitteista Aikalaskelmat korvataan korvaavalla kuitilla

• Viimeisin aloituspäivä, jos haluat käyttää viimeisintä aloituspäivää kuitteista Aikalaskelmat korvataan korvaavalla kuitilla

• Varhaisin päättymispäivä, jos haluat käyttää aikaisinta lopetuspäivämäärää kuittien aikaisintaan.

• Viimeisin lopetuspäivä, jos haluat käyttää aikaisinta lopetuspäivämäärää kuitteista, jotka Timeslips korvaa korvaavalla kuitilla

• Laskun päivämäärä käyttää laskuja laadittaessa asettamaasi päivämäärää

• Tämän päivän päivämäärä käyttääksesi tietokoneesi päivämäärää

Valitse Laskuille tulostaminen -valintaruutu, jos haluat käyttää laskujen korvauskuittia, kun tulostat ne.

Tämän valintaruudun valinnan poistaminen jättää korvaavan kuitin saataville, mutta käskee Timeslipsia jättämään sen huomiotta.

Voit poistaa korvaavan kuittauksen kokonaan Korvauskuittiluettelo-valintaikkunasta. Voit tehdä tämän valitsemalla lipun luettelosta ja napsauttamalla sitten Poista-painiketta.

Napsauta OK tallentaaksesi korvaavan kuitin ja tuodaksesi Replacement Slip List -valintaikkunan uudelleen näkyviin.

Vaihtoehtoisesti voit käyttää Uusi-, Ensimmäinen-, Edellinen-, Seuraava- ja Viimeinen-painikkeita luodaksesi lisää korvaavia kuitteja ja navigoidaksesi valitun asiakkaan olemassa olevissa korvauskuititeissa. Kun olet valmis luomaan korvaavat kuitit, napsauta OK.

Napsauta Valmis sulkeaksesi Replacement Slip List -valintaikkunan.

Kun teet laskun asiakkaalle, jolla on aktiivinen korvauskuitti, Timeslips korvaa korvaavan kuitilla ne kuitit, jotka tunnistit korvaavan kuitin luomisen yhteydessä. Seuraava kuva esittää saman laskun, jonka näit tämän artikkelin alussa, paitsi että tässä kuvassa käytetään korvaavaa kuittia kaikille aikakuittauksille riippumatta aikalaskelmalle osoitetusta tehtävästä.

Lasku korvauskuittia käyttäen.

Jos näytät laskussa tuntihinnan, Timeslips laskee hinnan keskiarvon. Kuvassa tuntipalkka on piilotettu hämmennyksen välttämiseksi.

Muutamia huomautuksia vaihtolappuista:

• Kun yhdistät aika- ja kulumaksut laskuun ja käytät korvaavaa kuittia, Timeslips etsii ensin korvaavan kululaskelman. Jos korvauskustannustodistusta ei ole, Timeslips etsii korvaavan aikalaskelman.

• Vaikka käyttäisit laskussa korvauskuittia, jos asiakkaalla on ohituskuitti, Timeslips näyttää korvauskuitin laskussa yhdessä korvaavan kuitin kanssa. Aikalaskelmat eivät sisällä ohituskuittia kuiteissa, jotka se korvaa.

• Kun hyväksyt laskun, jossa käytetään korvaavia kuitteja, Timeslips merkitsee korvatut kuitit laskutetuiksi.